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略論出版社信息化建設
略論出版社信息化建設
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  我國由計劃經濟轉向市場經濟以后,圖書出版產業暨圖書市場競爭日益激烈,這就要求出版社必須建立起符合市場經濟要求的現代管理體制和經營體制,才能在競爭中取勝。以計算機、網絡為代表的信息技術為出版業建立科學的管理機制提供了必要的手段。企業信息化是指應用現代信息技術建立起通暢、靈活的信息搜集、傳遞、分析、處理渠道和機制,增加企業對市場反應的靈敏度和決策的精確度;應用信息技術和先進的企業管理思想建立自己的內外部信息構架,建立適合市場競爭需求的現代企業管理機制,信息化可提高企業的管理水平和效率,從而提高競爭能力和效益。隨著信息技術的飛速發展和出版業變革調整的需要,出版社信息化建設也經歷了一個清晰的發展歷程,從最初的應用計算機排版,到管理信息系統建設,過渡到Internet,到今天的電子商務型企業。
  出版社信息化建設的一般目標
  (1)建立起管理信息系統。社內全部工作實施計算機管理,從圖書編印發、財務管理到人事管理,建立出版社綜合管理信息系統,實現辦公自動化和無紙化,提高出版社各個工作環節的效率,縮短出書周期,降低成本,提高綜合效益。
  (2)具有強大的信息查詢統計分析功能。建設社內數據庫,實現強大的查詢統計功能,使社領導能夠隨時了解社內各種信息,員工也可隨時根據權限查到所需信息,為決策提供充分的依據。
  (3)實時、互動的信息交流。社內員工之間、員工與作者、讀者、市場間更方便地交流,協同工作,增強選題的科學性,擴大作者和讀者的范圍。
  (4)開展電子商務。電子商務是一種借助Internet的嶄新的商業模式,它將傳統的商務電子化和網絡化。與傳統商業模式相比,它具有降低交易成本、提高效率、按需生產、面向全球市場等優勢。它是企業未來的生存方式,是21世紀新的經濟增長點。不具備網上運營能力的企業就無法在未來市場競爭中占有優勢。尤其我國即將加入WTO后,面臨全球經濟一體化的機遇與挑戰,為了打開海外市場、迅速與國際商業社會接軌,開展電子商務具有非常重要的意義。出版社的電子商務包括在網上及時發布新書信息、對書店和作者提供全面的圖書檢索和銷售、開展圖書需求調查、在網上征稿、征作者,提供出版社與讀者、作者充分交流的園地等。電子商務使出版社的圖書和服務更貼近用戶需求,使出版社與書店、作者、讀者等新老上下游利益相關者聯合起來,形成更高效的戰略聯盟,共同謀求更大的利益。
  出版社信息化建設的現狀
  目前我國出版社的信息化程度還很低,造成了日益增長的信息需求和落后低效的信息機制、規模生產和低水平的管理的矛盾更加激化。這主要表現在以下幾方面:
  (1)大多數出版社基礎信息資源庫建設不夠,不能滿足員工對信息的需求。已有信息利用率低,造成資源浪費。未建立出版社基本信息庫(如圖書基本信息庫、員工檔案庫等),未建立社領導專用查詢及公用查詢系統。員工無法及時方便地獲得所需的社內信息,而這些信息有些是制定工作決策的重要依據。例如,如果將審批后的選題錄入計算機選題庫后,出版部可通過內部網了解選題情況,提前做好紙張材料、印刷廠等的安排;編輯可在網上了解他人選題以避免選題重復;發行人員可提前了解將要出版的圖書信息;社領導可以隨時了解選題進度。但許多出版社沒有利用信息技術對信息資源進行充分開發利用。
  (2)社內管理信息系統的建設沒有全面展開。僅個別部門實現了計算機管理,建立了自己獨立的局域網。部門之間的局域網沒有連接,信息不能共享。計算機利用率低。內部管理信息系統缺乏整體規劃,導致對系統的現狀、發展方向都缺乏控制。
  (3)電子商務仍處于起步階段。我國已有300家出版社開展了電子商務,但大部分出版社網站只是圖書書目的簡單羅列,基本模式為網站+E-mail型。電子商務與傳統商務相比根本優勢在于能夠及時提供交易的海量信息。具體到出版業就是及時提供關于圖書的多層次、分類別、細化、全面的信息,比如將一本書的寫作特色、寫作背景、作者情況、相關書評、精彩片斷等詳細信息提供給書店和讀者,為書店、讀者提供更全面的信息,發揮網上商務信息服務的優勢。而目前出版社很難做到這一點,原因主要是內部信息系統不完善,無法為網站及時提供在線信息。
  出版社信息化建設落后的主要原因及解決辦法
  (1)社領導重視程度不夠。信息化建設是一項復雜的系統工程,涉及到企業管理制度的改革和一些機構與崗位的調整變化,因此社領導必須從始至終參與、監督項目的進展,立項前要提高企業信息化建設重要性的認識,統一各級管理人員的思想。立項階段要進行人員、任務和資金的落實。實施階段要加強員工的現代化管理觀念并督促員工積極配合,在整個企業統一目標,上下貫通,協同配合,有效調度,這是搞好企業信息化工作的基礎。
  (2)沒有專門的信息技術部門和專門的信息技術人員。現代產業意義上的出版社應具有自己專門的信息技術部門。計算機技術在出版社的應用不斷擴大和深入,如此廣泛的應用沒有自己的專業技術部門是難以成功的。因此,建立信息技術服務部門是信息化建設成功的保證。信息部門要配備充分了解信息技術在出版社應用的負責人和既懂出版業務又懂信息技術的專業技術人員。信息部負責人和專業技術人員的主要責任和分工如下:
  信息主管:從管理的角度審定各部門管理流程,審核并簽訂開發合同,監控開發合同的執行以及為系統的順利運行疏通各方面的關系。
  專業技術人員:配合開發單位進行系統分析,了解需求,提煉規范各部門的具體的運作流程,制定技術方案,并審核技術方案的可行性和實用性,了解開發單位實現的各個系統的組成和配置及相互關系,并測試和驗收系統。維護系統的日常運行,培訓社內員工正確使用系統,在系統出問題時可以初步定位問題,聯系督促責任單位解決問題。
  (3)缺乏符合要求的開發方。目前還沒有針對出版社信息化的軟件包,因為各社的管理千差萬別,很難設計通用的軟件。以前曾有軟件公司開發過通用出版系統,但因為各社在應用過程中總是遇到與自身業務不兼容的問題,而軟件公司又在異地,很難及時解決,所以通用的出版管理系統沒有推廣開。大部分的出版社自己尋找開發方。好的軟件開發方很難尋找,首先它要有優秀的軟件開發人員、較高的開發水平、系統集成方面的豐富經驗及高度敬業的精神;其次要了解出版業并最好有開發出版業軟件的經驗;第三要最好在本地,以便出現問題時及時解決。有的系統運行不下去的原因就是開發方對出版工作不了解,初期對需求分析不足,開發方和用戶對系統最終實現的功能沒有達成共識,開發方在自己的理解基礎上設計體系結構、制定預算和進行開發,而用戶直到拿到系統后才提出不足和錯誤之處,開發方要么由于體系結構的缺陷,無法實現新的需求;要么由于預算有限,感到再增加新功能會影響利潤而加以推諉,使用戶新的需求無法實現,最終系統無法順利使用起來。有的是開發方人員素質不高,軟件設計得不完善,又沒有經過嚴格的測試,在實際工作中總出現這樣那樣的問題,成為企業棄之可惜、用之不能的包袱,從而影響了出版社信息化建設的積極性。所以在選擇開發方時一定要慎重,開發前最好采用招標的方式選擇,并在選定后簽訂嚴格的開發合同。
  (4)缺乏合理的資金投入,尤其是在軟件方面的投資。許多出版社已購置了硬件設備,但因為對信息技術不了解,存在著“重硬輕軟”的傾向,認為在軟件方面的投資浪費。其實軟件是硬件的靈魂,只有軟件才可以讓硬件按人的需要工作,才可以發揮硬件的作用。對軟件的忽略會造成硬件投資的浪費。另外,通訊、設備更新、耗材、配件、人員培訓等等也是信息化中并不可少的投資。實現信息化可以提高企業的管理水平,提高效率。目前對信息化的投資是可以從將來的提高的效益中得到回報的,所以出版社應正確對待信息化的投資。
  信息化建設是一項重要的工程,出版社應給予高度重視,找出自身存在的信息化建設障礙,積極投入到信息化建設中來,借助信息化的快車,促進自身的飛速發展。
出版發行研究京8~9Z1出版工作曠昕/何志紅20002000曠昕 何志紅 海天出版社 作者:出版發行研究京8~9Z1出版工作曠昕/何志紅20002000
2013-09-10 21:37

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