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面向企業戰略與創新決策的技術情報系統
面向企業戰略與創新決策的技術情報系統
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  1 引言
  在競爭全球化的趨勢下,企業前所未有地感受到了技術創新在企業生存與發展中的重要作用,服務于企業創新戰略與決策制定的技術情報也逐漸引起了人們的重視。關于技術情報有兩種理解,一種認為技術情報是競爭情報的一部分(另一部分為商業情報)[1],另一種認為技術情報是競爭情報的同義詞,只是主要用于技術密集型企業[2][3]。本文采用第二種理解,認為技術情報是指與企業相關的技術動態和技術發展趨勢的信息,以及對這些信息的收集、分析、傳播和利用的過程,其目的是為企業技術決策制定和一般管理活動提供支持。
  正是由于認識到技術情報在企業的戰略決策、特別是創新決策中起到的重要作用,國外的一些企業很早就開始重視技術情報工作。日本是開展技術情報工作比較早的國家。從19世紀60年代起,日本的綜合商社、大企業就紛紛開展技術跟蹤和技術情報調查活動,他們利用公開的出版物、數據庫監視技術動向、識別重要的未來領域,另外還通過向海外派駐情報收集人員,與大學、研究機構等建立密切的聯系來獲得最新的技術情報[1]。在歐洲,德國、荷蘭、芬蘭等國家也非常重視技術情報工作。早期的研究認為技術情報工作主要發生在大企業當中,近期的研究發現中小企業,特別是技術密集型中小企業也在逐步建立正式的技術情報系統,這方面的代表是瑞士的一些中小企業[4][5]。
  相對于國外,我國關于針對企業的技術情報的實踐和研究都非常有限,建立有正式技術情報系統的企業非常少,現有的研究也多局限于探討企業技術創新過程中對信息需求的類型和收集的途徑上,對如何建立、組織和管理企業正式的技術情報系統研究很少。此外,現有研究主要針對大企業,忽視了中小企業,特別是技術密集型中小企業對技術創新情報的需求。本文將在建立技術情報分析框架的基礎上,通過案例對國外大、中、小型公司的技術情報系統進行比較分析,試圖為我國企業建立和管理技術情報系統提供一定的參考。
  2 技術情報系統分析框架的建立
  技術情報工作的流程一般可以分為信息需求的形成、收集、分析、擴散和應用幾個階段。這幾個階段都有價值創造,因此,這些活動可以被當作主要或者直接的價值創造活動[6]。然而,與產品的制造不同,這些技術情報活動的結果,只有在應用于改進決策時才有價值。除了這些主要活動外,還需要有一些間接活動來保障主要活動的開展。對于一個技術情報系統,這些支持因素包括:技術情報的成員、結構、管理和基礎設施。在一個企業當中,主要活動和支持活動一起構成整個技術情報系統,服務于企業戰略和創新決策的制定。對上述技術情報系統所包含的直接和間接活動,可用圖1來表示,該圖也構成了本文的分析框架。
  3 企業技術情報系統典型案例介紹
  由于不同規模企業的技術情報系統在結構、運行和管理方式等方面都有所不同,本文將分別介紹三個不同規模企業的技術情報系統,然后再對這些技術情報系統進行比較分析。
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  圖1 技術情報系統包含的元素
  3.1 小企業技術情報系統案例——澤普陀森斯公司的技術情報系統[5][7]
  澤普陀森斯是一家1993年開始運營的瑞士創業公司,主要提供蛋白芯片檢測的技術和方案。其員工大多數是擁有物理學、化學或生物學博士學位的科學家。澤普陀森斯公司在1999年大約有15名員工,到2003年增加到28個。由于澤普陀森斯所在的行業是一個技術發展迅速的行業,雖然澤普陀森斯是個小公司,但是從1999年該公司就暗中研發著一個技術情報系統,后來這個系統演變成為一個正式的系統,其結構如圖2所示。
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  圖2 澤普陀森斯公司的技術情報系統
  在澤普陀森斯公司的技術情報系統中,“技術觀察”是每周例會上的一個常規議程,其目的是為了解決三個基本的問題:(1)是否可以用現存技術或新興技術解決澤普陀森斯公司的一個實際問題。(2)是否可以用澤普陀森斯公司所擁有的某項技術解決其他公司的一個問題。(3)在技術環境中是否有其他的機會和威脅。為了回答這些問題,每個員工都必須做特定的工作,包括閱讀科學文獻、搜集專利數據庫、與大學的科研人員和伙伴公司交流。對有關技術環境的發展確實和正在形成的創意進行“強迫”交流。這樣做的好處就是,增加了組織的知識庫,帶來了潛在的創新。在整個過程中,企業高層管理者完全積極參與了技術情報進程的每個階段。
  3.2 中型企業技術情報系統案例——斯超曼公司的技術情報系統[8][9]
  斯超曼公司是一家在牙植入和口腔植入領域中快速成長的瑞士醫學技術公司。2005年,該公司有1342名員工,其中有8%的員工在從事研發工作。從2000年起,斯超曼公司運行了一個正式的技術情報系統,如圖3所示。
  斯超曼公司通過“篩選”在產品發展前系統的評估和記錄所有技術趨勢,以得到良好效果和效率的決策。篩選小組的成員每月集中兩次,討論并決策對審查過程中的輸入是否應該進行追蹤。如果答案是肯定的,那么一個特別評估計劃團隊將會成立以執行詳細的考核。“機會前景”就是技術趨勢的知識庫。在業務使命和戰略中所有與或者可能與公司未來有關的議題,都由稱為技術“看門人”的專家進行監視。這些“看門人”的使命是針對某個議題收集、分析和傳播與該議題發展趨勢相關的信息。這項工作的目的有兩個方面:一方面,公司的任何人在需要的時候都可以使用這個知識庫;另一方面,在年度周期中,高層管理者能用從知識庫中獲得的經驗修正業務使命和戰略,從而重新定義其中的議題。外部專家網絡,主要是國際牙科種植組織。這個外部知識庫與篩選進程和機會前景相互影響。技術管理團隊由機會前景“看門人”、篩選小組成員和高層管理者共同組成。除了協調工作,該團隊還負責其他有關技術的問題。最后,一個共同的平臺,也就是LOTUS NOTES,起到了支持通信的作用,并且確保了協調的數據庫管理。
  在斯超曼公司中,技術情報系統和高層管理者之間有一個明顯的相互作用,高層管理者担任了前面描述的每個角色。一些高層管理者直接參與到技術情報進程中,比如,研發的領導是篩選核心團隊的一個成員,一些高層經理同時是技術“看門人”。
  3.3 大型企業技術情報系統案例——戴姆勒-奔馳公司的技術情報系統[10]
  戴姆勒-奔馳在兩個層面上運行正式的技術情報系統。一個在公司層面,另一個在部門的層面。公司層面上的技術情報活動更重要,并且支持了部門層次技術情報活動。戴姆勒—奔馳的技術情報系統如圖4所示。
  集團技術中心的技術監測部門構成了戴姆勒—奔馳公司技術情報系統的核心元素。這個部門的使命是向董事會報告有關中央研究部門和一般的技術管理的情況,并匯報研究和業務部門有關的技術和技術發展趨勢。來自四個研究領域的內在技術“看門人”網絡代表了情報的主要使用者。同時,他們也是技術趨勢信息的一個主要來源。
  圈內成員團隊是由大約150個專家組成的一個國際網絡,它使戴姆勒-奔馳與一流大學和其它外部網絡所掌握的技術聯系在一起。每個外部專家都與一個內部的科學代表保持聯系,以確保專家和戴姆勒—奔馳之間的溝通。圈內成員團隊每年集中開兩次常規會議,并根據需要召開臨時會議,以保持對相關長期業務戰略和未來發展領域的了解。他們的會議由技術監測部門組織和協調。為了監測特定的技術,戴姆勒—奔馳設立了一些國際監測點,分別位于帕洛阿爾托、莫斯科、東京、上海、新加坡和班加羅爾。它們的使命是在技術集群(如帕洛阿爾托)和市場(如上海)中跟蹤科技和市場的趨勢。
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  圖3 斯超曼公司技術情報系統
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  圖4 戴姆勒-奔馳技術情報系統
  技術情報參與者之間的溝通由良好的基礎設施和一個中央數據庫保證。高層管理者在戰略設計和決策過程中不斷咨詢這個數據庫。戴姆勒—奔馳系統中最高管理者充當了清楚和獨特的使用者角色。高層管理者通過業務戰略的方式制定信息需求。他們與技術情報系統的聯系就是中央集團技術的技術監測部門。
  4 不同規模企業技術情報系統的比較分析
  根據第二部分建立的技術情報系統框架,本文從主要活動和支持活動兩方面對上述三個公司的技術情報系統進行分析。
  4.1 信息需求的形成
  由于技術情報系統直接與企業的戰略相互影響,這樣,企業的戰略定義了技術情報系統的使命,也定義了其觀察的領域。這點在斯超曼公司和戴姆勒—奔馳的技術情報系統中都體現得非常明顯:斯超曼公司的高層管理者在修正業務使命和戰略時重新定義技術情報活動的內容,戴姆勒-奔馳公司的高層管理者通過業務戰略的方式制定信息需求。而澤普陀森斯公司是在討論其戰略(通過“技術觀察”會議)的同時定義技術情報的需求。總的來看,三個公司的信息需求都是在企業戰略基礎上形成的。
  4.2 信息收集和分析
  在信息收集渠道上,三個公司是類似的,具體的渠道包括科學文獻、專利數據庫、科學界、伙伴公司等,不過三個公司在信息收集方式上有著比較明顯的差別。澤普陀森斯公司是給每個員工分配特定的信息收集任務;斯超曼公司設立了專門的技術“看門人”,分別對某個議題收集、分析和傳播任何與該議題發展趨勢有關的信息,對通過審查通過的技術將成立一個團隊來執行詳細的考察,同時,斯超曼公司也通過外部專家網絡來獲得其業務領域的最新信息;戴姆勒—奔馳則由技術監測部門執行、組織和協調各種技術情報活動,并組織正式的會議和臨時會議保持與外部專家的交流。
  4.3 信息傳播和應用
  由于員工的數量有限,澤普陀森斯公司的信息傳播和決策的制定主要是在每周的會議上進行的。而斯超曼公司和戴姆勒-奔馳都是把收集到的信息存貯在一個特別的數據庫中,使用者不斷地咨詢這個數據庫,一點區別是斯超曼公司任何員工都可以求助這個數據庫,而戴姆勒-奔馳的數據庫主要提供給高層管理者使用。
  4.4 技術情報成員
  澤普陀森斯公司并沒有專職的技術情報人員,但是其所有的員工都充當了這一角色,這保障了該公司技術情報系統的有效運行。斯超曼公司和戴姆勒—奔馳都設置有專業技術情報工作人員,這些成員構成了不同的團隊,來保障技術情報系統的有效運行。
  4.5 技術情報結構
  企業情報系統一般可以分為分散式、集中式、重點式、獨立式和其他結構[11]。斯超曼公司的技術情報系統模式設計簡單、實用,管理比較方便,比較適合人工操作,接近于分散式。斯超曼公司的技術情報系統接近于集中式結構,企業利用Lotus Notes管理系統來管理所有技術情報。戴姆勒—奔馳公司的技術情報系統則是一種復雜結構,通過技術監測部集中指揮、協調、分析和預測技術信息,并通過分布在各地的國際情報監測處進行信息的采集、加工、篩選和分析。
  4.6 技術情報管理
  普陀森斯、斯超曼和戴姆勒-奔馳三個公司都先后建立了正式的技術情報系統(普陀森斯公司開始運行的是一個非正式的系統,但逐漸演變成為一個正式的系統),這在很大程度上保證了技術情報系統的有效運行和發揮預期的作用。在運行過程中,澤普陀森斯公司的高層全程參與到了技術情報的進程當中,斯超曼公司的高層主要參與了需求階段、應用階段部分收集和擴散的工作,而戴姆勒-奔馳公司的高層僅在需求階段提出技術情報需求和應用階段使用情報,但有共同的一點,三個公司的高層都非常重視技術情報系統的應用。
  4.7 技術情報工具
  由于公司規模很小、交流非常便利,澤普陀森斯公司并沒有建設專門的計算機系統來支持技術情報系統的運行;斯超曼公司和戴姆勒-奔馳分別利用LOTUS NOTES和遍布全球的企業內聯網來保證技術情報工作的進行。
  5 結論
  不同規模的企業均可以建立自己的技術情報系統,雖然在管理和運行上會有所區別,但通過分析,我們仍然可以識別成功建立和運行技術情報系統的企業的幾個共同因素:
  (1)技術情報系統的需求是根據企業戰略來定義的。
  (2)科學文獻、搜集專利數據庫、大學以及外部專家是不同規模企業技術信息收集的共同渠道。
  (3)技術情報團隊是技術情報系統的基礎。
  (4)企業可以根據自己的規模和業務來建立不同結構的技術情報系統。在初期,企業的技術情報系統可以是非正式的,但正式的系統可以發揮更為明顯的作用。
  (5)高層管理者的支持是情報系統成功的必要保證。
  (6)計算機系統給技術情報系統的運行提供了有效的工具,但沒有計算機系統并不從根本上影響技術情報系統的建立。
  收稿日期:2007-01-02
L1情報資料工作王鑫鑫/張志清/王靜20072007
技術情報/技術情報系統/企業戰略/創新決策
文章從主要活動和支持活動兩方面出發構建了企業技術情報系統的分析框架,并在介紹相關案例的基礎上,運用該框架比較分析了澤普陀森斯、斯超曼和戴姆勒—奔馳三個公司的技術情報系統,總結了企業技術情報系統建設和運行的成功因素。
作者:L1情報資料工作王鑫鑫/張志清/王靜20072007
技術情報/技術情報系統/企業戰略/創新決策
2013-09-10 21:32

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