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不可或缺的“女人”
不可或缺的“女人”
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  人人都不能離開秘書!
  隨著個人工作內容逐漸多元、工作范圍擴大、工作量增大,一個人要想在職場中有所發展,能夠合理安排自己的時間和精力是必須條件。
  但是,在層級日益扁平化的今天,越來越少的人有權力擁有專屬秘書來幫你打點一切。要想工作出色,你的一個工作內容就是,成為自己的秘書——內心深處一個不可或缺的“女人”。
  像“她”一樣,擁有清晰的頭腦、安穩的內心、掌控細節的能力、為人處世的情懷。我們的這個主題,簡而言之,就是讓你掌握秘書經常使用的一些觀念和技巧,擁有專業高效的秘書藝術。
  微軟中國區人力資源總監康穎濤說,如果有機會再次進行職業規劃,她希望能多嘗試不同的工作,而秘書就是她想嘗試的工作之一,“在職業生涯的早期,這個職位可以幫助你很快地了解公司的運營,和高層管理人員接觸,看他們是怎么想的。”
  哈佛商學院出版公司大中華區高級商務顧問王云珍的書《讓自己閃閃發亮》中,有一個章節就專門叫《向秘書學習——成為公司不可或缺的人》。她形容秘書是“公司對外的一扇窗口,直接代表企業形象、正面體現公司文化;同時又是公司內部鏈接上下左右的一座橋梁,影響著老板/同事的工作效率、部門之間的溝通配合。”秘書也絕非簡單的文秘工作,王云珍的身邊就有一位同事,“年輕時是銷售總監的秘書,隨著老板不斷升職——從銷售總監到公司副總裁、到高級副總裁、再到全球總裁,她一直被老板看中,地位不可取代,職位跟著節節攀升——高級秘書,行政助理,副總裁秘書,總裁秘書。在大老板身邊干有了更多機會接觸更多的人和更多的事。直到幾年前老板離開公司,對全公司各區域、各部門的工作早已了如指掌的她,順理成章轉到了一個業務部門當經理,現在已穩坐該部門全球業務總監了。”
  Administrative assistants、Office coordinators、EXecutive secretary、Executive assistants……無論職位名稱如何變化,它們都是秘書,不可或缺的“女人”(大部分是女人)。今天的秘書大不同往日,工作的范圍已經從過去的記錄會議、文件歸檔擴展到為客戶服務、提供公關服務、策劃與協調會議和活動等等事務上。
  由于工作的需要和日常訓練,這些秘書在高效安排工作,細心處理問題,遇到突發狀況,揣摩高居心理上都具備卓絕的藝術功力。試想一下,這些功力不都是我們每天用到的嗎?這樣看來,具備一個好秘書的能力是日常工作順利的保證,是成功的職場晉升的基礎,是良好的工作表現的一半。雖然我們的級別不能擁有秘書,但不妨礙我們把自己的某一方面分離出來,担任秘書的角色,讓我們從真正的秘書處學到一些好用的行事“秘密”吧!
  向秘書學:秘書的安排藝術
  每天都有無數事情等待秘書去安排,而且很多事情還顯得非常緊急,比如響個不停的電話,下個小時進行的會議,給某個客戶的回信等等。Samantha在世界某著名咨詢公司担任助理職位,負責帶兩位老板、三個團隊,每天主要的工作內容就是幫助老板和團隊安排發生在世界各地的會議,再幫他們訂去往這些地方的商務艙、當地接送汽車、辦公室以及下榻酒店。經常看到的情況就是幾位老板的秘書在電話線上各自為把老板的時間安排得更舒服而“協調”得不可開交。在我看來,她陷入事無巨細的圈子中,變得忙忙碌碌是萬分可以理解的,但事實并非如此,Samantha工作得井井有條。“經驗告訴我,每個人一天所做的事情,至少有80%是并不重要的,也就是說我們每天80%的時間和精力用在正確做事上,卻不是在做正確的事。這是一種很危險的工作方法。所以做事情前,寧可謹慎地思考,也比聽到招呼就應聲扎進去好。”
  在這家咨詢公司里,Samantha享受著嚴謹的培訓,很多工具提醒她做事情不要害怕在前期多投入些時間。比如在為秘書準備的資料“Golden Rules”里,就記錄著這樣幾條金玉良言:用LOTUS郵件系統的“Create Stationary”功能將常發的、內容相似的郵件總結為模板,一來可以節省時間,二來能避免拼寫的錯誤或內容的遺漏,或許在寫模板的時候需要花點時間,但長期看來,它絕對可以提高你的效率、可信度和規范度;在創建一個日程時附帶相關的背景資料:如往來郵件、相關人員、時區、以便之后回溯或更改;和老板溝通或向老板匯報時,除了打印日程表外,打印任務列表可以讓你對當前形勢和下一步的行動有更清晰的認識。
  Samantha現在還嚴格地遵守著“什么都要輸入到日程表(Calendars)”原則,幾乎連何時去喝水都要輸入進去,“我的格言是,要顯得好像沒有記憶力一樣。”她漫不經心地開著玩笑。和其他大部分跨國公司一樣,Samantha所在的公司使用LOTUS系統,她會把所有要做的事情輸入LOTUS的日程表(Calendars),“它很好用,而且最重要的是,你可以和其他人互動安排一個日程。”如果你的單位沒有這個系統,至少學會使用微軟OFFICE中的OUTLOOK,“把需要在一個點立刻去做的事情輸入‘日歷’,把需要你一段時間去思考的事情輸入‘任務欄’,在給人打電話和寫郵件時記住和對方協商你將在什么時間進一步跟進,然后馬上把跟進時間設置成提醒。而對于一個優秀的日程表(Calendars)使用者,最最重要的是—”Samantha說,“他能把很復雜的任務量化,分解成提醒點。”
  向秘書學:秘書的郵件藝術
  周恩來總理從始到終一直主持和領導秘書、機要和保密工作,他還提議制定了《文書處置辦法》,這是秘書工作史上很有意義的文件。不過在今天,恐怕還要再編一部《郵件處置辦法》出來。
  秘書在一天中,主要通過郵件和電話來幫老板溝通安排日程。每天,從客戶、內部團隊、公司PR、行政各處傳來的關于會議邀請、事務進展、辦公室消息等郵件總有一百多封,怎樣處理這些郵件呢?Samantha教給了我們如下郵件禮儀:
  如果某人:
  為你做了某事—確認并簡略感謝;
  請你做某事——確定優先程度,讓對方知道你會馬上著手,立即將此事放到任務列表上并設置鬧鐘提醒,給自己留出足夠的時間;
  請你做的事你沒有做到——如果因為客觀原因確實無法完成,讓別人知道為什么,這個原因應該是有一定分量的,不要涉及無意義的細節。
  如果你:
  想請別人回復你的郵件——為郵件留下開放性結尾。比如提出疑問或者列出幾個選擇,永遠不要匯報,而要詢問意見,落款寫上“Would you please advise if all the above are ok for you?”如果你寫“以上是我要說的事情”,那按照邏輯,別人只會想,“哦,那是你要說的事情唄!”
  為別人做了某事——確認此事已經圓滿完成,并詢問是否對方還需要其他幫助;
  請別人做某事——那么如果你需要別人的回復才能進行下一步的工作,給自己留出預計需要回復的時間,在此基礎上設置一個提醒并抄送給那個人,而不是在整件工作的最后期限設置提醒。
  正在為別人做某事——用簡短的郵件讓別人了解事情的每一步進展,感覺到你對他們的尊重,即使最后任務沒有完成,別人也可以看到你努力的過程。
  想表現出主動性——總是早一步為對方可能沒有預想到的事情做好準備,比如為不同地區的人組織會議或電話時,總是提醒他們注意時區或直接在郵件中列明該事件在不同時區的時間。
  此外,Samantha還建議我們記住一些小訣竅以避免陷入郵件的海洋,比如不要同時處理多封郵件,回復或瀏覽完一封郵件再打開下一封,這樣在團隊成員相似而項目不同時,可以有效避免混淆;為一些特定的發件人,比如老板設置特定的背景顏色,這樣可以很容易地發現并首先處理他們的郵件。
  向秘書學:秘書的思考藝術
  Lynn Zhang是一家瑞典著名電梯公司中國總裁助理,從事助理行業8年,現在服務的已是第四任老板。在她看來,助理工作最重要的是懂得站在他人的立場思考問題。“即使很簡單的事情,也要想想,老板是怎么想的。”比如做報表,要明白老板最想要什么,最希望看到什么,如果是今年和去年的業績對比,在制作的時候就要用不同的顏色、字體和圖形把某些內容突顯出來,代表它的重要性。“每個人的邏輯思維不同,如果只是按照自己的角度考慮問題,別人可能很難理解,因此要多問自己:‘我們這么做,對方是否明白?’假如在講述事情時,對方是新介入的,事情的來龍去脈就顯得尤為重要了。”
  每次老板的轉換,Lynn都表現出極強的適應力,“助理的工作需要你去適應老板,而不是老板適應你。”Lynn說。每個老板的喜好不同,初打交道時,新任老板可能會告訴你他寧可晚上接電話也不要早晨接電話,但更多的內容還是要自己觀察,比如老板喜歡什么口味的菜,喜歡去哪個餐廳,住哪個集團的酒店,訂不到公務艙的時候坐不坐經濟艙。“我現在的老板喜歡紅酒,很注重紅酒的品質,因此,每次做活動時,選擇紅酒都會征求他的意見。做個有心人比你做更多事情還重要。”
  而且在問老板事情時,婉轉的說話方式更容易達到效果。“有一次老板約了人中午吃飯,而那天,他恰巧全天都有重要會議,根據我的判斷,他很難抽出時間外出赴約,于是我問他‘你中午要在公司開會,那么在不在公司吃飯?如果出去吃,我就少訂一份飯。’他猛然想起自己還有約,忙說,‘我要告訴我約會的人,沒辦法赴約了。’如果直接告訴他,‘你忘記了你還有約會,’顯然不合適。”
  因為觀察細致,能站在老板的問題上思考,因此在判斷事物時便有了準確性,“有些事情可能看起來很小,小到可以忽略,卻往往應該最先做完,小,不代表不重要,如果你忽略掉,可能會造成很多麻煩。”Lynn說自己做事情喜歡雙保險。前幾天幫助老板訂行程,下班后老板突然給她電話,說行程有變,必須改簽,“我知道訂票部門也下班了,但還是在接到電話后,即刻給負責機票的人發了封郵件,因為我知道,如果第二天早晨上班,即使我有其他事情耽擱忘記了這件事情,看到郵件的人也會打電話給我,這是個雙保險。機票的更改不是大事情,卻牽扯到老板以后幾天的行程。”
  向秘書學:秘書的心態藝術
  如果你問從事秘書職位的人有什么性格特征,半數回答是“平和”。“因為我們就是負責協調和安排所有事情的,如果我們都忙亂了,那么可想而知其他人的忙亂程度。”Samantha說。
  但是老板的事情就是以難搞定著稱,因為解決突發事件就是老板的一大使命。長期面對突然事件的秘書難免有“失調”的時候,在這種情況下如何減輕自己的負罪心態,保持“平和”呢?
  “和老板保持適度關系,樂意為老板出生入死固然讓人感動,但是在日常工作中,如果你因為沒有幫老板訂下時間最適合的班機,或是沒有辦法幫他解決銀行卡的系統問題而或喜或悲,那一定做不好秘書工作。”Samantha的一個老板在公司中職位屬于Expert,這是一個類似學者顧問的職位,走的并非是通常的晉升渠道,所以沒有經過升職打磨的他有點西式的“書生意氣”。一次去馬來西亞出席會議,Samantha幫他聯系當地的用車合同公司,安排車接他回酒店,結果在10分鐘內,老板4次更改了接車時間。這看上去是一件小事情,但足以讓遠在北京的Samantha崩潰,因為她剛剛想了個借口讓車趕緊出發,就要再想個借口讓車回去。如果是你,會不會很喪氣,覺得自己既沒有辦法面對車隊的工作人員,又沒有辦法完美地做成一件事情?但是Samantha很寬心,“所有人都知道秘書的工作內容是做什么的,不是我的錯,大家都會理解”。
  做秘書,必須一半是完美主義者,另一半又能時刻跳出來。對于那些不允許工作中有瑕疵出現的人來說,學會秘書的這種心態是種解脫。“當你經歷過‘萬全之策’也出岔子的時候,你就會漸漸明白,這是工作的一部分,所以你也就會不再自責,只專注于如何專業化地處理了。”Samantha說。而且Samantha還有一個小秘密,她總是告訴自己:助理只負責老板做不了的事情。不然,你又怎么會請我呢?
  對于那些不允許工作中的瑕疵出現的人來說,學會秘書的這種心態是種解脫。
  向秘書學:秘書的細節藝術
  周恩來總理一直從事的都是秘書的工作,他一生都非常注重細節。尼克松寫過一本名為《領袖們》的書,書中對他有這么一番評價:“對于周恩來來說,‘任何大事都是從注意小事入手’這一格言是有一定道理的,他雖然親自照料每棵樹,但是也能看到森林”。尼克松回憶說:“我發現,在機場歡迎我們的儀仗隊是周恩來親自挑選的。這些士兵身體健壯、魁梧,穿著整潔。周恩來還親自為樂隊挑選了晚宴上為我們演奏的樂曲,我相信,他一定事先研究過我們的背景情況,因為他選擇的許多曲子都是我所喜歡的,包括在我的就職儀式上演奏過的《美麗的阿美利加》”。“我們在北京的第三天晚上應邀去看體育和乒乓球表演。當時天已下雪。而我們預訂第二天要去參觀長城。周恩來離開了一會兒,通知有關部門清掃通往長城路上的積雪。”
  周總理確實關注細節,現任總理溫家寶也是非常細致的人,他也是做秘書出身(中共中央辦公室主任)。他早晨起來跑步,會穿上2008北京奧運會標志的運動服,國事訪問時去駐英使館看望華僑,堅持不坐數量不夠的椅子上,而選擇站著講。這都是人和職業互相成就的細節藝術。
  向秘書學:秘書的其他藝術——主動性、責任心、標準化
  秘書是一個很有意思的職業,它只對一個人負責,對于一個老板秘書,有一條訓誡是:“It's not about business,It's about the boss。”
  哈佛商學院出版公司大中華區高級商務顧問王云珍曾講過這樣一個秘書:那時王云珍所在的公司經常有相關部門的美國大老板到中國訪問,所以王云珍和他們的秘書接觸得比較多,從邀請函、簽證、訪問日程、航班、酒店,到客戶拜訪、演講稿、受訪提綱、送客戶的禮物等,這些秘書都安排得井井有條,其主動性讓王云珍倍加感嘆。其中一次,一位老板的航班抵京時間是夜晚11點,他的秘書十分担心酒店接機的問題,反復詢問王云珍:酒店司機有什么標識可認;在出口大廳的什么地方等待;如果接岔了聯系誰、怎么聯系……盡職盡責,而最后,當王云珍告訴這位秘書,自己會親自去機場接老板并送他回酒店時,她才放下心來,末了還加上一句:Take good care of him in Beijing!“這樣的秘書,老板怎么離得開呢?”王云珍感嘆。
  Samantha也告訴我們:“只有你和老板是他日程表的主人:在沒有老板許可的情況下,不要向任何人妥協加入不可能實現或老板不愿做的日程,不論他們如何強調此事的重要,保證日程井井有條才是你的工作。”
  此外,一個優秀的秘書也是極度專業化的工作,其專業就表現在他們的標準化上,他們的工作應該是完全“非私人化”的,舉這樣一個例子:一個好秘書的PC系統要做到,任何一個不相關的人進入,都能夠按文件名找到他需要的文件。很顯然,如果你的頭腦能如此清晰,你的工作也混亂不起來了。
職場F102人力資源開發與管理王默/何云翥/李雯霄/王越20082008
作者:職場F102人力資源開發與管理王默/何云翥/李雯霄/王越20082008
2013-09-10 21:23

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