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“文件運動理論模型”質疑  ——兼與何嘉蓀、葉鷹、金更達老師商榷
“文件運動理論模型”質疑  ——兼與何嘉蓀、葉鷹、金更達老師商榷
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  文件運動規律(理論)一直以來都是檔案學基礎理論研究的“重鎮”,從“文件生命周期理論被視為現代檔案學基本理論”到“文件連續體模型是文件管理的最優化模式”;從“文件生命周期理論能否中國化的激烈論戰”到“文件生命周期理論與文件連續體理論的新舊之爭”;從“倡導文件連續體模型”到“呼吁文件全生命周期管理”可見一斑。如果說對學科如此重要領域的研究主要還是對“舶來品”的咀嚼和反芻使中國檔案學者感到些許被動和遺憾的話,那么作為國內學者創新的嘗試——“文件運動理論模型”的提出則多少可以讓學者們感覺到一絲欣慰和鼓舞。
  2003、2004年何嘉蓀教授、葉鷹教授、金更達副研究館員撰寫了關于文件運動理論研究的三篇系列文章發表于《檔案學通訊》,他們提出了“文件運動理論模型”(如圖1所示)并闡釋了模型的內容和機理。① 新理論的提出不僅需要構建者學貫中西的豐厚知識底蘊,同時還需具備對學科前沿及發展趨勢敏銳的洞察力;新模型的提出顯示了學者們獨立思考、勇于創新的學術精神,因此“文件運動理論模型”提出及理論構建的積極意義是首位的。但是就文件運動理論模型本身而言,筆者認為它仍然存在一些問題,現將這些問題提出以求教于三位先生及其他學界前輩。為了便于讀者厘清思路,后文對“文件運動理論模型”的質疑,按照從宏觀到微觀,根據“構建原則—總體結構—具體細節”的順序進行剖析。
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  圖1 文件運動理論模型示意圖
  一、理想化的構建模式:一個模型何能承載多重功能之重?
  文件運動理論模型的最大特點在于其因融合了多種檔案學理論而體現出來的綜合性,在這一點上無論是文件生命周期理論還是文件連續體理論都難以“望其項背”,這也是構建者引以為豪的新模型的亮點。文件運動理論模型“使全宗理論、文件生命周期理論、文件價值理論和檔案信息服務理論中的相關概念有機架構在同一個多維化模型之中……”②,“本文提出的模型正如著名哲學家皮亞杰所說,構成一個良好的結構,具有文件運動規律與文件管理和服務模式相結合的性質,也有良好的哲學基礎,可以用來指導檔案工作的實踐”③。由此可見,在這里文件運動規律實際上變成“文件運動+文件管理+文件信息服務”規律的理論。
  在討論文件生命周期理論與文件連續體理論關系的問題上,何嘉蓀教授與葉鷹教授“兼容說”觀點的論據之一就是,文件連續體理論從嚴格意義上來說是文件管理規律和管理模式,與反映文件運動規律的文件生命周期理論側重不同④。由此可見,他們已經認識到并承認文件管理規律與文件運動規律差異之所在,并以此作為論述兩大理論共存合理性的依據。然而在文件運動理論模型的構建上卻似乎與上述觀點“自相矛盾”,如果說全宗理論與文件價值理論屬于文件運動規律,文件管理理論尚且屬于“擦邊球”,那么檔案信息服務理論似乎怎么也不能歸入文件運動規律!文件運動理論,顧名思義就是反映文件自身運動狀態和規律的理論,文件信息服務顯然不是文件運動規律需要直接解決和回答的問題。構建者在構建文件運動理論模型之時模糊了文件運動規律、文件管理規律、非文件運動規律的界限,使得文件運動理論模型“名不副實”。
  當然,質疑該模型的原因主要還不在于這種“名不副實”,而是其背后潛伏的巨大危害。我們知道,不同領域的理論因其研究對象的不同,它所指導的實踐領域和作用不同,相應它所實現的功能就不同了;即便同一領域,理論研究對象相同,由于理論的研究層次不同,其實現的功能也各不同。比方說,我們不可能希望用語法知識去解一道數學題;同樣的道理,掌握了豐富的經濟學理論并不意味著你就能成為一個百萬富翁,反之亦然。這就是理論研究中必須遵循的“理論定位與功能相對應原則”。因此在構建、修正理論時應當充分考慮理論研究對象、層次與功能對應,而不是期望一個理論去實現不與其對應的功能,更不應該希冀創造一個包羅萬象、大而全的“萬能理論”。
  事實上,文件生命周期理論受到挑戰就是說明上述道理的一個極好教訓!文件生命周期理論受到沖擊絕非如大家所認為的“都是電子文件惹的禍”那么簡單,仔細探究其深層原因對文件運動理論模型的構建同樣有啟示。筆者曾撰文指出,文件生命周期理論受挑戰的根本原因就是該理論既包含有對現象的描述,又包含理論的抽象,承担著充當具有宏觀指導意義的基礎理論及微觀直接面向實踐的操作層理論的雙重角色。因此理論自身具有潛在的不統一性和不均衡性,并由此帶來的不穩定性才是該理論受挑戰的真正原因。因此,從將文件生命周期理論定位于文件運動規律理論以及檔案學基礎理論出發,只有消除該理論的不均衡性才能從根本上解決該理論面對的困惑。⑤ 由于文件運動理論模型的構建者并沒有認識到這點,因此在新模型的構建上不僅犯了同樣的錯誤,而且大大地加劇了新理論的不統一性和不平衡性。
  從文件運動規律模型內容來看,該理論大致可以分為三個層次:第一層次是反映文件自身運動的文件運動理論(文件生命周期理論、文件價值理論、全宗理論),第二層次是基于文件運動理論并結合管理理論的文件管理理論(文件連續體理論),第三層次是檔案信息服務理論。這三個層次并不是并列而是遞進的關系,從理論的內容來說,是事物本質特性與派生方法(管理、服務),基礎層與操作層的關系。由于理論所反映的內容和層次不同,理論的穩定性呈遞減,因此將三個層次理論糅合在一起,勢必會影響整個模型對理論抽象和實踐描述的準確性和適用性。
  由此可見,構建者試圖取文件生命周期理論與文件連續體理論之長,建立包含多個檔案學重要理論的模型,希望一個模型能夠實現多重功能的主觀愿望是美好的;但事實上功能定位不清的“巨無霸”理論將重蹈“文件生命周期理論受挑戰”的覆轍。一個模型何能承載多重功能之重?理論的構建是否也應該遵循“簡單是美”這個樸素的道理呢?
  二、汲取兩大理論優勢的“兩難”,走進學習與借鑒的“陷阱”:文件生命周期理論的“翻版”,還是文件連續體理論的“借鑒”?
  通過與文件生命周期理論、文件連續體模型的比較,讀者會發現文件運動理論模型的最大特點就是:借鑒了文件連續體理論的“外殼”,而繼承了文件生命周期理論的“靈魂”。事實上,細細體會新模型,它反映了構建者的矛盾心情和兩難境地:既要尊重已有的理論,又力圖新理論在內容、形式上的創新;既試圖借鑒文件連續體理論,又要汲取文件生命周期理論的精髓,維護該理論的專業地位;既試圖學習國外先進理論,又力求體現中國“檔情”。
  文件運動理論模型的構建改變了文件生命周期理論線性描述文件運動的方式,改而借鑒了文件連續體模型的通過維、域、軸的立體描述方式,因此新模型似乎更類似于文件連續體模型。然而,文件運動模型用現行維、過渡維、社會價值維三個維度取代了文件連續體模型文件的生成、捕獲、組織、多元化四個維度。前一種維度是以文件價值變化為標準劃分,后一模型則是根據文件運動進程(嚴格來說是文件管理進程)劃分,由于維度是模型主干層次,因此可以說文件運動理論模型仍沿用的是文件生命周期理論“三階段論”,僅僅是形式不同而已。
  文件連續體理論模型與文件生命周期理論比較而言,其優越性除了變單一、線性為多維、立體的模式之外,還有就是它將文件運動涉及的核心(本質)變量⑥ 及關鍵點上的值加以識別并標識出來。與文件生命周期理論重點在文件本身不同,文件連續體更接近(強調)文件背后的本質東西——業務行為與業務環境的互動。盡管文件連續體模型覆蓋了文件運動全過程,包括前文件階段、文件(狹義)階段、檔案階段,既強調了文件管理對機構重要價值,也突出了檔案對社會文化、歷史作用,但它仍然潛在地突出“前檔案”階段,也就是側重以文件(狹義)管理的視角來審視文件(廣義)全程運動,強調文件運動、文件管理與業務活動的互動。而文件運動理論模型則截然不同,它從模型構建到模型機理分析,都體現了“檔案管理”的視角。首先,從模型構建來說,運動形態軸貼上了“文件群體運動”的標簽,文件運動起點是“案卷”,那么“案卷”之前的階段文件就不運動了嗎?文件個體運動難道就不是文件運動規律應該研究的對象了嗎?脫離了文件個體運動從何而談文件群體運動?還是構建者認為單個文件運動不重要?為什么構建者僅僅考慮文件群體運動,而沒有個體文件運動,甚至構建者更沒有考慮前文件階段的文檔運動呢?我們知道,案卷是從立卷歸檔而來,而構建者以案卷為起點,以文件群體運動為考察對象,恐怕構建者就是懷著一種“檔案視角”去審視文件運動的全過程才會有這樣的構建和結論。因此,盡管構建者從一開始就宣稱自己是立足于“大文件觀”,但是群體運動軸的“案卷—文件全宗—檔案全宗”則揭示了其言“大文件觀”而行“檔案觀”。其次,構建者撰寫的文件運動理論模型機理分析一文提出,對文件運動的整體性與連續性必然導致對文件的“檔案化管理”……“檔案化”就是使文件具備成為檔案和法律證據的能力,并指出“檔案化管理”具體指“為了文件檔案化而采取的管理措施”……。⑦ 應當說,現代文件(尤其是電子文件)管理,需要將后端的檔案管理需求提前反映到文件(狹義)階段,也就是通常所說的“前端控制”,因此從這個意義上來說,“檔案化管理”是必要的。不過如果存在“檔案化管理”,相應也應當存在所謂的“文件(狹義)化管理”,由于文件到檔案轉化的先后關系,兩者呈現了文件管理階段需要“檔案化管理”,檔案管理階段繼承“文件化管理”所導致的結果。所以從最終的結果來看,整個文件(廣義)管理過程是“文件(狹義)化管理”和“檔案化管理”交融的過程,你中有我,我中有你。那么突出強調對文件全程的“檔案化管理”,容易使人們走向與澳大利亞“文件管理傳統”的另一個極端:擴大文件為研究利用的服務、留存的謝倫伯格主義,從而弱化文件作為機構業務活動自身的需求。當然,正如澳大利亞的文件檔案管理的獨特傳統對文件連續體模型提出與發展的影響,文件運動理論模型也深受中國的檔案管理傳統影響,因此中國檔案學者的“檔案化管理”言論也就變得可以理解了。
  因此從三大理論總體基調(相比較而言)來看,文件生命周期理論發端于美國,反映的是文件從生到死(或永久保存)全過程的運動狀態和管理特點,就理論本身而言,屬于“不偏不倚”的立場;而產生于電子時代澳大利亞文檔管理實踐的文件連續體模型,盡管也描述了文件的全程,但是更側重于文件運動與管理與業務活動的互動,屬于“文件(狹義)管理”視角⑧;而所謂借鑒前兩大理論產生于中國實踐的文件運動理論模型反映了構建者的“檔案化管理”視角。盡管“檔案化管理”對文件管理十分必要,同時它可能也是檔案工作者維護職業生存權、話語權的必要手段,但這卻與目前世界范圍內文件管理(尤其是電子文件管理)強調與業務活動緊密聯系,發揮文件管理對業務活動的貢獻力這一總體趨勢格格不入。⑨
  三、細節之間:維、域、軸的解析與困惑
  文件運動理論模型既由于模型構建的指導原則、總體結構的問題,反映到對模型設計存在著一些問題,同時模型構建也存在技術上的問題。
  (一)關于維:與域、軸的矛盾
  整個模型的構建最突出的,也是各個部分共有的問題就是模型的維、域、軸無法對應,體現了模型自身的矛盾。模型有現行、過渡、社會價值維,分別對應于文件生命周期理論的“三階段”,在服務、證據、管理域的各個域中分別有四個域構成,因此模型實際上應當標識為四個維度,也就是社會文化服務域層次有一個維度,而在模型中卻沒有標識出來。由于三維與軸相交得到三個點,與四個域無法一一對應,使得每一個維度不能圓滿地解釋文件運動各個階段各變量的狀態。當然,如果將第四維標識出來,那么它與三個軸的相交的第四個點的值的命名又成為了一個新的問題。所以模型維、域、軸的變更和對應并不僅僅涉及本身,而是“動一發而牽全身”,因此必須統籌。
  在維的設置上,筆者認為文件連續體理論的四維設置值得借鑒。因此就文件運動理論模型而言,它缺少了“文件形成”的那個維度,無論是從文件整個生命周期的完整性來說,還是模型中為了與服務域中的孕育域、管理域中的形成域、證據域中的軌跡域相對應,都應該有前文件階段,也就是新模型應該有“前現行維”,從而與“現行維”、“過渡維”、“社會價值維”共同構成完整的四維。
  (二)關于“域”
  1. 證據域、管理域、服務域的關系
  在文件運動理論模型中,構建者將模型分為三個維度的基礎上將平面分成三個互不交叉的域:證據域、管理域和服務域。這種劃分當然首先是構建者將多種檔案學理論融入模型的結果,但是撇開這點不論,模型的表示上還存在著問題。我們知道文件管理和與文件服務關系是:管理是為了服務,通過服務發現問題及時改善管理,因此管理域和服務域不可能也不應該處于同一平面上的互不交叉的領域。如果說從狹義上將管理和服務看成是文件檔案工作的兩大職能,管理域和服務域尚且能夠構成如模型所示的兩個獨立區域的話,那么證據域是否能夠構成與兩者平行的區域呢?答案是否定的。證據(性)是文件所具有的本質屬性,也是文件管理和服務的基礎,是管理和服務必須尊重和保護的特性,因此證據(性)域與文件管理域、文件檔案信息服務域不應當從屬于一個層面。
  在文件連續體模型中,證據性是作為一個軸出現的,構建者將其與實體軸(Identity Axis)、業務活動軸(Transactional Axis)、文件保管軸(Recordkeeping Axis)并列視為文件運動(管理)中的核心變量對待,這充分地體現了構建者認識到文件證據性變化的基礎性及對管理的重要性。
  2. 服務域:是否存在著獨立于行政服務域與社會文化服務域的參考服務域?
  模型的服務域中包含從孕育、行政、參考到社會文化四個服務域,筆者揣測構建者可能意圖將這四個域分別對應于文件的孕育、現行、半現行和非現行四個階段信息服務的含義。文件雙重價值理論告訴我們,文件在現行期主要為形成單位服務,體現的是文件的第一價值(包括行政價值、法律價值、財務價值和執行價值);在非現行期主要是文件對其他機構和個人利用者的價值,體現的是文件的第二價值(憑證價值和情報價值);在半現行期則是第一價值向第二價值過渡階段。因此無論從理論依據上還是從名稱命名上,“參考服務域”都不能單獨作為一個獨立的服務域,事實上行政服務域和社會文化服務域均承担部分參考服務的功能,因而實踐中并不存在一個獨立的“參考服務域”。
  3. 證據域:集體記憶域與社會記憶域的復指
  模型中的證據域包括軌跡、證據、集體記憶、社會記憶四個域。而通常人們認識的和專業文獻中所指集體記憶(collective memory)和社會記憶(social memory)應該是同一(或同層次)含義,均指不同機構和個人的檔案集合構成了整個社會集體記憶,它是對應于“社會”一層次。因此,模型中的兩個層次所指重復了,對應于“機構”層次的應該是“機構/個體記憶域(organizational/individual memory)”。
  (三)關于軸
  由于模型的構建是三個維度的,因此在三個軸上與維相交的分別只有三個坐標點(值),為了反映文件全程運動,需要添加“前文件運動”維度,因此各個軸也需要相應添加這個維度的值,這是各個軸共同需要解決的問題。在這里僅以問題比較突出的群體運動形態軸為例說明。
  該軸的主要缺陷是它僅僅描述文件群體運動,而忽視了文件個體運動以及前文件運動階段,這反映了構建者“檔案化管理”視角和狹義的“文件觀”,同時這使得模型中的域無法與軸上的值相統一和對應(如文中有孕育服務域,卻沒有文檔和文件)。這一點在文中第二部分已論述,此略。同時還有一些名稱上的問題,軸上出現了案卷(file)、文件全宗(records fond)和檔案全宗(archives funds),考慮到依據不同的維度運動形態軸上的值對應于其他坐標軸上的值,在這里用“案卷”是否妥當?是否存在“文件全宗”的概念?“文件全宗”與“檔案全宗”的區別和聯系是什么?
  四、小結
  文件運動理論模型和其他的理論創新一樣,都不可避免地遇到有待完善和發展的問題。不過新理論的不完善性甚至存在的紕漏并不能否認提出理論的積極意義。本文對文件運動理論模型提出的一些質疑,僅僅是本人學習前輩們理論成果的一點個人想法,可能這些質疑本身也不完全都能“站得住腳”。將這些不成熟的個人觀點落到紙上求教與何嘉蓀、葉鷹、金更達老師及檔案界前輩,如有不當之處,請不吝賜教。
  注釋:
  ①它們是發表于《檔案學通訊》2003年第5期的《文件連續體理論與文件生命周期理論——文件運動理論研究之一》;2004年第1期的《文件運動理論模型初探——文件運動理論研究之二》,2004年第6期的《文件運動理論模型機理分析——文件運動理論研究之三》。
  ②③何嘉蓀、金更達、葉鷹:《文件運動理論模型初探——文件運動理論研究之二》,載《檔案學通訊》2004年第1期,第18-22頁。
  ④何嘉蓀、葉鷹:《文件連續體理論與文件生命周期理論——文件運動理論研究之一》,載《檔案學通訊》,2003(5),60。
  ⑤章燕華:《“水火不容”還是“和平共處”——再論文件生命周期理論和文件連續體理論的優劣之爭》,載《檔案學通訊》,2006(2),47-49。
  ⑥核心變量包括證據軸、業務軸、文件保管軸、實體軸;值是指不同軸上的四種形態。在文件生命周期理論中,實際上也涉及到文件運動中的變量和值,但諸如文件保管場所、保管手段等變量,但這些變量并不是確定不變的,因而不能算作是核心變量,這也正是該理論受挑戰的原因之一。
  ⑦何嘉蓀、陳榮紅、葉鷹:《文件運動理論模型機理分析——文件運動理論研究之三》,載《檔案學通訊》,2004(6),17-21。筆者對文中的某些概念及認識有不同看法,限于篇幅略。
  ⑧也許有人不贊同筆者的觀點,而是認為文件連續體理論無論從模型還是理論的闡釋,都是文件全程管理的絕好例子,怎么會是“文件化管理”視角。其實只要注意一下文件連續體理論產生的澳大利亞檔案實踐(與西方其他國家比較)及理論的發展就不足為奇了。同時,國外一些著名檔案學者理論、觀點、結論與其論述(論據)的自相矛盾也是一種有趣和值得深思的現象,本文不再贅述。
  ⑨這種趨勢是否正確,作者是否認同這個趨勢是未來檔案職業發展方向,是涉及到價值判斷的另一個問題,不是本文研究的議題。不過無論是諸如宏觀的電子文件管理模式,還是微觀的電子文件的鑒定問題等都一定程度的反映了這一趨勢。
  ⑩當然,如果構建者一定要將管理域、服務域融入模型,不妨采取在平面圖基礎上將證據域、管理域、服務域定位為上下三層結構,將文件運動模型構建成柱形。

檔案學通訊京7~11G7檔案學章燕華20072007
文件運動理論模型/文件生命周期理論/文件連續體理論
文件運動理論模型是近年來我國檔案學者在借鑒文件生命周期理論與文件連續體理論基礎上的一次創新,該理論構建的積極意義是首位的。然而,該模型在構建原則、總體結構、具體細節等方面仍然存在一些問題。本文將探討文件運動理論模型在上述幾個方面的不足。
作者:檔案學通訊京7~11G7檔案學章燕華20072007
文件運動理論模型/文件生命周期理論/文件連續體理論
2013-09-10 21:32

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