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個性主張:玩轉你的86400秒
個性主張:玩轉你的86400秒
《發現》周偉強     阅读简体中文版

請問,如果每天都有86400元進人你的銀行戶頭,而你必須當天用光,你會如何運用這筆錢?

  天下真有這樣的好事嗎?

  是的,你真的有這樣一個戶頭,那就是“時間”。每天每一個人都會有新的86400秒進賬。那么,面對這樣一筆財富,你打算怎樣利用它們呢?

  首先,讓我們來做一個關于時間管理總體水平的測試

  下面的每個問題,請你根據自己的實際情況,如實地給自己評分。計分方式為:選擇“從不”記0分,選擇“有時”記1分,選擇“經常”記2分,選擇“總是”記3分。

1.我在每個工作日之前.都能為計劃中的工作做些準備。

2.凡是可交派下屬(別人)去做的,我都交派下去。

3.我利用工作進度來書面規定工作任務與目標。

4.我盡量一次性處理完畢每份文件。

5.我每天列出一個應辦事項清單,按重要順序排列,依次辦理這些事情。

6.我盡量回避干擾性電話、不速之客的來訪,以及突然的約會。

7.我試著按照生理節奏變動規律曲張圖來安排我的工作。

8.我的日程表留有回旋余地,以便應對突發事件。

9.當其他人想占用我的時間,而我又必須處理更重要事情時,我會說“不”。

結論:

0-12分:你自己沒有時間規劃,總是讓別人牽著鼻子走。

13-17分:你試圖掌握自己的時間,卻不能持之以恒。

18-22分:你的時間管理狀況良好。

23-27分:你是值得學習的時間管理的典范。

  知道了你自己的時間管理方面的總體水平,接下來,讓我們來分析一下時間是如何被浪費掉的。

  浪費時間的原因有主觀和客觀兩大方面。這里,我們來分析一下浪費時間的主觀原因,因為,這是一切的根源。

1. 做事目標不明確。

2. 作風拖拉。

3. 缺乏優先順序,抓不住重點。

4. 過于注重細節。

5. 做事有頭無尾。

6. 沒有條理,不簡潔,簡單事情復雜化。

7. 事必躬親,不懂得授權。

8. 不會拒絕別人的請求。

9. 消極思考。

  一項國際調查表明:一個效率糟糕的人與一個高效的人工作效率相差可達10倍以上。

  看來,人人都需要掌握時間管理的方法和理念。

  那么,什么是時間管理?

  所謂時間管理,是指用最短的時間或在預定的時間內,把事情做好。

  接下來,我們來看一組數據,雖然這些數據來自美國,但對我們還是有一定參考價值的。

1、人們一般每8分鐘就會受到1次打擾,每小時大約7次,每天50次~60次。平均每次打憂用時大約是5分鐘,總共大約4小時。大約50%-80%的打擾是沒有意義或者極少有價值的。

2、每天自學1小時,7小時一周,365小時一年,一個人可以像全日制學生一樣學習,3-5年就可以成為專家。

3、一個人如果辦公桌上亂七八糟,?他平均每天會為找東西花半小時,每周要花7個半小時。

4、善于利用時間的人不會把時間花在需要的事情上,而會花在值得的事情上。

5、時間管理中最有用的詞是“不”。

6、做一件事情實際花費的時間往往會比預期的時間多一倍。

7、如果你讓自己一天做一件事情,你會花一整天去做;如果你讓自己一天做兩件事,你也會完成它們;如果你讓自己一天去做12件事情,則會完成7~8件......

  數字往往會揭示一些人們意想不到的真相。這些數據是否令你感到吃驚?我們不妨留意一下,找出一些和自己有關的時間數字,使自己始終保持危機感,警惕時間的流逝,抓緊利用好每一分、每一秒。

  時間管理的方法

  時間管理的方法有很多,這里我們來分享集各種方法之大成的5個:

  6點優先工作制

  該方法是效率大師艾維利在向美國一家鋼鐵公司提供咨詢時提出的,它使這家公司用了5年的時間,從瀕臨破產一躍成為當時全美最大的私營鋼鐵企業,艾維利因此獲得了2.5萬美元咨詢費,故管理界將該方法喻為“價值2.5萬美元的時間管理方法”。

  這一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序,分別從,“1”到“6”標出6件最重要的事情。每天一開始,先全力以赴做好標號為“1”的事情,直到它被完成或被完全準備好,然后再全力以赴地做標號為“2”的事,依此類推……

  艾維利認為,一般情況下,如果一個人每天都能全力以赴地完成6件最重要的事,那么,他一定是一位高效率人士.

  帕累托原則

  這是由19世紀意大利經濟學家帕累托提出的。其核心內容是生活中80%的結果幾乎源于20%的活動。比如,總是那些20%的客戶給你帶來了80%的業績,可能創造了80%的利潤;世界上80%的財富是被20%的人掌握著,世界上80%的人只分享了20%的財富。因此,要把注意力放在20%的關鍵事情上。

  根據這一原則,我們應當對要做的事情分清輕重緩急,進行如下的排序:

A.重要且緊急〔比如救火、搶險等)—一必須立刻做。

B.重要但不緊急〔比如學習、做計劃、與人談心、體檢等)-一只要沒有前一類事的壓力,應該當成緊急的事去做,而不是拖延。

C.緊急但不重要(比如有人因為打麻將“三缺一”,而緊急約你、有人突然打電話請你吃飯等)-—只有在優先考慮重要的事情后,再來考慮這類事。人們常犯的毛病是把“緊急”當成優先原則,而不是把“重要”當成優先原則。其實,許多看似很緊急的事,拖一拖,甚至不辦,也無關大局。

D.既不緊急也不重要〔比如娛樂、消遣等事情)一一有閑工夫再說。

  麥肯錫30秒電梯理論

  麥肯錫公司曾經得到過一次沉痛的教訓:該公司曾經為一家重要的大客戶做咨詢。咨詢結束的時候,麥肯錫的項目負責人在電梯間里遇見了對方的董事長,該董事長問麥肯錫的項目負責人:“你能不能說一下現在的結果呢?”由于該項目負責人沒有準備,而且即使有準備.也無法在電梯從30層到l層運行的300秒鐘內把結果說清楚。最終,麥肯錫失去了這一重要客戶。從此,麥肯錫要求公司員工凡事要在最短的時間內把結果表達清楚,凡事要直奔主題、直奔結果。麥肯錫認為,一般情況下人們最多記得住一二三,記不住四五六,所以凡事要歸納在3條以內。這就是如今在商界流傳甚廣的“30秒電梯理論”或稱“電梯演講”。

  辦公室美學

  秩序是一種美。均勻、對稱、平衡和整齊的事物能給人一種美感。簡潔就是速度,條理就是效率。簡潔和條理也是一種美,是一種辦公室的美學、工作的美學。

  我們應當養成如下良好習慣:

1、物以類聚,東西用畢物歸原處;

2、不亂放東西;

3、把整理好的東西編上號,貼上標簽,做好登記‘

4、好記性不如爛筆頭,要勤于記錄;

5、處理文件的3個環節:第一,迅速回復。第二,迅速歸檔,以免文件弄亂或弄丟。第三,及時銷毀。沒用的文件要及時處理掉,以免繼續浪費空間和時間。

  莫法特休息法

  《圣經新約》的翻譯者詹姆斯?莫法特的書房里有3張桌子:第一張擺著他正在翻譯的《圣經》譯稿;第二張擺的是他的一篇論文的原稿;第三張擺的是他正在寫的一篇偵探小說。

  莫法特的休息方法就是從一張書桌搬到另一張書桌,繼續工作。

  “間作套種”是農業上常用的一種科學種田的方法。人們在實踐中發現,連續幾季都種相同的作物,土壤的肥力就會下降很多,因為同一種作物吸收的是同一類養分,長此以往,地力就會枯竭。人的腦力和體力也是這樣,如果長時間持續同一項工作內容,就會產生疲勞,使活動能力下降。如果這時改變工作內容,就會產生新的優勢興奮灶,而原來的興奮灶則得到抑制,這樣人的腦力和體力就可以得到有效的調劑和放松。

2011-02-21 23:34

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