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文件運動理論研究中的幾個誤區
文件運動理論研究中的幾個誤區
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  文件運動理論是檔案學理論的重要內容,也是近年來世界檔案學研究的一個熱點。文件運動理論之所以能引起中外檔案界的廣泛關注,一個很重要的原因,是該理論以文件價值為切入點來研究文件和文件管理。從文件價值和文件運動的角度來研究檔案學理論和檔案工作實際,這不僅是一種研究視角和研究方法的轉變,更體現出了文件運動理論本身不可比擬的優勢,因為它能使許多檔案現象得到較為圓滿和更為充分的解釋。但筆者發現,在文件運動理論研究中我們還存在有不少誤區,這不僅給文件運動理論研究本身帶來了一定的障礙,而且也使這一理論的價值體現遜色不少,這些誤區主要有:
  一、文件生命周期理論代表了文件運動理論的全部
  二戰后,出于管理需要,美國海軍部率先建立了專門集中管理半現行文件的基地,這就是文件中心,之后經總結,提出了三階段理論,但這還不是文件生命周期理論本身,只是該理論的雛形,最后,經國外檔案學者的長期不斷努力才形成了文件生命周期理論,所以,我們常說,文件生命周期理論是文件中心建設問題經驗的高度總結,從那以后中外檔案學者對文件運動理論的研究基本都圍繞文件生命周期理論進行,文件生命周期理論也作為文件運動理論的典型代表而出現,這種客觀現實導致多數學者以為文件生命周期理論揭示和描述了文件運動理論的全部,似乎文件運動除此之外,不再有其它任何內容。
  可事實并非如此,隨著研究的不斷深入,我們發現有不少文件在形成后的價值形態變化情形與文件生命周期理論揭示的情況不相符合,它們除能按現行價值、憑證價值和科學歷史研究價值的順序呈現外,期間還能不斷地呈現出現行價值,如某些現行科技文件、半現行科技文件和非現行科技文件,它們都能對形成活動之外的B科技活動呈現出現行價值,尤其是現行科技文件和半現行科技文件,所以,我們認為,文件運動形式具有多樣性,文件生命周期理論是文件運動理論的重要內容,但它所揭示和描述的只是文件縱向運動規律的情形,文件運動除此之外還有橫向運動,甚至是多維運動,它們的運動規律自然也應是文件運動理論的組成部分。
  二、文件生命周期理論是萬能的
  文件生命周期理論自上個世紀80年代傳入我國后,在很長時間內一直有相當激烈的爭論,但有些爭論未免過分偏激,反對者全盤否定,認為不宜中國化,而肯定者不僅全面接受,且認為它是萬能的。我們認為,文件生命周期理論盡管源于西方,但它所揭示的卻是文件縱向運動的客觀規律,具有普遍性,因為文件生命周期理論描述文件運動的一個顯著特點就是根據文件呈現的價值類型來判斷文件所處的運動階段,由于文件在一個完整的生命周期中先后呈現的價值類型依次分別是現行價值、憑證價值和科學歷史研究價值,因而文件的整個縱向運動過程可以相應地被劃分為現行期、半現行期和非現行期。顯然,文件在其縱向運動過程中的這種價值形態變化及其規律,并不是西方國家的文件所特有,而是世界各國文件的普遍情形,我國的文件同樣如此,文件形成后在其全生命運動過程中所能呈現的價值類型及其變化規律同文件管理所采用的技術、國家的制度沒有關系。
  但文件生命周期理論的普遍性并不表明它是萬能的,這一理論仍然存在有一定的局限性,主要是它只揭示和描述了文件縱向運動的情形,并未給出文件運動的全部,另外,這一理論雖然對文件縱向運動明確了整體性,也強調了階段性,但體現在文件管理上,仍然是整體性(或連續性)不夠,階段性太強,以至于它對電子文件管理明顯缺乏指導力,因為電子文件管理必須實行前端控制和全程管理,必須把電子文件管理的整體性置于階段性之上,文件連續體模式正是在這一背景下才誕生的。
  三、文件運動階段與文件管理階段沒有本質區別
  在文件運動理論研究中,我們發現,有的學者常以文件先后呈現的不同價值類型來劃分文件運動階段,有的學者卻以文件管理時所采用的階段或環節或具體操作程序的不同來劃分文件運動階段,還有的甚至以文件前后的存放地點不同或管理機構不同來劃分等,這種現象在中外檔案界都存在,文件縱向運動的整個過程被劃分為三階段、四階段、五階段甚至八階段等多種不同的結果,其原因就在于此。筆者認為,這里存在的一個致命問題是對文件運動階段與文件管理階段不加區分,混為一談,以為這兩個概念沒有本質區別,常以文件管理階段作為文件運動階段來處理。事實上,文件運動階段與文件管理階段是有本質區別的,文件運動階段是表示文件同一運動狀態或呈現同一價值類型的時間跨度,而文件管理階段是表示文件處于同一存放地點和采用同一管理方式的時間跨度,多數情況下,尤其是在紙質文件時代,文件運動階段與文件管理階段是一致的,但有時這二者之間是有較大出入的,或者數量不一致,或者有錯位、交叉發生,上述五階段甚至八階段的劃分實質是文件管理階段的劃分。
  四、文件中心與文件生命周期理論存在著必然聯系
  從歷史的因素來看,是先有文件中心,后有文件生命周期理論,文件生命周期理論是文件中心建設問題經驗的高度總結,不少檔案學者因此認為,文件生命周期理論源于文件中心實踐,是文件中心實踐的理論升華,文件中心與文件生命周期理論存在著必然聯系,似乎沒有文件中心就缺乏理論的實踐基礎,也就不可能產生文件生命周期理論。可事實是,文件生命周期理論揭示的是文件運動的客觀規律,具有普遍性,在我國雖然基本沒有文件中心,但這并不影響文件生命周期理論內核的體現,現行文件與檔案關系問題的熱烈探討實質就是文件運動整體性的體現,文書檔案連鎖法的采用及文檔一體化的廣泛討論是在文件運動整體性指導下的文件管理連續性的客觀要求,文件室、檔案室和檔案館這種界線分明的管理過程則是文件運動階段性以及每一運動階段內各要素間密切關聯的重要反映,所以,沒有文件中心,文件生命周期理論的內核照樣能夠得到體現和反映,只是在我國由于觀念和體制的制約,我們過分注重了文件運動的階段性,對文件運動的整體性沒有給予必要的關心而已,這種情況直接影響到了我國檔案工作的效率。
  五、檔案價值周期與檔案生命周期理論的研究
  在文件生命周期理論的研討中,我國有些檔案學者依據我們的實際情況,提出了檔案價值周期與檔案生命周期理論的研究問題,筆者認為,這是值得商榷的,因為“周期”一詞的使用是有條件的。“周期”是指“完成了一個循環或轉了一周或一圈后所用的時間”,在科學研究中,“周期”一詞較為常用,最初主要用于物理學和天文學研究,意指“物體(或物體的一部分)、物理量完成一次振動(或振蕩)所需的時間”,或“天體(或其它物體)再度回到某一相對位置或恢復同一狀態所需的時間”。例如:行星的自轉周期、公轉周期、變星的光變周期等。可見,在物理學和天文學中,“周期”一詞都是一個時間度衡概念,它強調的是物體再度回到其初始狀態所需要的時間長短問題,即從“終點”又回到“起點”所需的時間。受此影響,國際檔案界在文件運動理論研究中,同樣也引入了“周期”概念,在廣義文件觀念的支持之下,美國檔案學者菲力蒲·布魯克斯于1940年首次創造性地提出了“文件生命周期”(Life Cycle of Records或Life Cycle of a Record)概念,之后在國際檔案界產生了相當的共鳴,這一概念同樣不是指客體再度回到其初始狀態所需要的時間長短,其含義與“工農業產品自開始生產至完成生產的全部時間”相類似,總之,“文件生命周期”概念表達的仍是一個時間跨度,它是指文件縱向運動全過程的時間跨度,國外檔案學者正是以此為基礎,經過不懈努力,創建了文件生命周期理論。
  顯然,“周期”一詞的使用是以一個相對獨立的全過程為前提的,如以過程的部分作為一個“周期”,筆者認為,這是欠妥的,因為這不僅割裂了事物之間的聯系,而且也是毫無意義的。現行文件與檔案是密切相關的,從一種客觀存在來看,它們之間擁有相同的物質、表象和信息內容,從文件運動角度來說,檔案是文件運動到特定階段的產物,亦即檔案階段是文件運動整體過程的一個部分,并且是一個不可分割的部分,所以,我國檔案界提出的檔案價值周期與檔案生命周期理論的研究問題是值得商榷的。
  六、文件生命周期理論與中國檔情間的差異表明它不宜中國化
  筆者發現,文件生命周期理論確實與我國檔案學理論和檔案工作實際存在有不相吻合甚至抵觸的地方,如中外文件、檔案概念的不同;中外文件、檔案管理體制、組織機構和管理方式的不同等,據此,我國檔案界部分學者認為,文件生命周期理論不宜中國化。但筆者以為,這種結論是武斷的、不科學的,相反,通過論證發現,這二者之間的不一致恰恰說明,我們應該而且可以利用文件生命周期理論來指導和改造我國的檔案學理論和檔案工作實際,引導我們走向科學。這其中,他們違背了邏輯演繹的一個基本常識。
  假設A與B為同屬性的元素或事物,則我們可得到以下的邏輯演繹結論:
  當A與B之間一致時,如果A不科學或說錯誤,則B必然不科學;反之,如果B不科學或說錯誤,則A也必然不科學,同樣,當A與B之間一致時,如果A科學,則B必然科學;反之,如果B科學,則A也必然科學。
  而當A與B之間不一致或說矛盾時,如果A科學,則B必然不科學,如果B科學,那么,A也必然不科學;反之,如果A不科學,則B可能科學,也可能不科學,如果B不科學,則A同樣可能科學,也可能不科學。顯然,當A與B之間不一致或說矛盾時,我們并不能無條件地簡單得出A科學與否,或B科學與否,只有當A或B的科學與否確定后,B或A的科學與否才有可能確定。
  需要注意的是,A與B之間的不一致一定表明A不等于B,但A與B之間的一致只表明A與B之間并不矛盾,卻并非表明A一定等于B,即并非表明A與B之間完全等同,此時A與B之間也可能存在著外在的差異,但內在是一致的。雖然文件中心與基層檔案管理部門顯然存有差異,但筆者認為它們在內在上是一致的,并不矛盾,因為它們都是按照文件運動的客觀規律在辦事,都是專門管理半現行文件的部門,只不過文件中心是社會化的,而檔案室是單位內部的。
  所以,文件生命周期理論與中國檔情間的差異屬于A與B之間不一致的情形,我們同樣并不能無條件地簡單得出A科學與否,或B科學與否,而通過論證,我們發現,文件生命周期理論揭示的是文件運動的客觀規律,具有普遍性,是科學的,這說明中國的檔情還存在有一定的問題。事實確實如此,我國奉行的狹義文件觀、單一的半現行文件處理機構等都是有一定缺點的,我們完全可以利用文件生命周期理論來指導和改造我國的檔案學理論和檔案工作實際。
  七、檔案室在中國,文件中心在外國
  由于文件中心率先在歐美國家得到創建,且較為普及,而我國至今為止幾乎仍單一地靠檔案室來處置半現行文件,因此,在文件中心能否在我國建設問題的討論中,不少學者以為,文件中心是外國的,檔案室是中國的,這是一種誤解。美國雖然是最早建立文件中心的國家,對此也極為肯定,且以立法形式規定了下來,但這并不是說在美國只有文件中心,沒有檔案室,現實情況是,目前美國國家政府機關60%左右的半現行文件是靠文件中心來處理的,而其余的半現行文件仍主要靠檔案室來處理,如國防部等。其實,半現行文件的管理機構是先有檔案室,后有文件中心。而在我國目前雖仍主要是檔案室,但畢竟已擁有了文件中心,且有大發展的趨勢。檔案室絕不是中國的專利,文件中心也絕不是外國獨有,建立檔案室絕不是拒絕文件中心,建立文件中心也絕不是全面否定檔案室,檔案室和文件中心都應是一個國家處置半現行文件的良好機構,它們并不互相排斥,而是可以共存的,問題的關鍵是要弄清,在什么情況下應建立文件中心,什么情況下用檔案室更好。
  八、研究文件的3%毫無意義
  文件生命周期理論告訴我們:文件在經歷了一個完整的生命周期后,它的運動過程可以被劃分為現行期、半現行期和非現行期三個階段,所呈現的價值類型應依次分別是現行價值、憑證價值和科學歷史研究價值,但我們知道,這并不是說所有的文件都經歷了或都能經歷這樣一個完整的運動過程,其實,總體只有5%~10%甚至是3%的文件才能運動至這一終點,由此,不少學者認為,研究文件的3%,而97%不被包括,這是無意義的,這顯然又是一種誤解。因為對檔案來說,文件的3%數量雖小,但卻是最珍貴的,也是我們所要的精華,可以說,這正是我們所要的100%,如果我們關心其余的97%,而忽視這3%,那顯然是不科學的,另外,正是通過對這3%的關心,我們同時也關心了其余97%的文件,只是它們的生命周期較短,時間跨度有限而已,盡管如此,這樣一種文件生命周期的組成分析仍是恰當合理的。
  九、現行文件中心也是文件中心
  現行文件利用中心是新時期中國檔案界的新生事物,是“三個代表”思想在檔案界的較好實踐,目前正呈較快發展態勢,并在探討中有不少同仁直接把它說成是文件中心,或說是新時期具有中國特色的文件中心,筆者認為,這也是不妥的。因為雖然從字面來看,現行文件中心也可簡稱為文件中心,但我們應知道,文件中心具有約定俗成的含義,它是特指管理半現行文件的中心機構,所以,現行文件利用中心不應簡稱為文件中心。
  十、文件就是指現行文件
  有的學者認為,文件生命周期理論只討論了文件的生命周期理論問題,并沒有涉及檔案的問題,這顯然是對文件生命周期理論的極大誤解,因為文件生命周期理論中的文件是廣義文件,不論載體類型、不論記錄方式,也不論呈現的價值類型,總之,是指文件縱向運動全過程的各種記錄,它包括了現行文件、包括了半現行文件和非現行文件,自然也包括了文件運動至特定階段的檔案,這里的文件絕不僅指現行文件,如果用我們的狹義文件觀去審視文件生命周期理論,或者大小文件觀交織在一起思維,那就必然會產生上述這樣的誤解。

檔案學通訊京40~G7檔案學吳品才20062006
文件運動理論/認識/誤區
本文對我國檔案界文件運動理論進行了分析和研究,提出了其中存在的問題和誤區。
作者:檔案學通訊京40~G7檔案學吳品才20062006
文件運動理論/認識/誤區
2013-09-10 21:36

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