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文件運動理論模型機理分析    ——文件運動理論研究之三
文件運動理論模型機理分析    ——文件運動理論研究之三
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    提出的文件運動模型,就是對文件運動過程中特定內在關系進行的整體描述。當然,這種描述本身還有待進一步完善和深入或者還應對其進行修改。
      一、模型反映的文件運動整體性、連續性與檔案化管理
    文件運動理論模型是一個整體。它首先以不間斷的直線軸代表具有整體性、連續性的文件運動狀態和過程,以及與之相關的、也具有整體性和連續性的形成文件的活動(即人們處理事務的活動)和進行這種活動的文件形成者。誠然,模型中同時又以三個圓形維度表達運動中文件價值出現的周期性變化,從而連帶標示了運動中的文件形態及相關的活動和與之有關的文件形成者出現的變化。但是,這并不表明文件在連續運動過程中出現了間斷,只是說明文件在運動過程中并非一成不變,而是不斷在發展變化從而更加符合人們的需要。
    文件運動的整體性決定了對文件的管理必然是一個連續的過程,構成同一個連續體或者系統,因而模型中同樣用一通到底的直線軸架構組成管理域、證和服務域,以便表達人們對文件的管理活動、活動的后果和提供文件為社會服務的活動,也是連貫的、不間斷的,具有整體性。它們在發展演進過程中出現的變化,但是這并不表明將其斷裂為不同的階段,相反它們仍然是同一個連續體中相互之間聯系緊密的組成部分。之所以如此,與文件獨特的價值和作用密切相關。
    文件最獨特的價值或作用在于其既是事務處理的工具,又能夠為形成它的社會活動提供證據和喚起相關的記憶。這可以說是關于文件的可持續價值觀念。根據這種價值觀念,必須對文件進行“檔案化管理”。“檔案化”(archiving)是電子文件問世以來,尤其是文件連續體理論創建以來,開始在西方檔案界流行的概念。筆者理解,“檔案化”就是確保并且證明文件的真實性、完整性、可靠性和長期有效性(可讀性、可理解性等),使文件有可能用作證據。據此,并非只有具備長時間保存價值的文件才應該特別予以關注,受到歸檔管理的待遇。相反,所有的哪怕只需要保存幾分鐘、幾秒鐘時間的文件都應該得到檔案化管理,否則它們無法既用作事務處理工具,又用作證據和喚起記憶。故文件連續體理論的倡導者Frank Upward等人指出,“正是這一價值觀念統一了文件檔案化及其保存的方法,不管文件是保存一剎那還是保存千年。”(注:何嘉蓀、傅榮校:《文件運動規律研究——從新角度審視檔案學基礎理論》,中國檔案出版社1999年版。)所以,對文件的整個生命周期或者說對文件運動的全過程,必須實行連續的、具有整體性的一體化全程管理,也就是我們所講的檔案化管理,不應該再人為地將之區分為“文件管理”和“檔案管理”兩個階段。
    這里需要特別指出:“檔案化管理”與“歸檔管理”是不同的概念。“檔案化”是使文件和電子文件具備成為檔案和法律證據的能力,具備了這種能力的文件才有可能歸檔,成為檔案。所以,“檔案化管理”是為使文件檔案化而采取的管理措施。“歸檔”則是把文件認定為檔案,移交檔案部門保管。
    有鑒于此,在我們的模型中文件管理活動是從文件的形成到捕獲、到組織、到保管,一以貫之,貫通到底的。就是說,檔案部門絕對不能僅僅管理所謂“歸檔保存”的文件,而是應該對整個文件運動過程施行“檔案化管理”,保證“檔案化管理”下的文件都具有能夠持續保存和利用的能力。
    “檔案化管理”問題在紙質文件等傳統載體文件時代并不突出,也顯得相對簡單,基本上可以用“歸檔管理”代替。那是因為紙質文件等傳統載體文件一旦形成,只要在歸檔的時候保證其載體的原始性就能夠確保文件的真實性、可靠性和證據價值。對電子文件而言,由于其真實性再也不可能依靠載體的原始性來確保和證明,因而“歸檔管理”已經不能再用來代替“檔案化管理”,否則歸檔以前文件的真實性無從保證。正因為如此,從管理的前端就實施“檔案化管理”的重要性是不言而喻的。
    概而言之,文件運動理論模型從總體上力圖表達的是文件運動和文件管理活動的整體性和連續性。正是這種整體性和連續性導引出了對文件運動全過程的檔案化管理。
      二、模型反映的文件群體運動與來源原則、全宗理論
    文件是適應交流、傳遞、儲存、利用信息的需要,而在各種自然人、法人處理各式各樣事務的社會活動中自然產生的,故而文件與文件形成者以及由他們進行的處理各種事務的社會活動之間存在一種共生而又對應的關系。文件的這一特點決定了它既是連接、推進這種活動的紐帶和工具,又是這種活動的真實記錄和見證。而在同一項人類社會實踐活動過程中形成的文件,即來源于這種過程的文件也就自然地構成了一個有機整體。這種有機整體當然是文件運動的基本單位。所有的文件,包括電子文件在內,都應該分別自然地存在于或組織在這些基本運動單位之中,它們既以這種基本單位為范圍,內向相關聯地運動,又以它為單元作外向整體運動。這種整體運動又由于文件形成者和由他們推進的事務處理活動的變化或發展,而在不同階段的運動過程中表現出從案卷系列到全宗的組合,以及全宗形態的變化——由主體全宗單獨存在轉變為與客體全宗并存、由文件全宗向檔案全宗的過渡。文件運動理論模型的三根特征軸,即事務處理特征軸(Transactional Axis)、形成者來源特性軸(Identity Axis)和群體運動形態軸(Modality Axis)就是這一運動特征和狀態的真實寫照,它們共同表達了文件的群體運動過程及其動因。
    其中,事務處理特征軸表達的是人們進行的社會活動,它是文件的真正來源和進行群體運動的核心;推進這種活動的社會主體為文件的形成者,構成了文件的形成者來源,由形成者來源特征軸表達;群體運動形態軸表達的則是文件運動的狀態。
    這三根特征軸相互之間又具有特定的關系。雖然文件群體運動的狀況主要由群體運動形態軸表述,但是,群體運動形態軸描述的案卷(系列)、文件全宗和檔案全宗等文件群體的發展變化又是由事務處理軸決定的,因為事務處理軸表達的是形成文件的社會實踐活動,作為文件的真正來源,正是這種社會實踐活動的發展和變化決定了文件的產生和文件進行群體運動的形態,因而處于核心地位,是文件作群體運動以及如何運動的決定性要素;形成者則為事務處理活動的推動者,故而事務處理軸所描述的形成者行動、職能活動和社會活動又是對應于形成者來源軸描述的制作者(或其群體——部門)、機構、社會三個層次的演變的。應該指出,形成者來源軸所代表的文件形成者是相對于事務處理軸所代表的社會活動影響文件群體運動形態而變化的,比如由于形成文件的社會主體價值取向不同和觀察角度不同,形成文件的社會活動也就可以因此區分為以主體為核心和以客體為核心兩種。這導致文件群體運動的具體形態也會出現主體文件全宗、客體文件全宗和主體檔案全宗、客體檔案全宗的區別。
    由此,三根特征軸也共同表達了文件作群體運動的基本原則——來源原則和全宗理論。來源原則產生之初,人們認為來源概念基本上等同于社會主體,一個檔案全宗與一個相對獨立的社會主體(在中國習慣上簡稱為一個機關)是一一對應的關系。然而,“同一社會主體”只能說是文件和檔案的狹義來源。因為,任何社會主體如果不進行社會活動,那是不會形成任何文件的。因此文件形成的真正源泉,并不是人,而是人的活動!而對于人的活動,僅僅站在活動主體,也就是文件形成者的角度進行概括并不全面;還可以站在客體的角度進行概括。故而隨著社會結構的變化、檔案種類的增多,尤其是電子文件的出現,人們逐漸發現“同一機關”不應該再成為文件來源的代名詞。在新的歷史條件下,來源原則,尤其是來源概念在保持其本質不變的基礎上得到了相應的發展——從形成者來源發展為職能來源、概念來源和廣義的來源觀。正因為如此,文件運動理論模型并不僅僅采用形成者軸反映文件的狹義來源,也描述突出了事務處理特征軸,用以反映文件的廣義來源。這樣,文件運動模型同時表達了以下兩點:既表明文件運動狀態的變化是由兩種要素——文件形成者和形成者的活動共同決定的;也反映了來源原則和全宗理論的實質,這是歷史主義在檔案學領域的充分體現。正是基于這一點,也可以說,來源原則與全宗理論是文件運動模型的理論支柱。
      三、模型反映的文件價值變化與文件運動階段和相關問題
    文件運動模型同時也以主客體相互作用的價值理論為基礎,它的三個維度:現行維、過渡維和社會價值維,主要反映文件在其生命運動過程中的價值變化。
    文件因人類信息傳遞和交流的需要而產生,又在人類社會管理活動的需要中得到發展。故在文件從生到死亦或臻于永久的過程中,其價值所反映的社會主體需求與文件客體屬性之間的矛盾及其變化構成了文件運動的內在動力和深層原因。反映到理論模型中就表現為文件價值及其變化帶動了三個維度與三個軸向和三個主域的綜合協同作用,構成了它們之間特殊的連動關系。
    文件生命周期理論認為,文件的價值變化在實際上為文件的運動過程劃分了階段。但是這種價值變化與文件形成者自身、與人們形成文件的活動和與文件群體運動的形態有什么關聯,與文件管理活動、與構成的證據和記憶以及與向社會提供文件信息服務等相互之間有什么關系,這些在文件生命周期理論中并未說得很清楚。然而,在本模型中通過維度與三根軸向和三個主域的交叉和架構,我們便可以得知它們相互之間存在的聯系。
    具體而言,我們至少可以作如下描述。
    (1)當人們開始作為個體或者集體的文件制作者采取行動,開始醞釀制作文件的時候,他們已經進入形成域(Creation)開始形成了一些草稿、提綱或者諸如此類的東西,從而留下了行動的蹤跡(Trace),它們已經具有第一價值,但是沒有現行價值。而這些“行為軌跡”也就自然而然地在文件制作者后繼的行為活動中為之提供使文件得以產生的“孕育服務”(Conception Service)。
    (2)文件一旦正式形成,一般情況下便具有了現行價值并且必然與為處理同一件事務而進行的行為活動中產生的其他文件,具有緊密的有機聯系。它們也就共同組成一個“案卷”在一起進行群體運動。這里有必要說明:我國頒布的文件歸檔整理標準,取消了案卷。然而我們認為,處理同一件具體事務中形成的文件必然構成最低層次的有機群體——案卷(注:如果為處理同一件具體事務只形成一份文件,那么一份文件一個卷。),這是不以人的主觀意志為轉移的客觀規律。這種有機群體可以有實體形態,也可以僅僅以數字化形式邏輯上存在。我國頒布的標準規定:在最低層次全宗內類別中按事由排列文件,這樣形成的實際上是形態發生了異化的實體案卷。
    總之,“案卷”(File)可以說是文件群體運動的最初形態和最微觀層次,它比較完整地構成了其制作者(Creator)為處理事務而進行的行為活動(Actions)的“證據”(Evidence),應立即由文件管理系統“捕獲”(Capture),以便確保其原始性、真實性、完整性和證據價值并且在剛剛產生它的人類現行活動中主要提供管理性服務或行政服務(Administrative Service)。這里有兩點需要說明:
    首先,為什么把構建“案卷”這樣一種也屬于信息組織的行為,不劃入“組織域”而劃入“捕獲域”?
    我們都知道,文件的構成要素為內容、背景和結構。對傳統文件而言,其內容和結構已經固定在文件的原始載體之中;一部分背景信息(比如某些文書處理信息、責任人信息等)亦如此;但是另一部分背景信息中以文件之間的歷史聯系為代表的來源信息,則只能依靠組織“案卷”等這樣的形式來捕獲和維系。這也就是為什么我國檔案界一直主張“文書處理部門立卷”的深層原因。
    對電子文件而言,這一點更加明顯。電子文件的內容特征、結構和背景信息全部要依靠元數據來記錄,這些元數據必須根據前端控制的原則,在電子文件正式形成的同時,于第一時間內與電子文件自身一起被捕獲進入文件管理系統。其中用于描述文件之間最微觀層次的有機聯系——處理同一件具體事務過程中形成的文件之間的歷史聯系的元數據,也就是所謂的“案卷級”來源信息,更必須在此時得到捕獲。其理由本文第一作者在其他關于電子文件管理的論文中已經多有說明,這里不再贅述。
    其次,具有現行價值,是文件從“孕育制作形成域”進入“捕獲域”的標準。理由很簡單,一般而言只有正式形成后具有現行價值的文件才應該和能夠得到捕獲,進入捕獲域。當然,毋庸諱言也存在個別例外情況:比如某些文件(或者圖紙)起草(設計)以后,由于種種原因并未正式生效,不具有現行價值,然而由于其記錄、反映的文件形成過程或者某些觀點、思想比較重要,這種文件經過一定的程序仍然有可能得到捕獲,作為檔案保存。不過,如果嚴加分析可以發現,所謂的“經過一定程序”也可以看作形成了另外一份具有現行價值的文件(哪怕只有一兩個字,諸如“存檔”、“同意存檔”等),而上述并未生效的文件實際上可以看作這份現行文件的附件。
    (3)隨著文件現行價值消失,第一價值從占據主導地位逐漸趨弱而第二價值逐漸增強,形成一種此消彼長的過渡局面。“過渡維”就是文件進入這一時期的標志。對于文件運動而言,由于文件價值出現的變化,其重心已經遷移到由文件制作者組合而成的、具有相對獨立性的機構(()rganization)所進行的、特定的社會職能活動上了;或者可以這樣說,只有當文件運動推進到這一階段,對相對獨立機構進行的相對獨立的職能活動的觀察才趨于完整。不過,這種職能活動(Functional activity),有的是一個相對獨立的機構獨自承担進行的,有的則是由若干機構共同參與合作進行的。與此相應,文件運動的重心也就遷移到了相對宏觀的層次——“文件全宗”(Records Fond)繼續進行的運動,或者說直到此時文件全宗的構成才相對完整;也就為人們以及由其組成的機構留下了不可磨滅的“集體記憶”(Collective Memory),并且能夠為人們在此時的活動提供“參考服務”(Reference Service)。
    與此同時,對文件的管理活動也從捕獲域推進到了“組織域”(Organization Field)。這里需要說明的是,此時的“組織”,指的是已經在“捕獲域”(通過組卷)記錄或者(通過背景信息元數據)著錄文件之間歷史聯系的基礎上,對文件信息的進一步組織。故而,對按照歷史聯系組織文件信息而言,這里的“組織”僅僅是補充性的。因為當文件處于現行階段時,很難全面認識文件之間某些超越案卷、系列(series)的有機聯系,更無法及時著錄某些屬于客體全宗級的背景信息,因而需要在此時進行補充,通過元數據著錄來進一步“組織”文件信息。
    另外,為了便于檢索和利用,在該子域對文件信息的組織還應該包括依據社會職能分工構建分類體系和組建根據用戶需要設計的專題分類體系等。之所以主要在該管理子域進行這種信息組織工作,也是因為只有當文件的第二價值開始增長時,才能更好理解文件形成者以外用戶的需要。
    總之,與文件價值鑒定不可能僅僅鑒定一次就“畢其功于一役”一樣,對文件信息的組織也不可能一次完成。
    (4)隨時日推移,文件第二價值開始占據主導地位。由于直到此時,文件對整個社會的意義才得以充分展示,并且文件的運動也進入了最后階段——歷史階段,文件運動的重心也就遷移到了更加宏觀的層次,文件已經可以看作是超越于所有機構和項目之上、由整個社會(Society)共同進行、具有特定目標(Purpose)的社會活動(Social Activity)的共同產物,它自身也就主要組織在眾多“檔案全宗”(Archive Fonds)之中持續地運動,它們之中既有主體檔案全宗、也有客體檔案全宗。
    與此同時,對文件的管理活動也推進到“保管域”,因為此時管理的重點已經由文件全宗轉化為主要針對檔案全宗和檔案全宗群,而文件全宗是一種過渡性的、還處于變動之中、仍然可以分解組合的文件群體運動形態;檔案全宗和檔案全宗群(Archives Fonds),才是穩定的、不能隨意分割的、可以長久保管的文件群體運動形態并且構成了整個社會的記憶(Social Memory)和財富,為社會大眾提供著具有最廣泛性的“社會和文化服務”(Social & Cultural Service)。
    還有一點必須特別加以說明:為社會大眾提供的社會性服務并非僅僅局限在社會文化服務域。同樣,行政服務(管理性服務或者現行服務)、參考服務也并非僅僅分別局限在相關的行政服務域(Administrative Service)和參考服務域(References Service)之內。相反,這三種服務都相互交錯地發生在各個服務子域之中;尤其是為社會大眾的社會性服務,更是在行政服務域、參考服務域和社會文化服務域都存在,只不過這種服務在行政服務域和參考服務域表現得并不充分,一般情況下不可能占據主導地位而已(特殊情況例外)。
    綜上所述,以價值及其變化為基礎的三個維度、三個軸向和三個主域的綜合協同運動構成了完整的文件運動及其系統;同時也表明:文件在運動過程中出現的價值變化與文件形成者自身、與人們形成文件的活動和與文件群體運動的形態,與文件管理活動、與構成的證據和記憶,以及與向社會提供文件信息服務等相互之間存在著一定的互動關系。正因為如此,一方面我們應該看到文件運動和對文件的管理活動具有整體性及連續性,必須將之作為一個系統對待,全面切實貫徹全程管理原則和實施前端控制,進行統一的集成管理,這無疑是一項“系統工程”;另一方面,我們也應該看到文件在運動中其價值的變化帶來的諸多方面的影響,實事求是地處理問題,比如必須看到所謂的前端控制,并非一切管理措施全部不分青紅皂白一律移至文件生命的最前端,相反有些管理措施只能在文件運動過程中逐步展開。認識這一點將有助于我們更理性地從事檔案學通訊京17~21G7檔案學何嘉蓀/陳榮紅/葉鷹20052005通過對文件運動理論模型的分析,指出文件運動的整體性與連續性必然導致對文件的“檔案化管理”,闡述“檔案化管理”與“歸檔管理”的區別;剖析文件整體運動的動因和狀態,指出來源原則和全宗理論是文件運動模型的理論支柱;探究文件價值變化及其影響下各種相關要素間的內在關系,突出模型的理論性和應用價值。文件運動理論/文件運動模型/文件價值理論/文件信息服務本文為湖北省人文社會科學基金資助。張東生/何華峰劉敏Issues of Strengthening Archival Appraisal Work for Preservation Value(CHEN Zhao-wu,ArchivaI Institute,people's University of China,Beijing,100872)何嘉蓀,浙江大學信息資源管理研究所學術委員會主任、檔案學教授;浙江大學信息資源管理研究所(杭州市,郵編310028)
    葉鷹,浙江大學信息資源管理研究所所長、浙江大學人文學院信息資源管理系主任、哲學博士、情報學教授;浙江大學信息資源管理研究所(杭州市,郵編310028)
    陳榮紅,浙江大學信息資源管理研究所02級碩士研究生。浙江大學信息資源管理研究所(杭州市,郵編310028) 作者:檔案學通訊京17~21G7檔案學何嘉蓀/陳榮紅/葉鷹20052005通過對文件運動理論模型的分析,指出文件運動的整體性與連續性必然導致對文件的“檔案化管理”,闡述“檔案化管理”與“歸檔管理”的區別;剖析文件整體運動的動因和狀態,指出來源原則和全宗理論是文件運動模型的理論支柱;探究文件價值變化及其影響下各種相關要素間的內在關系,突出模型的理論性和應用價值。文件運動理論/文件運動模型/文件價值理論/文件信息服務本文為湖北省人文社會科學基金資助。張東生/何華峰
2013-09-10 21:36

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