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文件運動理論模型初探    ——文件運動理論研究之二
文件運動理論模型初探    ——文件運動理論研究之二
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    我們在《文件連續體理論與文件生命周期理論——文件運動理論研究之一》①中已經指出,目前在西方國家流行的文件連續體理論并不能否定中國版本的新文件生命周期理論。然而,文件生命周期理論描述的并非文件運動規律的全部,為此有必要借鑒文件連續體理論,對整個文件運動理論做更進一步的全面探索。
    何嘉蓀等一批中國學者已經在文件運動理論研究方面獲得了一些成果。本文將進一步解釋、發展他們的研究成果,使全宗理論、文件生命周期理論、文件價值理論和檔案信息服務理論中的相關概念有機地架構在同一個多維化模型之中,使文件運動理論的研究具有直觀的模型基礎。該理論模型借鑒吸收了文件連續體理論模型的基本內容②,不僅能大致包容文件連續體理論的核心觀點,而且能更貼近文件管理與檔案工作實踐。
      1.文件運動理論模型描述
    本文采用大文件概念,認為檔案僅僅是文件的特定運動階段;與此相應,檔案管理也僅僅是文件管理的特定階段,它被包容在(大)文件管理之中。
    文件運動理論模型主要依據何嘉蓀的下述觀點進行設計:文件作為人類社會活動的副產品和歷史記錄,是有機地聯系在一起組成一定的群體向前運動,經歷若干階段而到達自己生命的終點的。因此,文件的運動具有整體性與階段性相結合的特點;文件運動不是個體運動,而是群體運動;文件運動是一種矛盾運動,矛盾雙方既對立又統一的關系,是其運動的內在動力③。
    由此出發,我們將文件運動理論的整體模型歸納成圖1:
    附圖G7O203.JPG
    圖1 文件運動理論模型示意圖
    該模型具有三類結構要素:軸(Axis)、維(Dimension)和域(Field),軸用從一個核心按等度夾角散開的射線表示,維用同心圓表示,域是軸和維交織成的區域。
    文件運動理論模型的核心是文件。三根軸分別標志文件運動中起決定作用的要素:文件賴以形成的社會活動(處理事務的活動一事務處理軸);文件的形成者來源(來源特性軸),文件在運動過程中存在的形態(群體運動形態軸)。文件從形成以后直到最后銷毀或者永久保存,其所具有的價值隨時間的延續發生變化依次形成三個維度:第一維:現行價值形成維(簡稱現行維),應該指出在文件現行價值形成的同時,文件還具有第一價值和第二價值,現行價值實際上是文件第一價值在此時的具體體現,因而它(第一價值)必然占據主導地位;第二維:第一價值和第二價值此消彼長過渡維(簡稱過渡維);第三維:社會價值維,亦即表達第二價值已經占據主導地位的維度。文件運動理論模型的三個維度依次展現文件運動過程中的價值變化和事實上存在的運動階段。軸和維之間的區域分別成為管理域、證據域和服務域,是文件管理(Archival records management)實踐的體現。
    整個模型以主客體相互作用理論為基礎,形成既適用于解釋(包括傳統載體文件和電子文件在內的)文件的運動規律,又對檔案工作實踐具有較強解釋能力和實用價值的理論模型。
      2.文件運動理論模型的直觀解釋
    為便于應用,對文件運動理論模型的直觀內容解釋如下:
      2.1 軸(Axis)
    文件運動理論模型包含三根特征軸,即事務處理特征軸(Transactional Axis)、來源特性軸(Identity Axis)和群體運動形態軸(Modality Axis),描述了文件在運動過程中三個方面的特性:
    事務處理特征軸(Transactional Axis)表現的是形成文件的社會活動。文件正是在人們處理特定事務的過程中自然而然地形成的。對這種社會活動加以解析可以發現,從最徽觀層次而言它首先是由個人或者由人組成的群體進行的行動(Action);而若干人們進行的行動(Actions)可以構成職能活動(Functional activity),其中既有以機構主體為核心進行的職能活動,也有由若平機構主體共同參與的、以特定事物為核心的職能活動;更進一步,這些職能活動最終構成了具有特定目標(Purposes)的、跨越于所有機構之上的社會活動(Social activity)。
    來源特征軸(Identity Axis)表現的是文件的形成者來源。文件從總體上說都采源于人們的社會活動。然而,由于這些活動都是由具體的個人或者由他們組成的群體分別承担的,傳統上也就狹義地認為:文件的來源是具體的個人或者由其組成的群體。形成者來源軸描述的就是不同層次文件及其組合的不同形成者來源(狹義的來源)。第一層次是文件制作者(Creator),其中既包括個人制作者,也包括集體制作者,比如機構內的部門(Department);第二層次是由若干(個人或者集體)文件制作者組合而成的相對獨立的機構(Organization);第三層次則是由各種機構和個人組合而成的整個社會(Society)。
    群體運動形態軸(Modality Axis)指文件運動過程中在不同階段所表現的群體運動形態特征。文件之間具有有機關聯性,這使得文件必然組成群體運動。故而單體文件在“制作者”處理事務的“行動”中形成后,一般即與具有密切有機聯系的相關文件組合在一起,構成最低層次的文件群體——案卷(File)或者其異化形態。④同時又進一步構成文件全宗(Records Fonds),最后成為檔案全宗(Archives Fonds)。而群體運動形態軸就表現了這一運動變化過程,它體現了文件從形成到最后消亡或永久保存過程中,文件呈群體狀運動的特點。其中應該說明的是:文件全宗和檔案全宗僅僅是總體概念,它們的具體形態分別是以主體為核心的“主體文件全宗”、“主體檔案全宗”和以客體為核心的“客體文件全宗”、“客體檔案全宗”。
      2.2 維(Dimension)
    本模型根據文件在運動過程中的價值變化,用三個維度,分三個層次描述文件的運動過程。
    第一層,現行維(即現行價值形成維)。文件制作者(Creator)根據自身、集體或社會的需要付諸行動(Action),經過孕育、計劃,最終制作形成進行本次行動必需的工具——文件(Records)。文件必然與產生它的具體行動以及所有在這次具體行動中產生的其他文件具有密切的有機聯系,因而自然地構成最微觀層次的有機群體——案卷(File)進行運動。文件從形成之初即具有第一價值,也具有第二價值,但是此時第一價值必然居于主導地位。現行價值則為文件第一價值在文件現行期的具體體現。“現行維”標志著文件運動進入了現行期。
    應該指出,當人們作為文件制作者開始采取行動、計劃制作形成文件的時候,他們往往可能已經組織在特定的、具有相對獨立性的機構內(廣而言之,家庭也是一種特殊的“機構”)進行活動了,這種活動也就合成在一起構成了特定的職能活動;與此同時,組織在特定機構內的文件制作者也是整個社會的成員,他們進行的各種職能活動也同時構成了整個社會的活動;并且他們所形成的文件也不僅自然地構成有機的群體——案卷,而且案卷也必然置身子相關的文件全宗之中。然而,此時對于文件運動的原初狀態而言,必然首先是由具體的文件制作者進行的微觀層次的具體行動(Action)和由此形成的具體的案卷。這是本階段文件運動的重心所在。也就是說,雖然從另一個角度觀察,由特定機構進行的具有相對獨立性的職能活動,在文件處于現行階段時已經開始進行;由此產生的文件全宗也在此時已經開始形成。但是,此時的職能活動和文件全宗都還不完整,還不能認作文件運動已經推進到特定階段的標志。
    第二層,過渡維(即第一價值、第二價值此消彼長過渡維)。當文件內容規定的任務完成,或者文件內容規定的目標達到,文件的“現行期”宣告結束,現行價值亦同時消失,文件于是運動進入“暫存期”(Precaution term)。“過渡維”是這一時期開始的標志。此時文件的第一價值仍然占據主導地位,但同時它也逐漸趨弱;而文件的第二價值則逐漸增強,兩者此消彼長,形成一種過渡局面。與此同時,對于文件運動而言,由于文件價值出現的變化,其重心已經遷移到由文件制作者(Creator)組合而成的、具有相對獨立性的機構(Organization)所進行的、特定的社會職能活動上了;或者可以這樣說,只有當文件運動推進到這一階段,對相對獨立機構進行的相對獨立的職能活動的觀察才趨于完整。不過,這種職能活動(Functional activity),有的是一個相對獨立的機構獨自承担進行的;有的則是由若干機構共同參與合作進行的。與此相應,文件運動的重心也就遷移到了相對宏觀的層次—— “文件全宗”(Records Fonds)繼續進行的運動,或者說直到此時文件全宗的構成才相對完整。其中以相對獨立的機構(Organization)為核心構成的文件全宗,可以稱為“主體文件全宗”;以相對獨立的項目(Program),即由若干機構共同參與的相對獨立的社會活動為核心構成的文件全宗,可以稱為“客體文件全宗”。
    第三層,社會價值維,亦即第二價值主導維。隨時日推移,文件第一價值逐漸減小以至可以忽略不計;文件第二價值,也就是社會價值開始占據主導地位,文件運動進入“歷史期”。“社會價值維”是文件第二價值開始居于主導地位的標志。此時,文件運動的重心遷移到了更加宏觀的層次,文件已經可以看作是超越于所有機構和項目之上、由整個社會(Society)共同進行、具有特定目標(Purpose)的社會活動(Social activity)的共同產物,它自身也就主要組織在眾多“檔案全宗”(Archive Fonds)之中持續地運動,它們之中既有主體檔案全宗,也有客體檔案全宗。
      2.3 域(Field)
    文件運動過程中各種因素之間存在著特定的內在聯系,故在不同的運動階段中,應根據文件的不同特點,采用適宜的存放和管理方法⑤。為此文件運動理論模型引進了域的概念,將文件管理(包括檔案管理在內)實踐及其后果抽象為三個主域:管理域、服務域和證據域。事實上無論是電子文件還是傳統文件,在管理問題及其后果方面都可以抽象為這三個主域。
    2.3.1 管理域:是群體運動形態軸和形成者來源軸之間的區域,體現的是文件的管理“領域”。文件運動理論模型的維又將管理域劃分為四個子域,即孕育形成制作域(Creation)、捕獲域(Capture)、組織域(Organization)和保管域(Keeping)。
    孕育制作形成域(Conception & Creation Field,簡稱為Creation)表達的是,文件制作者從設想、設計,到最終草擬、制作、正式形成文件的過程。它同時也是一個研究、計劃、籌措、規范管理行為和積累、記錄信息,表達思想、意圖,最后使文件正式生效、賦予其現行價值的過程。在這個過程中存在兩種管理行為,其一為:人們對自己的“文件管理行為”或“文件管理平臺”(也就是文件管理系統)的設計;其二則為:文件制作者對文件的產生所進行的“計劃”和制作,即根據需要計劃行將進行的活動,同時借助文件管理系統,將自己計劃將要進行活動的思想、研究結果、意圖等,按事先設定的程序,記錄于基本上事先設定的載體之上。于是文件的雛形——一些片段文字、未定型的圖形、編寫提綱、草稿等開始問世。應該指出,這些文件雛形對其形成者而言,已經具備第一價值,但又(因尚未正式簽署形成,還不具備法定效用)不具備現行價值⑥。
    文件一經形成,立即被文件保管系統捕獲而進入捕獲域(Capture Field),就是說文件是在進入現行期的同時得到鑒別(Identification)、 鑒定(Appraisal)和捕獲并且構建為“案卷”的,這可以確保其原始性、真實性、完整性和證據價值。應該指出,文件在構建為案卷時已經需要預先考慮其日后組建在文件全宗和相關“系列”(series)中的問題。但是,由于此時文件具有現行價值,管理工作的重點必然是組合在案卷之中的,作為處理現行事務工具的文件。
    隨著文件現行價值消失,在要求其留存下來成為歷史憑據的同時,文件進一步得到組織,在組織域(Organize Field)正式組織成為相對較為完整的文件全宗。這種文件全宗,又可以視需要分成兩種組織形式:一種是以文件的主體形成機構所進行的職能活動為核心的“主體文件全宗”,成為這種職能活動留下的集體記憶;另一種是以由若干機構共同參與進行的相對獨立的社會活動項目(Program)為核心的“客體文件全宗”,成為該項目構成的職能活動留下的集體記憶。
    最后,當文件的第二價值居于主導地位時,文件進入保管域(Keeping Field)成為檔案全宗和檔案全宗群(Archives Fonds),構成整個社會的記憶(Social Memory)和財富。
    2.3.2 證據域:是形成者來源軸和事務處理特征軸之間的區域,體現的是文件構成的人類活動的證據和記憶“領域”。
    文件運動理論模型的“維”又將證據域劃分為四個子域:軌跡域(Traces);證據域(Evidences);集體記憶域(Collection Memory),其中又可以區分為“主體機構記憶”和“客體項目記憶”;最后為社會記憶域(Social Memory)。
    軌跡域(Traces)表達的是文件制作者在形成文件的過程中形成的各種行為的軌跡,這些軌跡記錄了文件制作者研究、計劃、籌措、規范管理行為和積累、記錄信息,表達思想、意圖的過程,是反映形成文件的活動的第一批尚處于雛形階段的證據線索。
    文件一經正式生效,它就成了反映形成它的人類社會活動的最有效的證據。一個科學合理的文件保管系統能夠記錄文件制作者的行為軌跡,并將這些行為軌跡和文件一起納入文件保管系統之中,和文件一起成為能夠提供證據的信息記錄(an evidential record),即構成能夠證明這一活動過程的證據(Evidences)。
    隨著文件的現行價值消失,文件的第一價值雖然仍占據著主導地位,但是第一價值與第二價值已經開始此消彼長。與此同時,這些信息記錄也進一步在文件保管系統中得到整合,組成文件全宗,作為集體記憶(Collection Memory)得到保存和管理,為人們服務。這些集體記憶出于管理和對外服務上的要求,或從最優化管理的角度出發,又可以區分為“主體機構記憶”和“客體項目記憶”兩種。
    當文件第二價值占據主導地泣后,文件就不再僅僅主要為機構和某些社會活動項目服務,而成為整個社會的寶貴財富。于是在個別機構或者項目中形成的集體記憶,最終成為整個社會的記憶(Social Memory)。
    2.3.3 服務域:是群體運動形態軸和事務處理特征軸之間的區域,體現的是文件“服務領域”。文件的形成和運動,其最終目標就是“服務于人類的需要”。在文件整個生命周期里,文件為人們提供的“服務”是有區別的。根據維度的變化,這種服務體現在四個服務子域之中:孕育服務域(Conception Service)、行政服務域(Administrative Service)、參考服務域(References Service)和社會文化服務域(Social & Cultural Service)。
    孕育服務域:文件在孕育、制作過程中,會形成一些片段文字、未定型的圖形、編寫提綱、草稿等信息記錄,這些信息記錄將為文件形成者或形成部門進一步制作文件,使之能夠正式生效(或者因為不符合要求而予以刪除)提供服務,已經體現了文件的“第一價值”。
    隨著文件的簽署生效,文件具備現行價值而發揮“指揮、命令、批準、允許和傳遞交流信息”等文件內容規定的任務和目標所要求發揮的現行作用,文件也因而進入行政服務域(Administrative Service)。此時,文件主要為其制作者和法定接受者提供現行服務。它對其制作者而言具有傳遞、控制功能;對于接受者而言則具有依據功能。與此同時,由于文件已經具有第二價值,在這一服務域內,也存在著尚不夠充分的為社會大眾的服務,但并不占據主導地位。
    隨著文件運動到過渡維,文件的現行作用和現行價值消失。此時文件第一價值仍然占據主導地位,但是已經開始逐漸減弱,而第二價值逐漸增強。文件的服務也就從“行政服務(Administrative Scrvice)”演變為“參考服務(References Service)”。也就是說在此服務子域,文件對其制作者和法定接受者已經不起傳遞、控制或依據作用,而演變為起參考憑證作用;同時,文件也繼續為社會大眾提供著尚不夠充分的服務,并且這種服務具有越來越增強的趨勢。
    最后,文件的第二價值完全占據主導地位,文件最終成為全社會共有的記憶,而文件的服務對象也由主要面向部分機構、人群而變為主要面向整個社會,此時文件將主要作為社會文化信息,為整個社會提供社會性科學文化服務(Social & Cultural Service)。
    文件運動理論模型的域分析是文件(既包括電子文件,也包括傳統文件)管理實踐的具體抽象,它可以覆蓋文件的整個運動過程,強調文件管理的連續性,強調文件在事務處理過程中形成的證據或人類記憶,同時也強調文件的服務,具有很強的指導實踐的作用。
      3.小結
    以上是我們構想的文件運動理論模型。對其深層機理的分析以及該模型與文件連續體模型的比較研究,限于篇幅,將在下一篇文章中奉獻給讀者。我們認為,本文提出的模型正如著名哲學家皮亞杰所說,構成了一個良好的結構⑦,具有文件運動規律與文件管理和服務模式相結合的性質,也有良好的哲學基礎,可以用來指導檔案工作實踐。當然,我們的設想還非常粗淺,肯定不夠細密、周全,訛誤之處在所難免,歡迎學界同仁和廣大檔案工作者批評指正,使本模型得以進一步完善,以有利于檔案學基礎理論建設檔案學通訊京18~22G7檔案學何嘉蓀/葉鷹/金更20042004本文采用大文件概念。用軸、維、域三類元素建立了一個文件運動理論模型。整個模型以主客體相互作用的價值理論為基礎,由三個軸向、三個維度和三個區域綜合構成。通過對模型的直觀解釋,對包括檔案工作在內的文件管理實踐進行了初步說明,體現了理論模型的實用價值。文件運動理論/文件運動模型/文件生命周期/全宗/雙重價值/文件連續體/檔案學理論本文為中山大學人文社科基金項目重大課題《電子文件的安全性及法律效力問題研究》的階段性成果羅峰
    羅峰 男(1972-)上海行政學院行政學教研部講師。  Liu Zhiyong
  (School of Art & Social Science, University of Electronic Science & Technology, Chengdu 610054, China)The article thinks that in information era, double-sets archives management has necessity and rationality to exist. However, it is conditional. Only important archives need double-sets system management. Double-sets system management for all archives is not only unnecessary but also harmful.何嘉蓀,浙江大學信息資源管理研究所所長,檔案學教授(杭州市,郵編:310028) 浙江大學信息資源管理研究所
    葉鷹,浙江大學信息資源管理研究所副所長,浙江大學人文學院信息資源管理系主任,哲學博士,情報學教授(杭州市,郵編:310028) 浙江大學信息資源管理研究所
    金更達,浙江大學信息資源管理研究所在職研究生,浙江大學圖書館副研宄館員(杭州市,郵編:310028) 浙江大學信息資源管理研究 作者:檔案學通訊京18~22G7檔案學何嘉蓀/葉鷹/金更20042004本文采用大文件概念。用軸、維、域三類元素建立了一個文件運動理論模型。整個模型以主客體相互作用的價值理論為基礎,由三個軸向、三個維度和三個區域綜合構成。通過對模型的直觀解釋,對包括檔案工作在內的文件管理實踐進行了初步說明,體現了理論模型的實用價值。文件運動理論/文件運動模型/文件生命周期/全宗/雙重價值/文件連續體/檔案學理論本文為中山大學人文社科基金項目重大課題《電子文件的安全性及法律效力問題研究》的階段性成果羅峰
    羅峰 男(1972-)上海行政學院行政學教研部講師。
2013-09-10 21:36

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