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對科技文件運動規律的基本認識
對科技文件運動規律的基本認識
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    長期以來,對于文件運動規律的認識,我國檔案學界一直奉文件生命周期理論為圭臬,直到1995年浙江大學檔案學專業何嘉蓀先生在它的論文中首次提出必須深化對文件運動規律的研究之后,檔案學界才對其引起足夠的重視,陸續有一大批檔案學者把目光投射到這一領域,進行了艱辛的探索,并在短短的幾年時間里,成果斐然。而對于文件中有著特殊性的科技文件運動規律的認識,目前理論界卻仍各有爭執,未有定論,最具代表性的兩種觀點分別是蘇州大學吳品才先生的科技文件縱橫運動論和浙江大學何嘉蓀先生的科技文件跳躍與回流論,他們分別從不同的角度審視科技文件的運動,提出了自己的相對完整的文件運動理論。本著學術探索與爭論的態度,筆者也想在此對科技文件運動規律略陳管見,以求拋磚引玉。
    在分析科技文件運動規律之前,我們先來看一看文件與人類社會實踐活動的關系。眾所周知,文件是人類社會活動的副產品,它是作為社會成員的組織或個人在社會實踐活動中所形成的載有某方面主題信息的記錄,它在社會活動中承担著信息傳遞、交流和保存的任務,對社會活動的正常開展有著重要的意義,特別是當它轉化為檔案之后,其對于整個社會文化的傳承和歷史的延續有著不可替代的作用。為了便于對文件進行科學的管理,我們有必要考察和熟知文件內在的運動規律,而文件的運動在實質上是受文件自身的價值變化所支配的,文件的運動規律實質上就是文件內部價值變化的規律。依據哲學的觀點,價值是事物滿足人類某種需求的屬性,那么,文件的價值也就在于其能夠滿足人類在社會實踐活動中一定的需要,我們知道,文件的內容和形式一旦確定下來,其所承載的信息也就不會有所變化,但其對于人類社會活動的價值卻會因時因地發生變化,那么,影響文件價值變化的因素何在呢?筆者認為,文件價值的變化取決于人類在社會活動中的需求的變化,也就是說,當人類社會活動隨著時空的轉換發生變化時,人類對于某一份特定的文件的需求也會相應發生變化,進而影響到文件的價值演化。所以,我們要審視和研究文件的運動規律,首先必須從人類社會實踐活動著手。
    文件生命周期理論最初誕生于西方檔案學界,之后傳入中國,并得到了中國學者的發展,成為我國檔案界權威的揭示和描述文件運動現象的經典理論。根據文件先后呈現出現行價值、憑證價值、歷史研究價值,文件的整個生命周期相應地劃分為現行期、半現行期和非現行期三個運動階段,由此揭示出文件運動具有階段性的特點。在不同階段內,我們應采取各自適宜的存放地點和管理方式來處置文件,由此揭示出每一文件運動階段內各要素間有著內在聯系的特點。(注:吳品才《論文件橫向運動》《檔案學通訊》2003年第1期;)文件生命周期理論揭示了文件在時間角度上的運動規律,對于深入研究和把握文件運動的周期規律,正確認識和處理文件與檔案的對立統一的辯證關系從而實現科學合理地組織文檔工作流程、切實有效地實行文檔一體化管現、促進文件向檔案健康有序地轉化,有著極大意義。
    某一特定的社會實踐活動由于時間的推移,總有一個從開始至完成的過程,那么,在社會活動中產生的相關的文件,隨著實踐活動的發展,可以想象,它與活動的相關度必然會逐漸減小,也就是說,文件的價值會因活動者需求的轉移而發生變化,必然會由與活動直接相關的現行價值,轉變為相關度下降的憑證價值,進而轉變為相關度為零的歷史研究價值。比如,某一工程項目的初始階段設計的建筑圖紙,當工程施工時,圖紙當然是必不可少,充分體現了它的現行價值,而當工程完工之后,圖紙不再直接需要了,完成了它指導工程施工的使命,但為了今后的維修和改建,圖紙必須歸檔保管,發揮其憑證價值,此時,文件就運動到了生命周期的第二個階段,假設若干年后,建筑因故拆遷,那么原來作為檔案保管下來的圖紙,到此時已完全與本建筑及建筑的相關活動脫離了直接關系,就這棟建筑來說,人們已經完全不需要這份圖紙了,因而它的價值就完全轉變為歷史研究價值。由此可見,文件生命周期理論實質上是根據文件由于時間的推移與某實踐活動的相關度或者說對于這一實踐活動的價值變化而建立起來的,它僅僅揭示了文件在時間上的線型的、單維的運動規律。然而,我們知道,人類的社會實踐活動是多維的,是相互緊密聯系,也是復雜的,如果單單只從某一特定的社會活動來看文件的運動,顯然是不科學的,不但不能完整地揭示文件的運動規律,還會把我們的思維束縛在一個狹窄的區域里。所以,有必要突破文件生命周期理論的局限,從新的角度審視文件的運動,力求完整、科學、系統地揭示文件的運動規律,更好地指導文件管理工作實踐。
    科技文件是文件大家庭中的一員,文件生命期理論當然也適用于揭示科技文件的運動規律,但由于科技實踐活動的特殊性,科技文件的運動規律絕不僅局限于此。
    科技活動的工作對象是自然界,現代科技活動的開展必須要求擁有相應的科學技術、現代化設備和新型原材料等,而現代化設備和新型原材料等歸根結底有賴于科學技術。科學技術是關于自然界最基本規律及其應用的學問,同一科學技術經常可以在許多相關科技活動中得到使用。(注:吳品才《文件橫向運動發生的條件》《檔案學研究》2003年第7期;)這就使得科技活動比一般活動要更為復雜,彼此關聯度更大,因此,某一項科技活動中形成的一份文件,往往不僅僅只對這一項活動有價值,而是可以為多項相關的科技活動所用,滿足多項科技活動中人們的需要,衍生為多種價值類型,呈現一個由原價值輻射和發散的趨勢,比如,某科技活動中形成的一份文件,在它實現對本活動價值的過程中,可能同時會對其它相關科技活動表現出自身的現行價值,隨時可以轉化為其它活動的現行文件,從而,文件價值的轉移和變化就相應地產生了文件在空間上的運動。我們知道,文件生命周期理論僅僅只揭示了文件縱向的、線型的運動規律,如果我們把文件生命周期理論所描述的文件運動稱為直線平面運動的話,那么,科技文件這種價值衍生和發散現象就可以稱為文件的立體輻射運動。從而,完整的科技文件運動規律應該表述為平面直線運動和立體輻射運動的結合。科技文件就是遵循這兩個規律不斷運動和變化著的,因此,我們應該準確地察知在兩個規律影響下運動的科技文件,進而對其實行科學有效的管理。
    為了便于理解,我們用數學幾何的方法來描述這兩個規律,文件在時間上遵循文件生命周期理論分階段的直線平面運動可以描述成為一條沿時間坐標軸延伸的射線,文件就是射線上的點,而文件的立體輻射運動則可以表示為在此射線上的任何一點都能夠向四周發出射線,而且射線的方向和數量都是變化的,不規則的。明顯,與單向的文件生命周期理論相比,文件立體輻射運動規律,更加全面地揭示了科技文件運動的規律,從社會科技活動的相互關聯性和復雜性著手,在宏觀上反映了科技文件空間的、立體的、多維性、潛在的價值衍生現象和由此產生的文件運動。
    以上,筆者對科技文件的立體輻射運動作了簡要的描述和說明,在此,筆者還要強調以下幾個說明:
    第一,人們的科技活動是不斷變化的,是復雜的,因此,某一科技活動中形成的每一份科技文件在任何時刻上都會存在這種價值的衍生和輻射現象,這是科技文件本身固有的屬性,雖然可能有一些文件的價值暫時比較單一,但實質上它的價值衍生現象是潛在的,它會隨著人類科技活動的深入和發展變化,逐漸地表露出來。也就是說,文件在其生命周期里的任何一個階段中都具有價值輻射和發散的趨勢,只要有與原科技活動相關的其它活動出現,就可以發生這種運動。例如,某檔案館保存著某一古建筑的檔案,它真實地記載著這一建筑的圖樣和建造流程,本來,古建筑已經殘破不堪,或者已經完全破壞消失了,這份圖紙檔案保存已久,本來只有一個供我們進行歷史研究的價值了,但由于此地為了搞活經濟,想大力開發當地旅游資源,打算恢復這一古建筑,那么,此時,這份檔案就會古為今用,起死回生,重新煥發活力,在恢復古建筑開發旅游業的這一新型實踐活動中又重新表現出它的現行價值。所以,科技文件的輻射運動有著一定的潛在性,而且輻射的范圍和方向也是不確定的,是無限的。所以,筆者不認為這種輻射運動只限于某些科技文件,而是認為這種運動規律對于科技文件來說有相當的普遍性。
    第二,科技文件發生輻射運動的根本原因在于科技活動的相關性和復雜性,那么,我們推而廣之,只要人類實踐活動發展變化,具備了一定的相關性,在此過程中產生的文件也就有可能發生價值的衍生和輻射,比如部分社科成果文件、管理性文件、干部人事、商標、各種資質證書等文件,它們在完成其形成時所賦有的現行使命后,在一定的條件下也能夠在其它實踐活動中呈現現行價值,發生輻射運動。所以,輻射運動并非是科技文件的專有屬性,對于少數普通文件也能適用,但科技文件相對最為典型,最為頻繁,也最為普遍。
    第三,近年來,西方國家檔案學界掀起了研究文件連續體理論的熱潮,它的主要思想是以文件的形成、捕獲、組織、合成四個管理步驟為主線,在一個多元的時空范圍內,運用立體的、多維的研究方法,全方位地考察文件從最小保管單位直到組成最大保管單位的運動和管理過程,研究文件保管形式與業務環境的互動。(注:何嘉蓀、葉鷹《文件連續體理論與文件生命周期理論——文件運動理論研究之一》《檔案學通訊》2003年第5期)雖然,文件連續體理論主要描述的是文件管理規律和管理模式,但同時也涉及到了文件自身的運動規律問題。實質上,本文論述的科技文件輻射運動的觀點也在一定程度上借鑒了文件連續體理論的思想,兩者都強調了從宏觀和多維的角度審視文件的價值和運動,都指出了文件可運媸笨氈浠⒒硬煌淖饔茫萇嘀旨壑怠R虼耍誘庖壞閔俠唇玻萍嘉募湓碩鄣愕奶岢鱸誒礪凵暇哂幸歡ǖ目睪推舴⒁庖濉?br>    第四,正確認識和把握科技文件的運動規律,目的在于指導我們對科技文件進行科學的管理和利用。科技文件輻射運動觀點不但可以很好地解釋科技文件管理活動中的一些現象,還為我們更新科技文件管理理念提供了啟示。正因為科技文件具有價值的衍射和發散性,可能會為其它組織或個人所垂涎和窺視,這就要求科研部門要做好科技文件的保密工作,嚴防文件為他人所竊取:另一方面也就要求科研部門重視科技文件的潛在價值,要在相關的科研活動中善于發現原有文件和檔案的現行價值,并促成其價值的轉化和衍生,充分地開發和加以利用,為科技工作服務。
    第五,蘇州大學吳品才先生曾在他的《論文件橫向運動——科技文件運動狀況分析》一文中提出了科技文件縱橫運動論,他認為文件生命周期理論揭示了文件的縱向運動,而文件還存在著橫向的運動。與筆者的觀點相比較,兩者似乎有一定的相似性,都是從人類社會實踐活動變化的角度來觀察文件運動現象的。但是,文件縱橫運動論和科技文件輻射論兩者之間還是有著本質的區別。主要表現在,筆者認為輻射運動是所有科技文件在任何時期都具有的一種屬性,側重于文件價值轉化的多維性、復雜性和立體性,而吳品才先生則認為橫向運動的發生具有個別性,他提出的文件的橫向運動側重于分析兩個實踐活動之間文件價值的轉化,整個文件運動的方向也僅僅是縱橫兩維。
    總之,事物的運動是復雜的,但又是有著其自身的客觀規律,人們對某一事物及其運動規律的認識必然是一個由未知到已知、由淺薄到深刻的過程,同樣,我們對于科技文件運動規律的認識也是如此。眼下,對于科技文件運動規律的認識,雖然近幾年來有許多學者提出自己的觀點和理論,但我們還沒有形成一個公認的全面的系統的結論,因此,還有待于廣大的檔案界同仁為之作不懈檔案時空長沙6~8G7檔案學何振/蔣冠20042004本文對我國和國外專業檔案館發展情況做了總結、分析和比較。其中對目前我國專業檔案館工作情況總結了4項突出特點,對國外8種類型的專業檔案館進行了情況簡介,對中外專業檔案館進行了比較,指出了4個相同點和3個不同點。本文為教育部項目“網絡環境中文件、檔案信息資源的開發與社會服務”成果之一。高啟杰張春景/Legal Problems of Documents and Archival Information Service in Net Environment and Construction of Laws and Regulations(ZHAO Xue)何振 蔣冠 湘潭大學管理學院 作者:檔案時空長沙6~8G7檔案學何振/蔣冠20042004本文對我國和國外專業檔案館發展情況做了總結、分析和比較。其中對目前我國專業檔案館工作情況總結了4項突出特點,對國外8種類型的專業檔案館進行了情況簡介,對中外專業檔案館進行了比較,指出了4個相同點和3個不同點。本文為教育部項目“網絡環境中文件、檔案信息資源的開發與社會服務”成果之一。高啟杰
2013-09-10 21:29

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