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也談文件運動理論中的幾個基本概念
也談文件運動理論中的幾個基本概念
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  1995年我在《檔案學研究》上著文,首次提出必須對文件運動規律,也就是文件運動理論進行深入研究。時間一晃,十年過去了。令人欣喜的是,十年來圍繞著文件運動理論涌現了大量研究成果;當然也出現了不少歧異觀點。為了撰寫我國的電子文件元數據標準,在進行理論推導的同時,我對這些成果和分歧進行了回顧。我發現,有必要對文件運動理論研究中的一些歧異觀點進行討論,這既有助于深化對文件運動規律的認識,也有助于對電子文件元數據標準的編寫。為此,本文將就文件的縱向和橫向運動問題、所謂的半現行文件與憑證價值關系問題等談一些看法,希望能夠促使對這些問題的研究向縱深發展。
  1 文件的線性運動過程與縱向、橫向運動
  自九十年代初我就認為,文件的運動既有線性運動、也有群體運動。在《文件運動規律研究——從新角度審視檔案學基礎理論》一書中,我更正式提出:“有必要對文件從“生”至“死”的或臻于“永恒”的線性運動過程開展研究,從中了解文件運動的內在規律。”[1] 那么,這種線性運動具體又是如何展開的呢?是僅僅縱向前行呢,還是也會跳躍、倒退或者轉彎橫向運動呢?抑或更有其他如螺旋式、曲線式的運動形式呢?
  1. 1 橫向運動論基本觀點簡介
  蘇州大學吳品才同志認為,文件除了縱向運動以外,還有橫向運動;攀枝花大學鄒吉輝同志提出,文件運動從宏觀而言呈螺旋式發展;我和潘連根同志則認為,文件在線性運動過程中還存在跳躍和回流兩種特殊形式;遼寧大學的郭建平同志最近更提出文件的線性運動,實際上是復式進行的。
  本文不準備全面評價上述觀點,只打算就所謂的文件橫向運動以及文件運動能否跳躍以及回流的問題談談管見。關于這個問題,吳品才副教授的專著《文件縱橫運動論》和一批相關的論文有許多論述。我認為他的著作對深入研究和進一步發展文件運動理論很有價值,予人許多啟發。但是,其中也有一些基本理論觀點值得商榷。我認為,只有首先在這些最基本的理論問題上取得共識或者諒解,方才有可能具備共同討論的基礎。
  吳品才同志指出:“根據我國傳統檔案學理論,我們可以得出:處于第二(半現行期)和第三(非現行期)運動階段內的文件在我國被稱作檔案,這二個階段內的文件所能呈現的價值形態已非現行價值,其文件本質已是社會實踐活動真實的歷史記錄,這是作為檔案必須具備的屬性,而檔案這一屬性的具備絕不是憑空產生的,它是伴隨著其前身現行文件現行使命的完成后才擁有的。出于活動開展需要而形成的現行文件在推動其形成活動開展的過程中,伴隨其現行使命的完成,活動的告一段落或終結而使文件成為其形成活動真實的歷史記錄,亦即文件一經制作形成如果未經現行期或現行期未終結,那么該文件就永遠不是其形成活動真實的歷史記錄,也就永遠不可能是檔案。事實上這樣的文件也將永遠不可能呈現第二和第三運動階段內文件所應具有的價值形態,用我國傳統檔案學理論的語言描述,即這樣的文件遠遠無法呈現檔案價值,因此文件制作形成后如果未經第一運動階段(現行期)是無法躍入第二運動階段的,文件運動的第一階段是文件運動躍入第二階段的必經之路和前提,文件運動惟一的動力源泉是文件價值形態的呈現及其變化,而文件價值形態的變化受文件客體屬性變化的制約,如果文件始終未能成為真實的歷史記錄,那么文件也將永遠不能呈現檔案價值。因此,筆者認為,文件生命周期理論所說的文件線性運動必須按部就班地逐個前行,不應也不可能出現跳躍,這是普遍規律,而不是一般規律,無一例外”[2]。吳品才同志還進一步認為:“文件線性運動不僅必須按部就班地逐個前行,而且也只能順向前行,不能回流,因為當文件運動一經進入第二或第三階段而成為社會實踐活動真實的歷史記錄后,處于第二或第三運動階段內的文件相對于業已逝去的歷史活動來說就永遠只能是其形成活動真實的歷史記錄,亦即相對于其業已逝去的形成活動來說處于第二運動階段內的文件,要么繼續順向前行進入第三運動階段,要么繼續呆在第二運動階段內直至生命終結,不可能回流到第一運動階段,同樣處于第三運動階段內的文件只能永遠呆在本階段內,不可能‘逆向跳躍’退回到第一運動階段,這種文件運動回流形式絕不可能發生,其理由極其簡單,那就是歷史是不能倒退的,逝去的將永遠逝去。”[2]
  1. 2 現行文件也是真實的歷史紀錄
  對上述觀點,我同意一半。我認為,吳品才同志指出的“已是社會實踐活動真實的歷史記錄,這是作為檔案必須具備的屬性”是正確的,也是國際檔案界的共識。但是,他據此進行的推論,我則認為值得商榷。
  他說,“文件一經制作形成如果未經現行期或現行期未終結,那么該文件就永遠不是其形成活動真實的歷史記錄,也就永遠不可能是檔案。”是的,對于文件內容規定要辦而還沒有辦或者沒有辦完的事情,這份現行文件并非該件事情的歷史記錄。但是,且慢!如果我們稍微轉換一點點思維的角度,就可以發現:對于文件的起草擬制過程而言,對于表達文件制作者的意志而言,這份文件其實已經是歷史了,已經是歷史的記錄了。我想,對這一點任何人都無法懷疑!由于忠實地記錄了文件的草擬過程,記錄了文件制作者意欲表達的思想觀點和意志,因此如果有必要的話,這份還沒有經過現行期或者現行期還沒有結束的文件,仍然可以作為“真實的歷史記錄”而“躍過現行階段”歸檔保存,將其認作檔案。事實上,歸檔保存已經制作完成卻尚未轉入現行期的文件的情況比比皆是(比如某種產品圖紙設計完成后,該產品由于種種原因并未投產,圖紙卻仍然歸檔保存);即使是一些尚未正式成文的草稿,有必要的話也可以歸檔,作為檔案保存(我自己的個人檔案中就存有不少這樣的論文草稿,甚至一些倉促記錄下來的、能夠展現我思維過程的片言只語),因為它們也是我們各種各樣思維活動、設計活動、起草活動的歷史紀錄以及成果。之所以要保存它們,則是因為對我們還有利用價值!
  當然,吳品才同志可能會爭辯說、這些文件(甚至文件草稿),即使歸檔了,也不是檔案!因為他認為,歸檔并不是將文件認定為檔案的標志。“現行文件即使歸檔了也不是檔案”。不過,他的理由仍然是:“因為還未完成現行使命的現行文件超前歸檔后絕不可能因此而成為真實的歷史紀錄,它們依然是現行文件,根本不具有作為檔案必須具備的基本屬性。”[3] 看來,問題又回到了原點。我想,關鍵可能在于,到底什么才是檔案與文件的本質區別?或者說,具備了什么樣的條件,“文件”才能被認定為“檔案”?
  吳品才等許多同志認為,這個條件是“真實的歷史紀錄”。然而,現行文件也是“真實的歷史紀錄”,法國、西班牙等全世界幾乎所有的拉丁語系國家就正是由于承認這一點而把現行文件也認作檔案的!所以,“真實的歷史紀錄”并不能用作區分文件和檔案的標準。
  1. 3 文件與檔案的本質區別
  那么,究竟什么才是“文件與檔案的本質區別”?我認為,“檔案”本來就是一個頗具彈性的概念。著名檔案學家謝倫伯格早就斷言:“‘檔案’一詞顯然并沒有一個不可更動而必須優先采用的、最終的、最完備的定義。它的定義可以在不同的國家作不同的修改,以適應不同的需要。被采納的定義都應該提供一個基礎,使檔案工作者能夠在這個基礎上有效地應付他們為之服務的政府所產生出來的各種材料。凡是有損他們工作效力的定義,就不應該接受。”[4]
  既然如此,我們就不能僅僅以中國的檔案概念為基礎研究問題。那樣研究得出的結論,不可能稱得上是“普遍規律”。正確的做法只能是放眼四海,對世界各國所有主要類型的檔案概念進行對比研究。在此基礎上尋找所有這些概念的共同點或者“最大公約數”,進而得到在世界各國都普遍適用的、區別文件和檔案的科學標準。
  筆者為此,曾經于2000年在《北京檔案》雜志上發表論文《從世界范圍研究文件與檔案的本質區別——從電子文件的網絡實時歸檔說起》[5],對全世界的檔案概念進行了對比研究,主要從“文書處理程序完畢”、“歷史紀錄”、“原始性(真實性)”、“發揮(現行、還是非現行)作用”、“具有保存價值”以及“按一定規律特地保存”等幾個方面分析它們是否全世界共同認可的劃分標準。最后的結論是:
  從全世界范圍來看,人們都可以接受如下觀點:檔案是原始的(真實的)歷史記錄,具有一定的保存價值,是人們有意識保存下來的文件有機整體。但是其中,原始的(真實的)歷史記錄和有一定的保存價值,是檔案與文件共有的特性,不能用作兩者的區分標準①,剩下的只有最后一條,檔案是人們按照一定規律有意識保存下來的文件有機整體;文件則是“自然”形成的。這才是兩者之間的本質區別。
  為什么我國人所熟知的文件向檔案轉化的三個條件或者說三項區分標準,只剩下最后一條才是全世界檔案界普遍都能接受、不會與任何一種類型檔案概念相沖突的標準呢?
  我認為,關鍵在于檔案實際上是對文件的全面繼承。文件的幾乎全部特性,都理所當然地傳遞給了檔案,使兩者在許多方面具有共同點。然而,檔案對文件的繼承又必須符合人們保存檔案之目的,即符合人們的主體需要,否則就沒有文件向檔案的轉化。問題是每個國家的情況并不相同,人們的主體需要因而也多種多樣。有的國家(如法國)覺得有必要使文件從一開始形成或收到就稱為檔案;有的國家(如美國)覺得把保存在檔案館里,不再銷毀的文件稱為檔案更妥當;我國則認為在文書處理程序完畢的同時就將文件視作檔案進行管理更合理;……于是不同的國家根據本國的客觀情況和各不相同的主體需要,為文件向檔案的轉化定出了各自認為正確的條件或標準。這些條件或標準各不相同也就不足為怪。但是這個現象也同時說明:只要人們有主體需要,也就是只要客觀上有需要,文件就可以被認定為檔案,而不管其運動到什么階段,文書處理程序是否完畢,具有什么樣的價值(不管是第一價值,還是第二價值;僅僅保存幾天或者幾小時的價值,還是永久價值;現行價值還是非現行價值)。正因為如此,“按一定規律有意識保存”才是文件向檔案轉化唯一最重要的條件和標志。
  正是有鑒于此,我認為“歸檔”是人們有目的保存檔案的一種自覺行動,是正式承認文件的檔案價值的法律行動。人們正是通過歸檔正式承認了文件所具有的保存價值,并使其轉變成了整個社會的寶貴財富和信息資源。它們將因此作為檔案受到法律的保護和物質上的保護。通過歸檔,文件就從法律上被賦予了更權威的憑證作用。作為檔案,文件成了在一切場合普遍承認的歷史憑證和法律憑證。所以,歸檔不僅僅是文件的轉手和移交,相反它是一種具有重大意義的法律性、歷史性行動。[6]
  1. 4 文件運動不是物體的物理運動
  前面我們分析了,文件的運動完全可能從形成制作階段躍過現行階段,直接進入暫存休眠階段(即吳品才同志所謂的“半現行階段”)。同樣,我認為休眠階段和歷史階段的文件也完全可以逆向運動重回現行階段。我與吳品才同志的分歧在于他把文件運動理解為一種物理運動,由于時光不能倒流和跳躍前行,這種運動當然無法跳躍和逆向前行;我則認為:“文件”雖然具有物質形態,但是就其本質而言,主要是一種社會事物;“文件運動”則更是一種我們將其理解為“運動”的社會現象。這種社會現象實際上是文件(就其社會本質而言),可以先后具有多種價值或者性質,這些價值或者性質可以在正常情況下按照一定的順序顯現(而并不一定表現為物理上的移動),也可以在特殊情況下不按照這種順序顯現——有時排在后面位置價值的(或者性質)提前顯現;有時已經顯現了后面位置價值(或者性質)的文件,又重新顯現本來排在前面位置的價值(性質)。在社會活動領域,這沒有什么好奇怪的。總之,文件運動并非物理運動,當然不能用物理上的時光概念去衡量。
  至于吳品才同志把上述特殊情況下的文件價值(或者性質)不按照一般次序顯現的狀況描述為文件的橫向運動,筆者以為也有道理,并非不可以。不過有一個問題值得注意:“對文件的利用按利用主體的不同可以歸納為兩大類型:一種是文件制作者和法定接受者 (第一價值主體)對文件的利用;另一種則是社會上其他用戶(第二價值主體)對文件的利用。其中只有當文件處于孕育形成期和現行期時,文件第一價值主體對文件的利用(孕育期用來計劃行將進行的活動;現行期用作進行職能活動的指令或者依據等……),才屬于形成文件的社會活動過程不可分割的組成部分。”[7]
  “其他情況下對文件的利用(不論是第二價值主體,還是第一價值主體對文件的利用),實際上都是在進行其他各種社會活動時發生的,并非形成目前這份文件的社會活動過程不可分割的組成部分。”[7] 也就是說,文件只要完成了現行階段的運動,此后階段的運動 (即所謂的半現行期和非現行期的文件運動),按照吳品才同志劃定的標準,其實都屬于橫向運動。那樣的話,就不存在文件的縱向運動了!
  正是有鑒于此,我認為在對文件運動軌跡進行界定時,只能更抽象地跳開它所依托的具體的社會實踐活動看問題,亦即只能忽略不計它究竟是在A社會活動、還是B社會活動中起作用的問題。也就是說,不需要糾纏于它的運動是縱向還是橫向的問題,只要指出它是一種線性運動就夠了。當然,這種線性運動并非直線式的,更確切的形態實際上是如鄒吉輝同志描述的那種螺旋式上升運動,因為所謂文件運動的回流或者文件現行階段的再現,已經不是歷史場景的簡單重現。所以,盡管遠在上個世紀90年代吳品才同志就向我敘述了他的正在形成之中的觀點,而我則只表示欣賞,卻始終沒有贊同吳品才同志的橫向運動論。
  我認為:不管文件是處于現行階段,還是暫存休眠期或歷史階段(即所謂的半現行、非現行階段)時,都將出現兩種情況:“一種是對文件的利用(不論是第二價值主體,還是第一價值主體對文件的利用),導致產生了新的文件;另一種則沒有導致產生新的文件。如果是前者,就開始了新的文件的新一輪運動周期②,就不能包括在本次運動周期之內了。我想,這也許就是西方學者所謂的“文件的運動過程可以同時發生在其存在的任何時空點上”吧?如果是后者,我認為它并沒有跳出本次文件運動的周期之外。但是,在這種(進行其他社會活動時利用本份文件)沒有導致產生新文件的情況之中,又可以分作兩種情況:一種是文件都僅僅用作參考或者憑證;另一種則是文件又重新用作指令、依據等現行活動(當然是新的社會活動)的工具,起現行文件的作用,重又具有現行價值。”[7] 這就是筆者與潘連根共同論述過的、文件的逆向運動;也就是吳品才同志所謂的橫向運動;而對其最確切的表述,應該是一種重又逆向進行的、最終成螺旋狀的線性運動。
  2 文件憑證價值與所謂的半現行文件
  2. 1 橫向運動論理論基礎——“文件價值三段論”簡介
  吳品才同志提出的“文件縱橫運動論”的基礎是,他認為:“無論哪種文件運動形式,在其文件運動歷程中,文件實際呈現出的價值類型無非是下列三種:即現行價值、憑證價值和歷史研究價值”。他還認為這三種價值形態是在文件運動過程中嚴格依照“現行價值→憑證價值→歷史研究價值”這樣的先后順序依次出現的,并且他還強調指出:這三種價值類型是“互相平行、互不交叉的價值類型,因此它們可以被分別用于代表特定的文件運動狀態和特定的文件運動階段。”為此,他主張以此為標準來劃分文件運動階段。具體而言劃分為:現行期(文件具有現行價值,是現行文件)→半現行期(文件具有憑證價值,是半現行文件)→非現行期(文件具有歷史研究價值,是非現行文件)。[3]
  為什么吳品才同志認為文件價值在文件運動過程中先后顯現為三種類型(現行價值→憑證價值→歷史價值)呢?對此,也就是對他的“文件價值三段論”,他的論證基本上集中在以下三點(我的歸納可能不太全面,希望指正):
  關于現行期文件:他認為此時文件只具有指揮、控制或者依據作用,不具有憑證價值,其理由仍然是現行文件內容規定的任務尚未完成,還不是真實的歷史紀錄,所以不能成為尚未完成的活動的憑證。
  關于所謂的半現行文件為什么只具有憑證價值:他在其專著《文件縱橫運動論》第61頁作了以下比較簡單的論證。首先,他引述了我在《文件運動規律研究——從新角度審視檔案學基礎理論》中的一段話:“在文件內容規定的任務、目標完成時,其現行價值消失,文件運動又推進到了另一個階段。不過此時,文件第一價值仍然占據主導地位,但它已完全不同于現行價值,不起指揮、控制作用,相反,實際上表現為參考價值和憑證價值,并且將日漸趨弱。”[8] 然后,他指出:根據他“微觀檔案”的觀點,“文件在此階段表現出的參考價值是它轉化為資料后,資料所呈現的價值,”因此他認為,“在這一運動階段屬于文件的價值形態只是憑證價值。總之,文件的半現行期始于文件現行價值的消失終于文件憑證價值的基本消失。”[3]
  關于非現行文件:他認為:這種文件不具有憑證價值:因為憑證價值是“在一定時期內(不會是無限期的)由于各種權利、義務和責任等問題而需要發揮的價值,這就是事后的查實憑證”,屬于第一價值范疇,“而非現行文件呈現出的價值形態是第二價值,它是指文件相對于形成者或者形成單位之外的用戶而呈現出的價值,由于它不是針對當事者而言的,因而不涉及有關的權利、義務和責任的問題,所以不會也無需呈現憑證價值,只能是科學的歷史研究價值。”[3] 由此,他還進一步認為,即使文件已經進入非現行期,“但其第一價值尚未完全消失,這樣的文件在需要時同樣能呈現出憑證價值”。不過他認為:由于這種憑證價值不屬于第二價值范疇,故這種非現行文件的憑證價值“本質上是由于半現行文件所引起的”,他甚至認為,這些具有憑證價值的非現行文件,實際上仍然處于半現行階段,或者說其半現行期實際上尚未結束。
  總而言之他認為:憑證價值僅僅對應于他所謂的半現行文件,現行文件和非現行文件則都不具有憑證價值,因為現行文件還不是真實的歷史紀錄,而非現行文件則是因為其具有的價值屬于第二價值范疇。
  對上述觀點,我不敢茍同。
  2. 2 憑證性是所有文件的最基本性質
  首先,我認為有必要再次回顧文件的本質。
  “文件”一詞的英語對應詞有records,document,file……等等。在文件管理和檔案學領域使用最普遍、也廣泛得到認同的、被解釋為,“文件”的術語概念則是“records”。我們都知道,“record”一詞的本來含義是“記錄”,引申開來就是“得到記錄的信息”。但是世上得到記錄的信息多種多樣,哪些“得到記錄的信息”才是在檔案學和文件管理領域得到規范并且為大眾普遍承認的“records”呢?我想,為此必須探討一個問題:人們出于什么目的要把某種社會現象規范為“文件”?
  答案很簡單:信息是任何社會活動必不可少的要素。為了更好地進行社會活動,人們必須及時、準確地收集、處理、記錄、儲存和發出必要的信息。因而人們在處理事務或者從事社會活動的過程中自然而然地需要把在這個過程中形成的和收到的信息記錄下來,作為自己進行這種社會活動的工具,既用于表達意志、規范控制行動,又便于交流傳遞。為此,創造了文件這樣一種特地、專門用來處理信息,交流和儲存信息的工具。或者說,文件自身就是一種得到記錄的信息。正因為它把事件進行過程中人們腦海中產生的、收到的以及想要對外傳送的信息真實地記錄了下來,所以它可以用作人們處理事務的工具。也正因為如此,它同時成為了上述過程的真實憑據并且日后人們也能通過這些信息確切了解現在正在進行的這種社會活動的真實場景。人們于是把這種信息命名為“文件”。所以,我在我們浙江大學信息資源管理研究所提出的電子文件元數據規范理論推導要點的第二點指出:“與其他信息資源相比,文件最獨特的價值或者作用在于其既是事務處理的工具,又能夠為形成它的社會活動提供證據和喚起相關的記憶。”[9]“正是這一價值觀念統一了文件檔案化及其保存的方法,不管文件是保存一剎那還是保存千年。”[10]
  既然如此,國際檔案界一直普遍認為,憑證性是一切文件都必然具備的最基本的屬性并且把這一點寫入了關于文件的定義。國際檔案理事會電子文件委員會在《電子文件管理指南》中明確指出:“文件是由機構或個人在其活動的開始、進行和結束過程中所產生或接收的記錄信息,該記錄信息由足以為其活動提供憑證的內容、背景和結構所組成,而不管其形式和載體如何。”西班牙等拉丁語系國家的文件定義更明確地指出文件必須具有憑證價值。比如阿根廷檔案學者L·F·比阿薩利在其于1982年出版的《檔案管理技術實用手冊》中稱“從廣義上說,凡是文字或圖形記錄下來的,無論是遺囑、簽署過的合同、簿冊、信函,還是圖片、圖表,也不論用于書寫繪制的是什么載體材料,任何一切用來闡明某個問題的憑證或物證,以及一切可以證實某個歷史事件的文字、公文、銘文、陳述等,它們都是文件。”[11] 西班牙國家檔案局在1993年頒布的國家標準,也把文件定義為:“是自然人、法人從事的公共的或者私人的職能活動事實的證明材料,它們是按照一定的材料和格式類型特征形成的。”[12] 著名的美國電子文件管理權威戴維·比爾曼更因此把他關于電子文件管理的專著,干脆定名為《電子證據——當代機構文件管理戰略》(Electronic Evidence, Strategies for Managing Records in Cotemporary Organizations)他還在該書的導論中指出,“如果在兩年前,我可能會將書名定名為《電子文件的管理》,強調檔案、文件管理人員在電子文件管理中的核心地位。在一年前,書名可能擬為《從檔案的角度管理電子文件》,旨在說明如果機構中其他成員不關注此事,檔案人員就不可能開展此項工作。一年來,我愈益認識到關鍵在于怎樣界定計算機系統中的信息是否文件——業務活動的證據。我以《電子證據》作為書名,就是為了強調一點,大多數電子數據、電子記錄或信息匯集并非文件,因為它們不能作為憑證。”上述文字充分說明,戴維·比爾曼甚至把“文件”和“證據”看作同義詞,認為凡是不能用作憑證的信息,就不是文件!
  至于吳品才同志認為現行文件不具有證據價值的問題,就不需要多說了,因為我們已經在前文中分析過,現行文件也是真實的歷史紀錄,起碼是其起草制作活動和登記分發等文書處理前期活動的證據;甚至尚未成文的草稿,在一定條件下也可以成為證據!
  2. 3 憑證價值也可屬于第二價值
  比較需要討論的是,吳品才同志認為憑證價值僅僅屬于第一價值、不屬于第二價值。對這個問題,他并沒有作詳細論證,僅僅指出:憑證價值是“在一定時期內(不會是無限期的)由于各種權利、義務和責任等問題而需要發揮的價值”所以屬于第一價值;而第二價值,“它是指文件相對于形成者或者形成單位之外的用戶而呈現出的價值,由于它不是針對當事者而言的,因而不涉及有關的權利、義務和責任的問題,所以不會也無需呈現憑證價值,只能是科學的歷史研究價值。”
  但是,第二價值都“不涉及有關的權利、義務和責任的問題”嗎?我們舉一個實際例子來分析。
  上個世紀60年代,中國和印度之間曾經因為邊界問題發生嚴重的爭執,當時筆者剛剛進入中國人民大學歷史檔案系本科學習。作為檔案專業大學生,我對我國新華社和人民日報連續公布的我國清代和民國時代的歷史檔案極感興趣,至今印象深刻。記憶中,當時公布的檔案有的是用來證明所謂的“麥克馬洪線”僅僅是英國人提出的,從未得到我國歷代政府的正式承認。這些明顯屬于非現行文件的歷史檔案,其形成者——清朝政府和北洋政府早就走入了歷史,故而這些文件不可能繼續擁有第一價值。那么請問,這些歷史檔案發揮的是什么作用?難道可以說我國政府作為檔案的第二價值利用者主體,期望這些歷史檔案發揮的作用“不涉及有關的權利、義務和責任的問題”嗎?這些歷史檔案僅僅具有歷史研究價值而沒有憑證價值嗎?事實上,我國之所以在媒體上刊登這些歷史檔案,主要是為了提供歷史憑證和法律證據,還歷史以真相,從而證明我國應該具有的權利!而并非專門為了歷史研究。就是說,雖然與“權利、義務、責任問題掛鉤”,其價值屬性仍然可以屬于第二價值。所以,謝倫伯格認為,第二價值或者從屬價值 (secondary value),也就是他所謂的檔案價值包含兩種價值:憑證價值和情報價值[4]。
  那么,能不能說這些歷史檔案仍然處于所謂的“半現行期”呢?半現行期文件的特點是什么?吳品才同志自己也認為:半現行文件的第一價值仍然占據主導地位。[3] 但是,這些歷史檔案的原形成機構——清朝政府和民國政府已經覆滅多時,又何來第一價值?!
  當然,我們并不否定,某些以明確確定權利、義務、責任等客體事物為核心的文件,其現行期時限很長,比如合同契約、財產證書、建筑物圖紙等,只要文件內容證明的事物、事務仍然存在,只要未過法律規定的有效期或者追訴期,這些文件仍然處于現行期,盡管文件的簽署者、形成者可能已經不在人世。這里當然涉及了另外一個理論問題,即應該如何站在客體的立場上確定上述特殊種類文件的現行運動階段以及應該如何確定這種類型文件的第一價值主體,這是一個值得另外研究的問題。盡管如此,也仍然可以說上述關于中印邊界爭端的歷史檔案已經進入非現行期,因為當時的文件基本上屬于外交來往文書,并沒有為此簽訂什么條約和協定。它們被我國媒體公布的主要目的,就是用來證明歷史事實,用作歷史憑證,當然也可用作法律憑證。
  其實“歷史的憑證”,是在人世間普遍得到承認的基本概念。它說明只要某種物體能夠證明歷史事實,證明某件事情確實存在,就可稱之為憑證。它可以與某種權利、義務、責任掛鉤,也可以不與它們掛鉤。比如漢代竹簡的出土,證明了孫子兵法并非只有孫武兵法,另外還有孫臏兵法。這種對歷史事實的證明,并不見得涉及權利、義務和責任。當然,歷史憑證價值與歷史研究價值是交叉概念,這也是必須承認的。總之,憑證價值也可以屬于文件第二價值,不能否定!
  2. 4 如何認識半現行文件
  那么,憑證價值與所謂的“半現行文件”又是什么關系呢?
  我認為如果承認阿根廷的巴斯克斯教授為文件現行性和現行期下的定義,那么根本不存在所謂的半現行文件。
  阿根廷的M. 巴斯克斯教授在為“現行”和“現行期”兩個詞匯下定義的時候,他所針對的“現行”這個詞匯的西班牙語原文是“Vigencia”(名詞)。根據上海外語學院編輯、上海譯文出版社出版的《簡明西漢詞典》的解釋,這個詞匯可以翻譯為:“(法律等的)現行”,“有效”和“生效”。根據《The New World English-Spanish Dictionary》的解釋,相當于英文的force,effect(不過,與英文的effect完全相對應的西班牙語詞匯是efecto, eficacia和ofectividad;與force完全對應的西班牙語詞匯則是fuerza。)。正因為如此,巴斯克斯教授指出:“現行(vigeneia)”就是“一份文件為了完成或達到其為之形成的目標而具有的法律或行政的效力或力量。”而“現行期是文件用做指揮、命令、批準、允許和傳遞信息的工具,或從一定意義上說為完成其內容規定的任務或達到其為之而形成的目標而發揮作用的階段。”[13] 很顯然,根據上述對“現行期”概念的限定,不可能存在一個過渡性的“半現行期”。因為,只要文件尚未“完成其內容規定的任務或達到其為之而形成的目標”,它就處于“現行期”;而一旦完成了“其內容規定的任務”或達到了其為之而形成的目標”,文件的“現行期”也就結束了,開始了它的“非現行期”。所以,我在與傅榮校合著的《文件運動規律研究——從新角度審視檔案學基礎理論》中,沒有承認或接受“半現行文件”的概念。
  那么又應該如何評價在歐美檔案界普遍流行、得到幾乎一致公認的“半現行文件”概念呢?為此,我認為首先應該研究分析他們在使用所謂的半現行文件概念時究竟采用什么詞匯?就西班牙語而言,在涉及現行文件、半現行文件以及非現行文件時使用的詞匯是:activo documento,semi-activo documento和inactivo documento. 翻譯成英語就是:active records,semi-active records以及non-active records. 那么,這指的是什么意思?我認為,在這里如果完全直譯的話,其實是“活躍文件”、“半活躍文件”和“非活躍文件”。它的判斷標準是文件的利用情況,亦即“利用頻率”。當然,在英語中,現行、半現行和非現行文件還可以表達為“current records,semi-current records and non-currentr ecords”。但是“current”這個詞匯,如果直譯就是“流行”。而“流行”的意思,就是使用的人多!因此,current在這里的意思應該與active一樣,實際上也表示文件的利用頻率。所以在歐美國家,如果尋求對“半現行文件”術語的解釋,一般情況下的答復是:文件在裝盒保管以后“每盒的月利用率不超過一次的文件”。
  既然如此,把西方社會的“半現行文件”概念與我國所理解的“現行文件”概念相并立,按統一標準解釋,是不科學的,完全是在誤解基礎上進行的演繹。為此,僅僅將“半現行文件”與憑證價值相對應,就更加不具有科學性,令人無法接受。
  總之,憑證價值并非“半現行文件”的專利。只要是文件,就具有憑證價值而不管其處于文件運動的哪個階段。對“半現行文件”概念自身的應用也應該慎重,起碼不能與我國的“現行文件”概念并立運用。
  綜上所述,吳品才等同志倡導的文件橫向運動論對深化發展文件運動理論做出了貢獻。但是,他據以立論的幾個基本觀點存在缺陷,本文對此進行了研討,希望能有助于澄清認識,進一步更好地發展文件運動理論。
  注釋:
  ①國際檔案界沒有一個人會否認,作為檔案保存備查的文件必須具有一定的價值,因為保存檔案的目的就是為了將來再用。
  然而,保存價值又是一個具有彈性的概念。文件只要產生了就有保存一定時間的價值(少則一剎那,多則上千年、直至永久),否則不會產生。事實上,保存在美國“文件中心”里的文件,一般都有保存相當年限的價值,但仍然被稱為“文件”。其實,反映在實踐中,我們關注的焦點可能更多地在于:文件具有什么樣的保存價值或者說具有多長時間的保存價值,才是檔案?這才是問題的核心!我國實際上認為具有保存一年以上價值的文件才能轉化為檔案,因為文件一般情況下在第二年歸檔,到那時仍有保存價值的才歸檔。美國則明確宣布,需永久保存的才是檔案;法國、西班牙等國雖然沒有明說,但根據其對檔案的定義,可以認為他們實際上規定,文件只要有助于“完成制作和積累文件所要達到的目的”,盡管只需保存一定時間,哪怕幾小時,都可以是檔案。也就是說,文件應該具有哪些保存價值或者具有多長時間的保存價值,才能成為檔案?在這方面,沒有世界各國普遍都能接受的標準。正因為如此,結論是:檔案必須具有保存價值。但是“具有保存價值”并非文件與檔案之間的本質區別和分水嶺,將其用作劃分文件與檔案的標志是不合適的。
  ②也就是遼寧大學郭建平同志所謂的“復式”線性運動。
檔案管理鄭州37~42G7檔案學何嘉蓀20062006
真實的歷史紀錄/文件檔案區分標準/文件線性運動/文件縱橫運動論/半現行文件憑證價值/文件第二價值
“真實的歷史紀錄”是現行文件和檔案的共性,并非區分文件與檔案的根本性標志。文件運動也實際上是文件先后具有多種價值并且按照一定順序顯現的社會現象,不能用物理上的時光概念去衡量,故“跳躍”、“逆行”現象是有可能存在的。現行價值、憑證價值和歷史研究價值不可能是“互相平行、互不交叉的價值類型”;憑證價值也絕對不是“半現行文件”的專利;國外的“半現行文件”概念,是根據文件利用率設定的,不能與根據阿根廷的巴斯克斯教授定義的“現行文件”概念相并立運用。
作者:檔案管理鄭州37~42G7檔案學何嘉蓀20062006
真實的歷史紀錄/文件檔案區分標準/文件線性運動/文件縱橫運動論/半現行文件憑證價值/文件第二價值
2013-09-10 21:33

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