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“指導與被指導關系”  ——關于文件連續體理論、文件運動理論和生命周期理論屬性之思辨
“指導與被指導關系”  ——關于文件連續體理論、文件運動理論和生命周期理論屬性之思辨
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  近年來,隨著文件連續體理論從大洋洲和歐美國家傳入我國,我國檔案學界掀起了一股將之與文件生命周期理論進行對比研究的熱潮,對兩者之間的關系問題,提出了互有歧意的論點。為此,有學者對之進行總結,認為所有這些觀點可以劃分為:取代論(否定論)、補充論、兼容論和互補論,并把何嘉蓀的觀點歸入“兼容論”。近日,更有學者在《檔案學研究》2006年第1期上載文認為,“文件生命周期理論屬于檔案學基礎理論范疇,而文件連續體理論屬于檔案學應用理論范疇”,所以“文件生命周期理論屬于理論性指導范疇,文件連續體理論屬于被指導性理論范疇”。因為“文件生命周期理論客觀上給予文件連續體理論形成以啟示”,“文件生命周期理論是文件連續體理論得以成立的理論依據(電子文件工作是文件連續體理論得以成立的實踐依據)”。①
  我們認為,如果僅僅浮光掠影地從邏輯上作此推論,似乎有理。但是,如果對這兩種理論產生、發展的歷史以及它們各自形成的背景稍作進一步的了解,就可以發現上述論斷其實缺乏依據。
  基礎理論與應用理論
  大家都知道從整體而言,檔案學學科可以區分為基礎理論學科和應用理論學科。然而,整個檔案學科本來就屬于管理科學,偏重于應用,即必須能夠應用于文件與檔案管理實踐。故具體而言,某些以專門描述文件檔案領域特定現象和規律的理論,往往具有兩種成分:既具有基礎理論部分,又具有應用理論部分,并且兩者之間往往很難切割清楚,相互之間存在著千絲萬縷的聯系。就以檔案學理論中最具特色的全宗理論為例,我們認為何嘉蓀在《文件運動規律研究——從新角度審視檔案學基礎理論》一書中總結的文件作群體運動的規律、文件運動基本單位、來源概念以及這種群體運動分別以主體和客體為核心進行運動的形式、全宗定義等,屬于檔案學基礎理論,因為它的研究對象是檔案領域中具有普遍共性的基本概念和基本規律;而劃分全宗的原則、方法以及關于立檔單位、立檔單元的論述,則屬于應用理論,因為它們的研究對象是檔案工作的具體方法,或者說是關于實踐工作的方法論。
  文件生命周期理論就更是如此,只要對文件生命周期理論在西方國家與“文件中心”相聯系的形成、發展歷史有所了解,就不會對此懷疑。這段歷史,在我國檔案學界已經有太多的人進行過描述,這里不再贅述。面對這段歷史以及目前的發展現狀,我們只想指出:西方檔案界至今普遍認為“文件生命周期”僅僅是一種將文件分成一定階段進行管理的模式,而不是理論;將其明確地上升至基礎理論高度進行分析,尤其是對文件運動動力及其與文件價值的內在關系進行分析,是我們中國學者的作為。② 就是說,正是我們中國學者提出:“文件運動是由現行文件到歷史檔案循序漸進的整體運動,也是一個有序化的運動系統,構成這個系統的整體過程的各個階段之間具有緊密的內在聯系,推動文件由上一階段向下一階段有序運動的內在動力是文件的客體屬性與人們主體需求之間的矛盾,而這種矛盾運動的直接表現形式是文件價值的轉化。這就是文件運動的共同特點與普遍規律,而揭示并概括這一共同特點和普遍規律的理論成果就是文件生命周期理論。”③
  但是很遺憾,上述中國學者對文件生命周期理論研究的貢獻,由于種種原因并沒有翻譯成外文向全世界公開發表;而西方發達國家的檔案學者,據我們所知幾乎沒有一個人懂中文。于是,經過我國學者發展的文件生命周期理論,尤其是其基礎理論部分僅僅在中國為人熟知和發生影響;西方的檔案學者則全然不知。另外不容忽視的是,我國學者在研究文件價值與文件運動的關系時,依據的哲學基礎是馬克思主義唯物辯證法。而對此,西方檔案學者是不了解甚至陌生的。所以,在我們與他們零星進行口頭或者書信交流的時候,他們甚至無法理解我們所謂的“文件運動”的概念,更談不上理解我們對文件運動動力及其與文件價值關系的詮釋。這也是西方學者至今仍然認為文件生命周期并非理論,僅僅是紙質文件分階段進行管理的傳統模式的重要原因。
  總之,文件生命周期理論從總體而言也有基礎理論和應用理論之分,并且基礎理論是從實踐經驗上升為方法論,然后進一步經過科學抽象升華發展而來的。目前大多數西方學者承認的主要是其方法論,也就是今日文件生命周期理論內應用理論部分的核心(即所謂的“文件生命周期模式”);至于基礎理論部分則由于還沒有從中文翻譯成外文,尚未被西方學者所認知。
  至于文件連續體理論,可以說其理論色彩比西方學者詮釋的文件生命周期模式豐富得多。起碼,西方學者已經公開稱呼其為理論而非“模式”。而且他們又為這個理論提出了一個模型,以便更確切地、全方位地或者說立體地描述文件運動以及文件管理過程中各種要素之間的相互關系。
  當然,不可否認“文件連續體理論的特點和重點在于從管理角度研究問題。它以文件的形成(Create)、捕獲(Capture)、組織(Organize)、合成(pluralize)四個管理步驟為主線,在一個多元時空范圍內,運用立體的、多維的研究方法,全方位地考察文件從最小保管單位直到組成最大保管單位的運動和管理過程,研究文件保管形式與業務活動和業務環境的互動。因而更確切地說,它描述的主要是文件管理規律和管理模式,同時也涉及了文件自身的運動規律問題。”④ 也就是說,文件連續體理論雖然以描述管理規律為主,但是也建立了屬于檔案學基礎理論的理論。現在的關鍵問題在于,我們應該如何理解這種類型的基礎理論。
  文件連續體理論最重要的特點在于,它主張對所有的文件實行連續的一體化管理。而這一點,主要建基于其對文件本質的認識。
  該理論認為,文件的最本質特征在于:它既是人們在社會活動中處理事務的工具,又是這種活動過程的憑證并且能喚起相關的記憶。因而,文件在它產生的一剎那就同時具備了多重價值:既具有現行價值(是現行活動的工具),也具有憑證價值(記錄了文件的形成過程,能夠為此提供證明)和歷史價值(有助于再現形成時的歷史場景)。為此,文件連續體理論的主要詮釋者之一,澳大利亞Monash大學信息管理與信息系統學院院長Sue Mckemmish 教授在其論文《Placing Records Continuum Theory and Prac- tice》中強調指出:“關于文件和檔案性質的連續體思想挑戰了傳統的理解,傳統的理解在為檔案機構挑選永久保存的檔案的基礎上使‘檔案’與‘文件’相區分;傳統的理解關注的是文件和檔案的固有性質。文件連續體思想通過對記錄信息采取一種多元化的視角,從文件的初始目的、功能方面把文件看成是一類特定的文獻(documents)。它強調它們的證據性的、事務性的和背景的性質特征,以區分于關注文件主題內容和信息價值的文件定義。”⑤
  為此,文件連續體理論認為,沒有必要為文件劃分運動階段,因為文件從誕生之初就同時具備的多重價值決定了“文件可以在多個背景和用途的范圍內同時存在或積累,而非一定要按人為劃分的生命周期階段的時間順序運動或積累;文件的運動過程可以同時發生在其存在的任何時空點上,甚至超前于文件的產生。”⑥
  正因為如此,文件連續體理論強調全程管理和前端控制,強調從文件形成之初,就要自始至終確保其真實性、完整性和有效性。也就是從一開始就要對所有文件進行檔案化管理(請注意:這里講的是“檔案化管理”,不是“歸檔管理”!),“不管文件是保存一剎那還是保存千年。”⑩
  也正是從以上對文件本質的認識出發,文件連續體理論強調文件是由如下三個要素構成的:足以為文件的形成過程提供證據的內容、背景和結構,而不管其形式和載體如何。也就是說,應該強調的是文件的邏輯存在形式,而不是其物理形態。
  所以文件連續體理論認為,人們關注的焦點和重點不應該是單純的文件實體自身,而應該是文件的形成過程,并且應該更多地關注對文件背景信息的不間斷著錄。
  由此,我們認為文件連續體理論中也有獨具特色的、應該劃入檔案學基礎理論的部分,因為“檔案學基礎理論是關于檔案現象的一般理論。它是由關于檔案現象的一般性認識問題的理性知識和關于檔案學各個分支學科的共性問題的理性知識等構成的思想體系”。⑧ 故僅僅簡單地將其歸入應用理論范疇,是不夠謹慎的。
  至于認為“文件生命周期理論客觀上給予文件連續體理論形成以啟示”,“文件生命周期理論是文件連續體理論得以成立的理論依據”⑨,我們覺得也比較牽強。因為,要讓倡導文件連續體理論的西方學者,從他們尚不了解并且幾乎沒有聽說過的文件生命周期理論的基礎理論部分⑩ 獲得啟示,似乎不太可能;而西方學者普遍認知的分階段管理文件的生命周期模式(11),又首先從根本上遭到文件連續體理論的否定,并且這種否定成了文件連續體理論的主要特點。既然如此,它又如何能成為文件連續體理論“得以成立的理論依據”呢?至于將文件生命周期理論置于指導文件連續體理論的地位,更是無法想象。
  把文件運動理論建設成開放性和可持續發展的理論體系
  那么,究竟應該如何認識文件生命周期理論與文件連續體理論相互之間的關系呢?我們認為,這兩種理論的確不是相同層次的理論,但絕不是文件生命周期理論處于指導連續體理論的地位,也不是相反。
  我國不少人以為,文件生命周期理論就是文件運動理論,這完全是誤解。筆者已經一再指出,文件生命周期理論僅僅是研究文件線性運動規律的理論,它僅僅是文件運動理論的組成部分。構成文件運動理論的還應該有研究文件群體運動規律的全宗理論;研究文件運動動力的文件價值理論以及其他理論。也就是說,只有文件運動理論(不是文件生命周期理論)才是全方位研究文件運動規律的理論。而文件連續體理論也是全方位研究文件管理規律的理論,其中也涉及了文件運動規律問題。所以,文件運動理論與文件連續體理論才是相同層次的理論。
  這里有一個問題值得關注:如何理解文件自身的運動規律和人們管理文件的規律?
  文件的運動當然與人的干預有關,沒有人的需求和行動,就沒有文件的運動。我們之所以認為文件價值是觀察文件運動狀態的標志,就是因為“價值”本身包含了人的因素,是人們對文件屬性的肯定。又比如,我們認為文件必然組合成群體向前運動,但是這并不表明文件就會完全自動地聚合在一起,而是人們對文件的需求必然驅使文件管理者自覺地將文件組合在一起。我們對文件運動規律的研究,當然是基于上述認識之上的。換句話說,我們實際上認為,人們在文件運動過程中產生的需求和采取的管理行動從總體上說并非是任意可為的,而是有一定客觀規律可循的。而文件的運動正是這個客觀規律起作用的結果。所以我們描述的文件運動規律,實際上是把客觀存在的人們的需求及其必然會產生的變化,抽象成物質運動來加以表述。這應該是依據辯證唯物主義觀察文件運動必須具備的常識。
  相比之下,文件連續體理論的倡導者認為,他們立論的基礎之一是著名社會學家吉登斯的結構化理論。而據我們的理解,結構化理論可以說是研究社會活動與社會結構相互之間互動關系的理論。
  正因為如此,文件連續體理論的研究必然涉及文件與文件管理活動、文件管理系統的互動關系,不可能將其抽象為純粹的物質運動來研究。但是,它也確實是從另外的角度進行的對文件運動規律的研究。比如前面我們已經提到,文件連續體理論運用立體的、多維的研究方法,在一個多元時空的范圍內全方位地考察文件從最小保管單位直到組成最大保管單位的運動和管理過程,研究文件保管形式與業務活動和業務環境的互動。我認為,這也就是從另外一種角度研究文件的群體運動規律,因為這種群體運動本來就具備特定的保管形式并且與相關的業務活動和環境有著密切的、具有規律性的互動。正因為如此,從這個角度描述可以極大地豐富我們對文件群體運動規律的認識。
  由此,我們認為應該加強對這兩種理論的比較研究,并且將文件連續體理論的研究成果盡量吸收、融入文件運動理論之中。其實文件運動理論本來就應該是一個開放性的、可持續發展的理論體系,或者說我們應該把它建設成這樣的理論體系。除了全宗理論、文件生命周期理論和文件價值理論應該包含于其中之外,它還完全應該包括一切與描述文件運動規律有關的觀點、學說和理論,其中也應該包括文件連續體理論。
  誠然如前所述,文件連續體理論的哲學基礎與我們主張的文件運動理論并不相同,但兩種理論卻在許多方面是相通的,并非相互排斥的。這并不奇怪,因為這是從不同角度對共同文件運動規律的詮釋和描述,產生了“殊途同歸”的效果。筆者在與葉鷹合著的論文《文件連續體理論與文件生命周期理論——文件運動理論研究之一》(12) 中,已經闡述了我們認為中國版的文件生命周期理論的某些結論與文件連續體理論某些結論的相似或者相近之處,這里不再贅述。然而,正是這種“殊途同歸”,說明有必要取長補短,將二者的研究成果融合在一起,使之共同成長。
  具體而言,我認為這種努力可以有下面兩種方式:
  第一種方式,直接吸收。既然文件運動理論是描述文件運動規律的理論,一切能夠或者有助于正確描述這個規律的理論,當然都應該直接吸收。事實上據我們研究觀察,文件連續體理論的大多數成果,都可以考慮直接吸收進文件運動理論。不過,這種直接吸收并非不加分析和盲目地照單全收,而應該是在對比分析研究的基礎上進行。因為這些成果,其倡導者認為是以后現代主義和結構化理論為指導取得的,與我們倡導的文件運動理論的基礎明顯不同。但是我們深信,真正符合文件運動客觀規律的理論,必然也可以用辯證唯物主義來解釋。所以,對那些我們認為正確的、文件運動理論尚未很好涉及而又可以直接吸收進來的連續體理論成果,我們完全有必要根據辯證唯物主義對它們做進一步的詮釋,使之可以更好地融入文件運動理論。比如連續體理論關于“不管是保存一剎那的還是保存千年的文件都應該檔案化”的思想,我們認為是完全正確的,應該將之直接吸收進文件運動理論。但是它與我們認為也是正確的關于文件運動階段性的論述相矛盾嗎?為什么?顯然,必須根據辯證唯物主義進行論證或者加以解釋,如此方能使文件運動理論得到健康發展。
  第二種方式,受文件連續體理論啟發,進一步挖掘、完善和發展文件運動理論自身的相關理論。
  文件連續體理論自詡是對文件生命周期理論的否定。盡管對此我們并不認同,認為二者實際上是互補的,但是,連續體理論中確實有一些觀點是我們無法完全贊同的;或者雖然可以贊同,卻又認為它并不完善,需要加以改造或者發展。
  比如連續體理論認為已經沒有必要為文件運動劃分階段。對此,我們不能完全贊同。但是,它也啟發和促使我們進一步研究和完善關于文件運動整體性與階段性相互之間辯證關系的論述,證明在對電子文件進行連續性和一體化的全程管理與前端控制的同時,為電子文件劃分運動階段仍然具有積極意義,兩者并不矛盾。
  有的情況下,連續體理論或者與其同系一脈的后保管主義理論提出的一些觀點,與我們的觀點相近,卻又由于哲學基礎不同而與我們的觀點并不完全一致。然而它們卻有助于我們在對比研究的基礎上,進一步探索、論證和發展對客觀規律的描述。比如國際知名學者加拿大的Terry Cook先生是后保管主義的倡導者,也是文件連續體理論的積極支持者。他提出了關于概念來源和重點關注文件形成過程的主張。我們認為,這與何嘉蓀和馮惠玲共同主張從文件形成過程研究全宗問題以及提出廣義的來源觀,有相近之處卻又并不相同。孰優孰劣,什么才是對客觀規律的最佳表述?這啟發我們對此進行更深入的思索,我們認為:建立在后現代主義基礎上的概念來源,過于抽象和飄忽不定,較難在具體的文件檔案管理實踐中應用;而建立在辯證唯物主義基礎上的廣義來源觀,才更加科學、更便于在管理實踐中應用。(13)  總之,在比較研究的基礎上,積極吸納或者借鑒文件連續體理論成果,充實、修正、發展文件運動理論,是科學的選擇,理應積極做好。
  綜上所述,文件連續體理論與文件生命周期理論和文件運動理論相互之間,并非“指導與被指導關系”。認清這一點,將有助于我們更好地研究文件連續體理論,并且將其絕大部分成果科學地吸收到文件運動理論中來,從而更好地應用于我國的文件檔案管理實踐。
  注釋:
  ①(11) 鄒吉輝,楊杰:《文件生命周期理論與文件連續體理論關系研究》, 《檔案學研究》,2006(1)6—9
  ②④(12) 何嘉蓀、葉鷹:《文件連續體理論與文件生命周期理論——文件運動理論研究之一》,《檔案學通訊》2003(5);中國人民大學[復印報刊資料]《檔案學》2003(6)轉載
  ③ 引號內對文件生命周期理論的概括,大致上引自鄒吉輝、楊杰的論文《文件生命周期理論與文件連續體理論關系研究》(《檔案學研究》,2006年第1期第8頁)。但是,何嘉蓀對其中的個別語句做了我們認為極其重要的修改
  ⑤ SUE MCKEMMISH:Placing Records Continuum Theory and Practice.Archival Sciencel:333—359,2001.(c)2002, Kluwer Academic Publishers.Printed in the Netherlands
  ⑥ 安小米:《文件連續體模式及其對電子文件最優化管理的啟示》, 《辦公自動化系統與電子檔案管理國際學術會議文集》(何嘉蓀主編),浙江大學出版社,2003,105—132;《檔案學通訊》2002(3):52—55
  ⑦ 此系澳大利亞學者Frank Upward等人提出的文件連續體理論的基本觀點,轉引自安小米:《文件連續體模式及其對電子文件最優化管理的啟示》,《辦公自動化系統與電子檔案管理國際學術會議文集》(何嘉蓀主編),浙江大學出版社,2003,105—132;《檔案學通訊》,2002(3):52—55
  ⑧ 王英瑋、周艷:《檔案學基礎理論的建設與發展》,《中國檔案》2006(5)44—46
  ⑨ 主要指中國版的文件生命周期理論
  ⑩ 指尚未經過我們中國學者改造的、主要適用于紙質文件管理的、以文件與檔案分開管理為主要特點的模式
  (13) 朱惠玨:《“概念來源”就是“廣義來源”》,《檔案學通訊》2006年第1期

浙江檔案杭州6~9G7檔案學何嘉蓀/史習人20072007
文件運動理論/文件運動規律/文件連續體理論/文件生命周期理論/全宗理論概念來源/廣義來源觀
文件連續體理論既有基礎理論部分,又有應用理論部分,將其簡單地歸入應用理論范疇,是不夠謹慎的;它客觀上也并非以文件生命周期理論為指導和理論依據。文件運動理論才是全方位描述文件運動規律的理論,它既應包容生命周期理論、全宗理論、文件價值理論和其他理論,也應該直接吸納或者借鑒文件連續體理論的絕大部分成果,發展成開放性和可持續發展的理論體系。
作者:浙江檔案杭州6~9G7檔案學何嘉蓀/史習人20072007
文件運動理論/文件運動規律/文件連續體理論/文件生命周期理論/全宗理論概念來源/廣義來源觀
2013-09-10 21:32

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