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文件運動理論研究范圍芻議  ——“文件運動模型”再思考兼答章燕華同志之一
文件運動理論研究范圍芻議  ——“文件運動模型”再思考兼答章燕華同志之一
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  研究文件運動理論,我認為是今后有生之年應該為之付出最大精力的重要任務。2005年,我與葉鷹、金更達共同著文提出了一個文件運動模型,認為這是研究文件運動理論的重要方面。盡管這個模型還很不成熟,存在許多缺陷甚至謬誤,然而我們還是把它端了出來。之所以如此,無非是想借此拋磚引玉,引起討論!現在,在苦等一年之后,終于看到了響應的文章,倍感欣慰!中國人民大學博士研究生章燕華的文章①對我們的模型提出了質疑,我認為很有價值,引起了我的深思,使我能更好地看到自己原來思路不夠清晰,考慮問題不夠周全和存在不足之處。故此,非常感謝她的文章,也希望更多的同仁能夠參加這場討論。
  我認為章燕華的文章提出了許多問題,有的屬于原則性理論問題,有的則主要針對軸、維、域等具體設計問題。為此,我計劃主要就文件運動模型的任務、文件運動理論應否包括操作層面的理論、文件個體運動與群體運動以及檔案化管理等根本性的理論問題分兩篇文章談談自己的認識,供大家研討。今后在此基礎上再逐步討論比較具體的圖形設計問題。
  一、文件運動模型的任務
  “一個模型何能承載多重功能之重?”是章文對我們的首要質疑。她認為:我們“在構建文件運動理論模型之時模糊了文件運動規律、文件管理規律、非文件運動規律的界限,使得文件運動理論模型顯得有些‘名不副實’”。其中描述上述規律的理論屬于三個層次:“這三個層次并不是并列的而是遞進的關系,從理論的內容來說,是事物本質特性與派生方法(管理、服務),基礎層與操作層的關系。由于理論所反映的內容和層次不同,理論的穩定性呈遞減,因此將三個層次理論糅合在一起,勢必會影響整個模型對理論抽象和實踐描述的準確性和適用性。”由此章燕華指出,“構建者試圖取文件生命周期理論與文件連續體理論之長,建立包含多個檔案學重要理論的模型,希望一個模型能夠實現多重功能的主觀愿望是美好的;但事實上功能定位不清的‘巨無霸’理論將重蹈‘文件生命周期理論受挑戰’的覆轍。一個模型何能承載多重功能之重?”
  我認為章燕華提出了一個很好的問題:什么是模型應該具備的基本功能?原來我沒有重視這個問題,或者說自己的思考并不清晰。記得在文章尚未完全定稿的時候,我還曾征求葉鷹教授的意見:“我們的模型到底稱呼‘文件運動模型’,還是‘文件運動理論模型’?哪個更妥當?”很遺憾,當時沒有對這個問題展開討論就不了了之!
  其實,關于這個問題本來就有答案,只不過并不明晰。在我們撰寫的《文件運動理論模型機理分析——文件運動理論研究之三》之中,原來第一部分是專門對文件運動理論要點的總結。之所以要進行總結是因為:雖然文件運動理論的主要觀點對不少人而言已經耳熟能詳,但是卻從來沒有人將其比較系統地匯聚在一起過,或者說這是第一次對文件運動理論要點系統、簡要的闡述。然而由于篇幅的限制,文章在最終編輯刊登時整個這一段被忍痛割愛了!而其中恰恰有對模型任務的闡述。為了便于大家研究,特將文件運動理論要點重新整理刊登如下:
  在吸收文件連續體理論主要觀點的基礎上,文件運動理論的主要觀點可以作以下表述:
  (1)文件是人們在社會活動中為處理各種事務而形成并使用的,一切得到記錄的原生信息,該記錄信息由足以為其活動提供憑證的內容、背景和結構所組成,而不管其形式和載體如何。就是說,應該強調的是文件的邏輯存在形式,而不是其物理形態。
  (2)與其他信息資源相比,文件最獨特的價值或者作用在于其既是事務處理的工具,又能夠為形成它的社會活動提供證據和喚起相關的記憶。“正是這一價值觀念統一了文件檔案化及其保存的方法,不管文件是保存一剎那還是保存千年。”②
  (3)文件客體自身屬性與人們的主體需要這兩種要素之間,既構成一對矛盾,又構成一種特定的社會關系或價值關系。文件的運動,是由上述文件內在矛盾決定并推動的;文件價值也是由這一對矛盾的運動規定的。文件的運動因而與文件價值存在一種內在關系,文件價值正是文件運動到一定階段的標志。
  (4)文件的運動具有整體性與階段性相結合的特點。這種運動并非純粹的直線運動,在特定情況下也可能跳躍行進、逆行或者呈螺旋前行、甚至橫向前行狀態。文件運動的整體性決定了對文件的管理必然是一個連續的過程,構成同一個連續體或者系統工程。
  (5)一切信息資源在形成之初,都首先經歷了文件的階段。③
  (6)檔案僅僅是文件運動過程中文件特定狀態的名稱。只要客觀上有需要,文件就可以被認定為檔案,而不管其運動到什么階段,文書處理程序有否完畢,具有什么樣的價值。“按一定規律有意識保存”才是文件向檔案轉化唯一也是最重要的條件和標志。④
  正因為如此,沒有必要把對檔案概念外延和檔案運動階段的界定看做是永世不變的,而是應該隨形勢以及客觀需要的發展而發展。
  (7)文件運動不是個體運動,而是群體運動。這種群體運動可以因價值取向或觀察角度不同而區分為以主體為核心或以客體為核心的兩種形式。
  (8)文件群體運動的基本單位是全宗——人們在同一項具有相對獨立性的社會實踐活動過程中形成的文件有機整體。全宗主要為邏輯概念;其存在形式既有實體性的,也有邏輯上的,更需要關注的是其邏輯存在形式。
  (9)文件運動過程中各種要素之間存在著特定的內在聯系。以下文件運動模型,則是用圖形方式對上述文件運動過程中各種要素特定內在關系進行的描述。
  請注意,第九點指出:模型主要是對文件運動過程中各種要素相互之間特定內在關系進行的描述。在首次提出文件運動模型的文章中,我們也指出我們的目的是:“使全宗理論、文件生命周期理論、文件價值理論和檔案信息服務理論中的相關概念有機地架構在同一個多維化模型之中,使文件運動理論的研究具有直觀的模型基礎”。⑤又指出,這個模型“借鑒并吸收了文件連續體理論模型的基本內容,不僅能大致包容文件連續體理論的核心觀點,而且能更貼近文件管理與檔案工作實踐”。正是有鑒于此,我們研制的其實并非文件運動理論的模型,它實際上也并沒有很好地顯示和窮盡文件運動理論的全部要點(比如文件運動動力理論),故將模型正式定名為“文件運動模型”而不是“文件運動理論模型”才更加確切。如果像我們原來那樣,將它定名為“理論模型”,確實如章燕華所說,將三個層次的理論概括在同一個模型中并不科學。
  現在的問題是,在文件運動理論中描述文件運動過程中各種要素相互之間的關系,是否仍有必要?這種描述屬于文件運動基礎理論范疇,還是應用理論范疇?
  二、作為管理科學的基礎理論,必須解決應用問題
  我認為作為管理科學的基礎理論應該同時研究其應用問題。因此,對文件運動過程中必然涉及的各種要素相互之間錯綜復雜的關系進行描述,是文件運動理論研究過程中不可或缺的重要任務,即使對這種復雜關系的描述應該歸入管理理論或者應用理論范疇,也是需要的。
  不言而喻,基礎理論必須能夠應用于實際,否則就成了空頭理論。然而對于許多基礎理論學科而言(比如哲學、理論物理學等),只要能夠正確描繪客觀規律,其應用問題可以由其他相關的應用理論學科去完成。但是,我認為對于管理科學而言,其基礎理論是否已經描繪了客觀規律,檢驗標準在很大程度上卻要看能否解決具體操作層面的應用問題,否則這種基礎理論根本不可能被承認為科學理論而受到尊重。正因為如此,我認為某些以專門描述文件檔案領域特定現象和規律為主的理論,應該同時具有兩種成分:即既具有基礎理論部分又具有應用理論部分,并且兩者之間往往很難切割清楚,相互之間存在著千絲萬縷的聯系。就以我們檔案學理論中最具特色的來源原則和全宗理論為例,我在《文件運動規律研究——從新角度審視檔案學基礎理論》一書中將其提升為:關于文件群體運動問題的理論。而我在書中總結的文件作群體運動的規律、文件運動基本單位、來源概念、以及這種群體運動分別以主體和客體為核心進行運動的形式、全宗定義等,屬于檔案學基礎理論,因為它的研究對象是檔案領域具有普遍共性的最基本概念和基本規律;而劃分全宗的原則、方法以及關于立檔單位、立檔單元的論述,則屬于應用理論,因為它們的研究對象是檔案工作的具體方法,或者說是關于實踐工作的方法論。試想,如果我們僅僅提出廣義來源觀,卻不同時提出具體應用的方案,我們的觀點有可能被廣大檔案界同仁接受嗎?事實上,我與馮惠玲合作提出的“廣義來源觀”和“客體全宗”概念,遲遲得不到我國檔案界的普遍承認,究其原因:我認為主要就是因為“主體全宗”與“客體全宗”的外延是互相交叉的,這造成在紙質檔案管理實踐中實際上較難組建“客體全宗”。也就是說,應用問題阻礙了對基礎理論科學性的承認。直到電子文件管理登上我國的舞臺,才不再有人質疑我們提出的基礎理論概念。
  “文件生命周期理論就更是如此,只要對文件生命周期理論在西方國家與‘文件中心’相聯系的形成、發展歷史有所了解,就不會對此懷疑。面對這段歷史以及目前的發展狀況,我只想指出:在西方國家檔案界,至今普遍認為“文件生命周期”僅僅是一種將文件分階段管理的模式,而不是理論。將其明確地上升至基礎理論高度進行分析,尤其是對文件運動動力及其與文件價值的內在關系進行分析是我們中國學者的作為。”⑥也就是說,文件生命周期理論在其創建之初,僅僅是一種應用性很強的管理模式;后來才漸漸發展為描述客觀規律的理論。故而它同樣既有基礎理論,也有應用理論部分。
  不過章燕華同志認為,這樣一來該理論就“一手‘拉著’具體,一手‘牽著’抽象;一手‘拉著’實踐,一手‘牽著’理論。就文件生命周期的內容而言,既包含有對現象的描述,又包含有理論的抽象,它承担著充當具有宏觀指導意義的基礎理論以及微觀直接面向實踐的操作層面理論的雙重角色。”“為此,生命周期理論自身具有潛在的不統一性和不均衡性,并由此帶來的不穩定性才是該理論在電子文件時代受到挑戰的深層原因。”由此她認為,“真正地解決文件生命周期理論的困惑歸根到底是消除其自身的這種不穩定性。”⑦
  我認為,章燕華同志關于必須消除理論自身不穩定性的觀點是正確的,任何理論都必須去除其不穩定性!但現在的問題在于,文件生命周期理論等檔案學基礎理論的不穩定性是由什么東西造成的?我認為并非如章燕華所說那樣是由于“一手‘拉著’具體,一手‘牽著’抽象;一手‘拉著’實踐,一手‘牽著’理論”,因為任何管理科學的理論都不可能摒棄這兩手而有所偏廢。其實造成她所說的“不穩定性”的根本原因,就是她自己在同一篇文章中指出的:我們對文件生命周期理論基本觀點的概括還“不夠抽象”,或者說并非真正的“科學抽象”!
  事實上,我們在概括文件生命周期理論基本觀點的時候也注意到了這個問題,我與傅榮校概括的文件運動理論要點也逐漸有所變化。在我首次撰寫的專門關于文件運動理論的文章《文件生命周期理論及對我們的啟示》中⑧,我提出:“文件生命周期理論的要點可以概括為三句話:從現行文件到歷史檔案是一個完整的生命過程;文件在全部生命過程中先后表現出不同的作用或價值,使其整個生命周期可以區分為不同的運動階段;所以應針對不問階段文件的特點,采用適宜的存放與管理方式。”很顯然上述理論要點的抽象程度還不是非常高,尤其是第三點實際上是從應用角度進行的概括。于是到 1999年,在我與傅合寫的專著《文件運動規律研究》⑨之中,我們又進一步對這三點作了如下概括:對第一點指出“即文件運動具有整體性的特點”;對第二點指出“即文件運動具有階段性的特點”;對第三點則指出“即文件運動過程中各種因素有著內在聯系的特點。”此后在我們發表的文章小更多強調的是后面概括的這三句話,因為它們才是對文件自身運動特點或規律的描述。
  但是,應用問題是否就應該排除在文件運動理論之外?我認為那也不合適。正確的做法是:一方面,對文件自身運動規律的描述,應該是能夠適用于所有各種類型文件的高度科學抽象;另一方面也要解決其應用問題,即也應該對文件管理規律進行描述。我認為,文件運動理論并非完全是純粹關于文件自身運動規律問題的理論,相反它應該是一個也包括文件管理理論(應用理論)在內的、開放性的和可持續發展的理論體系。
  這里有一個問題值得關注:如何理解文件自身的運動規律和人們管理文件的規律。文件的運動當然與人的干預有關,沒有人的需求和行動,就沒有文件的運動。我們之所以認為文件價值是觀察文件運動狀態的標志,就是因為“價值”本身包含了人的因素,是人們對文件屬性的肯定。又比如,我們認為文件必然組合成群體向前運動,但是這并不表明文件就會完全自動地聚合在一起,而是人們對文件的需求必然驅使文件管理者自覺地將文件組合在一起。我們對文件運動規律的研究正是基于上述認識之上。換句話說,我們實際上認為,人們在文件運動過程中產生的需求和采取的管理行動從總體上說并非是任意可為的,而是有一定客觀規律可循的。而文件的運動正是這個客觀規律起作用的結果。所以我們描述的文件運動規律,實際上是把客觀存在的社會需求及其必然會產生的變化,抽象成物質運動來加以表述。這應該是依據辯證唯物主義觀察文件運動必須具備的常識。”⑩正因為如此,我認為讓文件運動理淪,“一手‘拉著’具體,一手‘牽著’抽象;一手‘拉著’實踐,一手‘牽著’理論”實在是正常的,只要我們概括的理淪要點確實是對客觀規律 (不管是對文件自身運動規律,還是對文件管理規律)的科學抽象。當然,在這樣進行科學抽象的時候,很可能會由于當時認識問題的局限而存在一些缺陷,為此必須自覺地及時加以修正。比如,對我在上世紀90年代初所概括的文件運動理論要點的第三點“應針對不同階段文件的特點,采用適宜的存放與管理方式”,如果放在今天,我會認為將“存放”二字刪去可能更好一些。
  總之,文件運動理論是包括文件管理理論在內的、開放性的和可持續發展的理論體系。我們研制的模型是文件運動模型,不是理論模型。它描述的是文件在運動過程中涉及的各種要素相互之間的關系,因而更多地偏向、屬于文件管理理論,然而仍然應該包括在文件運動理論體系之中。由此也就可以解釋,為什么我們將對文件信息服務要素的描述也包容在模型之中,因為信息服務必然是與文件自身的運動和人們對文件的管理行為緊密地交織在一起的。
  注釋:
  ①章燕華:《“文件運動理論模型”質疑——兼與何嘉蓀、葉鷹、金更達老師商榷》,載《檔案學通訊》2007(1)7-11。
  ②[澳]弗蘭克·厄普沃德等人提出的文件連續體理論的基本觀點,轉引自安小米:《文件連續體模式及其對電子文件最優化管理的啟示》,《辦公自動化系統與電子檔案管理》(何嘉蓀主編),浙江大學出版社2003年1月出版,第105-116頁。
  ③陳兆祦教授在20世紀80年代末、90年代初指出,圖書、報紙、雜志等在形成過程中也經歷了文件的階段。何嘉蓀、史習人在《凡是具有原始記錄性的文獻都是文件》(《浙江檔案》2003年第3期)一文中,對此做了進一步的論證。
  ④何嘉蓀:《從世界范圍研究文件與檔案的本質區別——從電子文件的網絡實時歸檔說起》,載《北京檔案》,2000年第7期。
  ⑤何嘉蓀:《文件運動理論模型初探——文件運動理論研究之二》,載《檔案學通訊》2004(1),文內的著重號是我這次新增加的。
  ⑥何嘉蓀、史習人:《“指導與被指導關系”——關于文件連續體理論》、《文件運動理論和生命周期理論屬性之思辨》,載《浙江檔案》2006(9)。
  ⑦章燕華:《孰優孰劣:再論文件生命周期理論和文件連續體理論之爭——兼與鄒吉輝、黃霄羽、安小米老師商榷》,載《新上海檔案》2004(7)。
  ⑧何嘉蓀:《文件生命周期理論及對我們的啟示》,載《檔案學通訊》1991年第6期和1992年第1期。
  ⑨何嘉蓀、傅榮校:《文件運動規律研究——從新角度審視檔案學基礎理論》,中國檔案出版社,1999年9月。
  ⑩何嘉蓀、史習人:《“指導與被指導關系”——關于文件連續體理論、文件運動理論和生命周期理論屬性之思辨》,載《浙江檔案》2006(9)。
檔案學通訊京24~27G7檔案學何嘉蓀20072007
文件運動/模型/文件運動理論/文件連續體理論/文件生命周期理論
文件運動理論是包括文件管理理論在內的、開放性的和可持續發展的理論體系。我們研制的模型是文件運動模型,不是理論模型。它描述的是文件在運動過程中涉及的各種要素相互之間的關系,因而更多地偏向、屬于文件管理理論,但仍應包括在文件運動理論體系之中。
作者:檔案學通訊京24~27G7檔案學何嘉蓀20072007
文件運動/模型/文件運動理論/文件連續體理論/文件生命周期理論
2013-09-10 21:36

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