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文件多維運動的揭示  ——沖破文件生命周期理論研究文件運動現象
文件多維運動的揭示  ——沖破文件生命周期理論研究文件運動現象
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  文件(注:本文中所用的文件或科技文件概念均為廣義文件概念。)運動理論是檔案學重要的基礎理論,也是近年來檔案學研究的一個熱點,但至今為止,無論是國內檔案界,還是國際檔案界,都似有這樣一種認識:文件運動理論與文件生命周期理論相等同。提起文件運動理論就想到文件生命周期理論,似乎文件生命周期理論描述了文件運動的全部。雖然我國的“檔案形成與運動規律”客觀上也揭示和描述了文件運動的情形,但與此同時,幾乎所有的我國檔案學者都認為,我國的“檔案形成與運動規律”與文件生命周期理論在本質上是一致的,具有異曲同工之妙,或者更確切地說,我國的“檔案形成與運動規律”揭示和描述了文件生命周期理論的相關內容或說部分內容,并無特別之處。但筆者認為,文件運動形式是豐富的,絕不僅限于文件生命周期理論所描述的情形,文件運動形式除文件生命周期理論揭示和描述的以外,還客觀存在有其它類型的文件運動形式,為此,我們必須沖破文件生命周期理論去研究文件運動現象,如果我們始終囿于文件生命周期理論的范疇去研究文件運動現象,那么必然會得出一些無法自圓其說的結論,如文件運動的回流等,或者根本無法清晰地解釋檔案工作實踐中的一些現象。
   一、文件生命周期理論只揭示和描述了文件縱向運動現象
  我們知道,文件生命周期理論揭示和描述文件運動現象的基本內容可概括為以下三點:一是文件從其形成到最后銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程,即文件運動具有整體性特點;二是文件在全部生命過程中因先后表現出不同的作用和價值,使其整個生命周期可以劃分為不同的運動階段,即文件運動具有階段性特點;三是在不同的運動階段中,應根據文件的不同特性,采用各自適宜的存放地點和管理方式,即每一文件運動階段內各要素有著內在聯系的特點。文件生命周期理論揭示和描述文件運動現象的思想基礎是系統思維,在系統思維的支配下,產生形成了廣義文件概念和文件生命周期概念,最終揭示出文件運動具有整體性特點,而根據文件在生命運動全過程中先后呈現出:現行價值→憑證價值→歷史研究價值,就可以把文件的整個生命周期相應地劃分為文件的現行期、半現行期和非現行期三個運動階段,由此揭示出文件運動具有階段性特點,以及在不同運動階段內,我們應采用各自適宜的存放地點和管理方式來處置文件,由此揭示出每一文件運動階段內各要素間有著內在聯系的特點。
  文件生命周期理論雖然目前作為文件運動理論的典型代表在世界許多國家的檔案學界廣為流傳,但筆者認為,文件生命周期理論本質上只揭示和描述了相對于文件形成活動(假設為A活動)而言的文件運動情形,因為它指出:首先由呈現現行價值的A活動的現行文件運動至一定時候轉化為呈現憑證價值的A活動的半現行文件,而后,A活動的半現行文件運動至一定時候可能再進一步轉化為呈現科學的歷史研究價值的A活動的非現行文件,這種文件運動情形,顯然它所刻畫的只是文件向縱深方向發展的運動情形,即文件縱向運動,因此,筆者認為,文件生命周期理論又可稱為文件縱向運動理論,它所揭示和描述的是文件縱向運動的規律。
  當然,文件生命周期理論雖然只揭示和描述了文件縱向運動的情形,但這種形式的文件運動不僅是所有文件共同擁有的運動形式,具有普遍性,而且極其重要,因此,它理應是文件運動理論中的重要內容。
   二、文件橫向運動的客觀性
  從文件生命周期理論所刻畫的文件運動情形中,我們明顯看到,它之所以能將整個文件生命周期劃分為三個不同的運動階段,一個前提條件是文件在其生命運動全過程中先后呈現出:現行價值→憑證價值→歷史研究價值。應該講,通常情況下,文件形成后的價值形態呈現及其變化規律就是如此,不論文件載體類型、記錄方式、文件本身種類和形成地區、形成國家如何不同,只是這種文件形成后的價值形態呈現及其變化規律是抽象的、一般的和總體的,并不是針對具體的某一份文件的,因為對具體的文件來說,有的在完成了形成時所賦予的現行使命(即實現了現行價值)后就不再能呈現任何類型價值;有的在這以后還能在一定時期內對形成者或形成單位(即當事人或當事者)呈現出憑證價值,但卻不能呈現出科學的歷史研究價值;而有的則除以上兩種價值類型外,最后還能對形成者或形成單位之外的廣大社會公眾用戶呈現出科學的歷史研究價值,那么,文件形成后的價值形態呈現及其變化規律是否絕對都是如此呢?答案是否定的。
  一個最典型的例子便是科技文件,因為我們知道,出于科技活動開展需要而形成的現行科技文件在實現其現行價值,轉化為科技檔案后,多數科技檔案仍能呈現出現行價值。科技檔案現行價值的呈現,既不是現行科技文件的超前歸檔所導致,也不是現行科技文件轉化為科技檔案后的繼續呈現,而是現行科技文件完成現行使命,成為形成活動真實的歷史記錄后,在現實科技活動的開展中所起的依據作用,并且科技檔案的現行價值既可能是對形成單位的,也可能是對形成單位之外用戶的,即既可是第一價值的,也可是第二價值的,另外,這種第一價值和第二價值的呈現通常不是先后呈現和此起彼伏的,而是可以同時發生的。由此可見,科技文件形成后其生命運動過程中價值形態的呈現及其變化情形有其特殊性。
  那么,這種早巳成為科技活動真實歷史記錄的科技檔案對現實科技活動開展所起的依據作用說明了什么呢?根據事物呈現的功能與作用是事物擁有屬性的外在表征的觀點,筆者認為,科技檔案現行價值的呈現本質上是科技檔案轉化為現行科技文件后呈現出的價值形態,只不過這種轉化是在先后開展的兩個不同且又相關的科技活動間進行的,即A科技活動的科技檔案轉化為B科技活動的現行科技文件,故稱為文件橫向運動,這里的B科技活動可以是本單位的,也可以是外單位的,可以是A科技活動的延續科技活動,如基建工程的改建、產品的更新改進、設備的技術改造等,也可以是不同于A科技活動的同專業、同類型的或不同專業、不同類型的科技活動,因此,文件橫向運動是客觀存在的。
  當然,科技文件橫向運動的存在并不表明所有的科技檔案都能轉化為現行科技文件,因為這種轉化是有條件的,具體為:科技檔案必須能呈現現行價值,而事實情況是,并非所有的科技檔案都能呈現現行價值。
  還有,由于我國的檔案概念外延實質等同于文件縱向運動中的半現行文件與非現行文件之和,科技檔案概念也同樣如此,因此,科技檔案能轉化為現行科技文件應該表明,不僅半現行科技文件能轉化為現行科技文件,而且非現行科技文件也能轉化為現行科技文件。事實也確實如此。如當我們要恢復某一古建筑時,假如我們擁有能真實反映該古建筑的圖樣,則這種可用于科學歷史研究的圖樣顯然可作為古建筑恢復建設的依據,呈現出現行性;又如,反映古代宮廷美味佳肴的各類膳單,我們可以據此進行再次烹調,隨著市場經濟的推行和人民生活水平的不斷提高,開發利用古代宮廷美味佳肴的各類食譜,據此制作出過去僅限達官貴人享用的食品,使其大眾化,已成為當今社會的一種時尚。如目前已經過國家審定通過的保健食品“龜齡酒”、“代茶飲”等,它們都是根據清宮秘方原方配制而成的,并已投入市場。此外,宮廷護膚品配方、御藥品配方、宮廷服飾圖樣等均可再次呈現現行價值,凡此種種都說明了,早巳進入非現行期,能呈現出科學歷史研究價值的非現行科技文件,仍可以再次呈現出現行性,轉化為現行科技文件。當然,總體而言,半現行科技文件在轉化頻率上要比非現行科技文件高得多。
  現行科技文件在一定條件下能轉化為科技檔案,科技檔案在一定條件下也能轉化為現行科技文件,這是否表明現行科技文件與科技檔案間的轉化是可逆的呢?筆者認為,這種轉化是不可逆的,因為現行科技文件轉化為科技檔案是A科技活動的現行科技文件轉化為A科技活動的科技檔案,而科技檔案轉化為現行科技文件則是A科技活動的科技檔案轉化為B科技活動的現行科技文件,不是轉化為A科技活動的現行科技文件,對逝去的A科技活動來說,該科技文件永遠是它真實的歷史記錄,不可能再成為它的現行科技文件,因為 文件價值形態變化規律及文件縱橫運動圖解如下:
  附圖G7M601.JPG
  歷史是不能倒退的,逝去的將永遠逝去。
  科技文件能夠發生橫向運動不是說明科技文件只能發生橫向運動,科技文件首先也能發生縱向運動,這是因為,科技文件同其它文件一樣,形成后首先是實現其現行價值,之后成為形成活動真實的歷史記錄,而后還可能呈現出憑證價值和科學的歷史研究價值,這就是我們所說的,文件縱向運動是所有文件共同擁有的文件運動形式。由此可見,科技文件運動情形是復雜多樣的,實際上,這是由于科技文件價值形態變化情形的多樣化所決定的。
  應該注意的是,客觀擁有橫向運動形式的文件并不僅限于科技文件,此外,還有不少文件都既擁有縱向運動,又擁有橫向運動,如部分社科成果文件、管理性文件、干部人事、商標、工商戶、用戶、戶籍、各種資質證書等文件以及其它有關文件等,但相對而言,科技文件的橫向運動發生最為典型、最為頻繁,所以,我們在揭示和描述文件橫向運動時首先從科技文件入手進行。另外,文件橫向運動除半現行文件和非現行文件外,有些現行文件也能發生,如有的現行文件一經形成便不僅能對自身的形成活動呈現出現行價值,而且也能對形成活動之外的同類或相關活動呈現出現行價值。對于文件運動的這種特性,我們應采取完全不同的策略和態度,有的我們要大力促成其現行價值的呈現,而有的我們則要嚴格抑制這類現行價值的發生。
   三、文件多維運動的揭示
  文件生命周期理論揭示的是所有文件共同擁有的文件縱向運動,是定向的、單向的、線性的,而文件運動除此之外還有橫向運動,縱橫運動在平面上顯然就構成了二維運動,但文件橫向運動可以是不定向,許多文件在發生橫向運動時,或者說在呈現現行價值時,所針對的對象可能是完全不同的,不論是現行文件、半現行文件,還是非現行文件可能都如此。如不少科技檔案在呈現現行價值時,不僅能對同類型、同專業和對口的科技活動,而且也能對不同類型、不同專業和不對口的科技活動,地質檔案、氣象檔案和多數科技成果檔案等便是典型的反映。這就是說,文件橫向運動不限于一維的,可以是二維、三維甚至多維的,這便是文件多維運動,因此,文件橫向運動的揭示實際就是文件多維運動的揭示。(如圖示)
  附圖G7M602.JPG
  用不同方向的空間軸來表示不同類型或者說本身帶有不同方向的文件橫向運動,這種方法是完全適宜的,也是恰當的,理論上立體坐標系中不同方向的空間軸數量是無限的(注:在為圍繞時間軸一周三百六十度范圍內的無數個方向上均可。),因此,任何一個立體坐標系總可以滿足表達多個方向上文件發生橫向運動的需要,上述圖中只是為了簡便起見,我們才只用一個空間軸來表示文件相對于非對口B活動所發生的橫向運動,實際上我們完全可以用多個空間軸數來表達文件在多個方向上發生橫向運動的情形,讓空間軸數量與文件發生橫向運動的方向數一致。由于文件橫向運動并不是簡單的一維運動(注:也可以是一維運動,即只在同專業、同類型的活動之間發生,吳現出現行價值。),它可能展示為多個方向上的運動情形,即呈現出多維性,再加上定向的文件縱向運動形式,因此,文件多維運動是客觀存在的。
  運用文件橫向運動理論或多維運動理論可以說明,文件縱向運動不僅必須按部就班地逐個前行,而且也只能順向前行,不能回流,所謂文件運動的回流實質是文件橫向運動或多維運動的發生,另外,運用這一理論還可以說明檔案工作實踐中的許多現象,這就是文件多維運動理論的應用研究問題,限于篇幅,在此不再敘述。
北京檔案17~19G7檔案學吳品才20022002吳品才 蘇州大學檔案系 作者:北京檔案17~19G7檔案學吳品才20022002
2013-09-10 21:36

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