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論電子文件真實性與鑒定
論電子文件真實性與鑒定
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  在數字環境中,我們需要特別重視電子文件的真實性問題。一方面,因為真實性是保證實現電子文件價值、順利開展相關活動的關鍵因素;另一方面,則是由于電子文件的真實性不同于傳統文件的真實性,需要我們重新思考文件的真實性本質及判斷、維護等問題。電子文件是通過計算機進行傳輸、處理、存儲的文件,兼有“數字信息”和“文件”雙重特征,其特征的復雜性給現代文件管理帶來了極大的便利,但也決定其缺乏穩定性和安全性,當計算機文件取代手寫文件、CAD取代手工繪圖、電子商務取代合同貨單、信用卡取代存折存單等種種情況發生后,如何維護電子文件、電子檔案的真實性,保障其憑證作用,成為檔案管理者關心的重要問題。在信息化社會中,法律、商貿、金融、國防以及政府和企事業各界也在關注這一問題,因為它涉及到在電子環境下確保法律的公正、商業的公平、行政的準確、經濟的高效、金融及國家安全。因此,在這歷史性的轉變中,如何提醒文件的產生者更加注意在電子環境下有意識地為未來保存他們所創造的歷史,如何主動地介入電子文件的形成過程,關注并研究電子檔案的收集、整理、利用方法,以確保電子文件、電子檔案的原始性、真實性,從而真正發揮其憑證作用,將成為檔案工作及檔案學理論研究的重要方面。
  一、電子文件真實性的特點
  1、電子文件的真實性決定于其本質要素
  在這一點上是與傳統文件一致的,只是傳統文件的內容主要是通過載體形式直觀地體現出來,其真實性在很大程度上是通過形式的真實加以判斷。在傳統文件中,載體是判斷電子文件真實性的重要證據,因為對于傳統文件,任何更改都必然會在載體上留下蛛絲馬跡。而電子文件載體的不固定性使得我們不得不放棄傳統的對載體依賴性的觀念,著眼于本質內容和屬性。電子文件信息形態的特殊性,導致了一些必需的背景要素的產生,但是它們并非真實性的決定因素。因此,電子文件的真實性要求其本質要素保持不變,這一認識對于電子文件真實性管理非常重要。
  2、電子文件真實性顯現于各種輸出形式
  電子文件是以字節的形式記錄在磁盤、磁帶、光盤等各種形式的載體上,在整個生命周期始終保持這種數字化信息形態。但是,字節是不能為人們直接識讀的,只有借助于設備顯示的文件形態或者打印輸出的紙質文件這些能為人知覺和理解的輸出形式,電子文件才具備實際的意義,能夠參與實際的事務處理過程并具有保存價值。從計算機學家的角度看,電子文件實質是一組有序的字節流,是“數字信息”。而檔案學家強調的則是它的“文件”特征,忽略電子文件的原始存在形態。所以,在評判電子文件的真實性時,并不是關注電子文件的字節次序是否與原始狀態保持一樣,而是著眼于評估其輸出層面上的各種本質內容、屬性是否與原始狀態一致。
  3、電子文件的真實性依賴于技術設備和標準
  這既是電子文件的特性,又是其真實性的新特點。雖然對于電子文件真實性的考察也必須以文件的可讀、可理解為起點,但是這一起點要比傳統文件有著更加豐富的含義和內容。傳統文件一般是可直接識讀的,所含信息也非數字形態。而電子文件的存在、處理及顯示是與一系列相關技術、軟硬件設施及大量標準緊密聯系的。這使得電子文件的真實性考察不能脫離有關的技術、背景要素及實在的軟硬件設備。此外,電子文件的真實性評估、保持及安全維護,很大程度上也必須借助先進的技術手段才能實現。
  4、電子文件的真實性呈現復雜性
  電子文件的真實性遠比紙質文件復雜。傳統文件信息內容和特定載體是不可分離的,載體本身就是文件的組成部分,紙質文件一旦形成,其制成材料——紙張、字跡材料、字跡三者永遠結合在一起,信息可以直接識讀,文件的物理結構和邏輯結構保持一致,而且同時同地只能排他式使用。這些特點都使得傳統文件的真實性評估和保持要比電子文件簡單得多。而且,傳統文件的載體本身就是文件真實性的極好證明,因為傳統文件的任何物理改變是很難不留任何痕跡的,更不用說單方面改變傳統文件的物理或邏輯結構了。
  電子文件則有很大不同。電子文件的真實性評估需要將電子文件的本質要素(內容和屬性)與背景信息及原始性、完整性、安全性等相關因素結合起來,綜合考察。電子文件的真實性包含著更為嚴密、更為先進、更為豐富的制度、策略、管理、技術、方法等內容。所以,無論是所處的數字環境、本身特性還是管理內容,電子文件都要復雜得多,其真實性便呈現出鮮明的復雜性。
  5、電子文件的真實性具有不穩定性
  電子文件中的信息能夠在不同的載體之間相互復制,可以在不同的計算機之間通過網絡進行相互傳遞,而信息本身不發生任何變化,載體本身不再作為文件真實性的證明。網絡的應用,一方面方便了電子文件的傳遞,另一方面又以其不安全性影響了電子文件的真實性;再加上電子文件管理本身的復雜性等種種原因,使電子文件的真實性顯得特別脆弱,極易受到破壞。
  在數字環境下,強調電子文件的真實性更有實際意義。由于電子文件的載體與信息內容可分離、完全復制以及通過網絡傳輸等特點,使得傳統環境下形成的“原件”觀念受到極大的沖擊,繼續強求“原件”、“原始性”已不符合數字環境的實際情況。電子文件經常發生變化。因此,嚴格說來,想要真正保持原始文件不變是不可能的,我們所能保持的只是復制文件的能力。所以,電子文件真實性只是要求其本質內容和屬性不變,與原始狀態保持一致。這種本質內容和屬性的“動態保持”,符合電子文件管理過程的要求,也可以與傳統的“原件”、“原始性”等觀念區別開來。
  二、電子文件真實性的鑒定
  電子文件的真實性鑒定,就是利用技術、標準、制度等措施和手段,通過考察電子文件的本質要素及其相關背景信息,來認定電子文件是否就是當時當人當事形成的,或者說通過分析其本質內容和屬性是否與原始狀態一致,來鑒別和評定電子文件是否真實。
  1、鑒定的原則
  鑒定電子文件的真實性,包括確定文件的身份來源,以及證明其完整性。一份文件的身份來源是指它能夠獨特地表現一份文件的特色并有能把該文件從其他文件中區分出來的特點。主要包括:與生成文件同時產生的文件的責任者、收文者、作者及源發者的名稱;文件制作日期、傳輸日期、接收日期及存盤日期等;電子文件所參與的行為或事件的標示;文件與參與相同行為的其他相關文件的檔案聯系的表達以及有關附件(視為電子文件組成部分)等。
  電子文件的身份主要通過其本質要素體現出來。電子文件的完整性主要指存在的整個過程中,其內容、結構和背景信息沒有缺損。在電子環境下,介質脆弱、技術過時以及系統的特性都會影響電子文件的完整性。當我們提到一份電子文件時,如果其為了實現目的而試圖傳達的信息沒有被改變,那么它可以被認為是完全的和未被破壞的。這意味著如果文件內容的表達和任何所需的批注及形式要素都保持與原來相同,那么其物理上的完整性就可以被接受。
  我們在鑒定、評估電子文件的真實性時,通常有兩個假設:“第一個假設是,電子文件在跨越空間或時間傳遞時,特別是在從過時技術遷移到新技術環境的時候,真實性容易受到威脅;第二個假設是,完全維持電子文件的原狀是不可能的,我們只能夠保持復制電子文件的能力。”因此,想要以完全不改變文件要素的方式來傳遞電子文件,是難以實現的。
  鑒定電子文件的真實性,要求我們結合實際工作的需要,弄清電子文件的本質要素,并且識別和記錄電子文件的任何變化。只有做好這兩方面工作,我們才能判斷所發生的變化是否影響到電子文件的身份及完整性,進而對該文件的真實性做出適當的評估。
  2、鑒定的方法
  電子文件真實性的具體含義在不同領域、不同部門中通常是不一樣的,因此,電子文件的鑒定標準也各不相同。相關人員應從實際工作出發,規定本領域的電子文件真實性含義和決定要素,并建立一整套電子文件真實性鑒定、評估的標準和方法體系。
  一般來說,電子文件的真實性鑒定可分為平時鑒定和歸檔鑒定兩種。
  (1)平時鑒定。電子文件真實性的鑒定問題貫穿于電子文件生命過程始終。平時鑒定主要指電子文件在正式歸檔之前的日常鑒定。電子文件形成以后,歷經存儲、傳輸、處理等過程,執行現行使命。電子文件的接收、轉發、存儲等都存在鑒定問題,因為它的現行效用是以真實可靠為前提的。那么,各有關部門、單位必須建立基本評判標準,利用數字簽名、消息認證等技術來判定所使用電子文件的是否真實,發現信息失真,要及時查找、分析原因,研究應對措施,以使影響和損失降到最低。
  (2)歸檔鑒定。電子文件完成現行使命以后,其中有保存價值的部分應向檔案部門歸檔。歸檔時必須進行真實性鑒定,以確保電子文件的價值。
  具體措施有:①檢查電子文件是否按照預先確定的標準格式和模板編輯依據電子文件管理系統所記載的文件形成、修改和批準時間,分析文件是否是最終版本;②檢查電子文件管理系統中對于文件生成和管理過程的記錄,分析是否有非授權操作的發生;③分析電子文件著錄中關于遷移前后文件信息和載體的記錄,檢查各類電子文件中影響真實性的要素是否在遷移中發生變化等等。
  總之,根據現代信息技術的特點和社會各方面對電子文件的需要,我們認為對電子文件信息內容原始性、真實性的認定是適當和必要的,它將是電子文件轉化為電子檔案,全面行使“歷史記錄”和“社會記憶”功能的根據,是電子檔案具有憑證作用和法律效力的基礎。電子文件只有在整個生命周期中,始終保持其真實性,才可能實現其履行現行工作職責,并為日后查考服務的目的,這一點成為全球各國文件檔案工作者的共識。
  但是,對于這種看不見摸不著的原始性加以判斷和維護,卻是一件十分困難的涉及多方因素的事情,這個問題的解決有賴于信息技術的進步,電子文件、電子檔案管理水平的提高以及有關法律的建立和完善。

湖北檔案武漢21~23G7檔案學湯云佩20062006
湯云佩,蘇州大學檔案館。
作者:湖北檔案武漢21~23G7檔案學湯云佩20062006
2013-09-10 21:31

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