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論信息管理:情報學特色與管理學視野
論信息管理:情報學特色與管理學視野
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  分類號G350
  CLASS NUMBER G350
      1 問題的提出
  “信息管理”的概念在上個世紀70年代末誕生后,成為中外研究者關注的熱點。我國學者在90年代初開始引進吸收歐美的信息管理思想,并從多種角度開展了獨立研究。由于信息管理應用的廣泛性以及研究者學科背景的差異,大家對信息管理的看法莫衷一是。
  符福@①認為,信息管理是指社會實踐活動過程中的管理,是運用計劃、組織、指揮、協調、控制等基本職能,對信息搜集、檢索、研究、報道、交流和提供服務過程,其核心思想是把信息管理看作是“信息”加“管理”[1]。
  最具代表性的是許多學者基本上延續了情報學的思維,從時間維的角度探討信息管理思想和方法本身的發展,典型地歸納為古代的圖書文獻管理、近代的信息系統管理和網絡時代的信息資源管理[2,3]。
  霍國慶從信息技術在企業管理各個環節中應用出發,提出了戰略信息管理的模型,凸現了信息管理和信息資源在企業管理中的戰略地位和對企業實踐的指導意義[4]。
  那么,信息管理的研究和教學到底應該采取何種價值導向?情報學和管理學各自對信息管理的貢獻是否殊途同歸?本文試圖回答這個問題,對信息管理、情報學和管理學三者的淵源關系重新進行梳理,對信息管理的“情報學特色”和“管理學視野”進行差異比較,最后提出管理學視野中的信息管理框架。
      2 情報學傳統下的信息管理
    2.1 情報學和信息管理的歷史淵潭
  我們可以從20世紀50~90年代幾經變遷的定義中窺探出情報學研究問題的概貌和知識核心。博爾科(Horald Borko)在其著名的論文《情報科學是什么》中總結了對情報科學的認識。他認為情報科學是關注著同情報的產生、組織、收集、存儲、檢索、解釋、傳遞、轉化和利用等有關的知識體系[5]。70年代,一些學者開始研究情報學的交流過程。隨后,人們開始探究情報檢索問題。80年代,情報學開始引進“管理”思想。情報學經過改造朝著社會信息學的方向發展,也出現了服務于企業領域的競爭情報。
  從上述對情報學研究領域的分析中,我們可以看出情報學的誕生是為了解決“情報危機”所帶來的情報積累和利用之間的矛盾,它關注科技情報和科學交流,情報的產生、組織和整理、傳遞和交流以及利用始終是它的核心[6]。
  信息管理的誕生,某種程度上是為了解決更為復雜和廣泛的由“信息爆炸”所帶來的組織對信息的需求和管理問題。國外信息管理誕生的源頭主要有兩個:一是政府和圖書館文書檔案的管理領域;二是修企業的管理實踐領域。兩個源頭分別沿著不同的方向發展,前者漸次形成了“記錄管理學派”,以里克斯和高、羅貝克(Mary F.Robek)、庫克(Michael Cook)等為代表;后者則逐漸形成了“信息系統學派”,以霍頓、史密斯、梅德利、馬爾香等為代表[7]。兩個流派的指導思想、內容體系、理論支撐等都有很大不同。霍頓、馬夏德堅持信息管理直接服務企業管理實踐,明確指出企業必須對信息資源作為一種戰略財產進行管理[8]。
  國內學者對信息管理的表述雖有差異,但在總體思想上可能更接近于前者。比如,王萬宗等認為信息管理就是為各行各業各部門收集、整理、存儲并提供信息服務的工作[9]。岳劍波則從數據→信息→知識關系出發,提出“信息管理價值鏈”概念,認為信息管理和情報學研究對象都是信息的搜集、整序與組織、傳播活動,區別在于情報學所要完成的就是信息管理中知識的“激活”和“活化”問題[10]。
    2.2 信息管理的情報學特色
  20世紀70年代末80年代初,信息管理思想開始發展起來時,情報學自身的理論體系和方法已經發展得相當完備。源于相同目的(滿足人們信息需求)和技術支撐的信息管理很自然地借鑒了情報學在信息交流、人類信息需求及科學技術在情報檢索管理運用等方面的理論和方法體系[11]。它主要體現在3個方面:信息管理基礎理論很大程度上是在情報學對情報特性、科技情報交流、情報需求和情報傳遞等研究成果基礎上的平滑移動;信息管理發展的直接推動力信息技術在情報學已被廣泛采用;科技情報的方法移植于企業市場競爭所產生的競爭情報領域。
    2.3 從情報學到信息管理的“自然升級”
  信息技術的迅猛發展造成了對情報學(理論和方法)的替代性威脅。為適應社會形勢的需要,“情報學”自然而然地更多被表達為“信息管理”的說法(盡管國內目前研究生專業目錄中仍保留了“情報學”專業)。國內情報學研究者在對信息管理的研究中不可避免地延續了情報學思維,并把這種思維用于擴大了的研究對象上——從科技情報、社會科學情報擴展至經濟信息等領域。在研究內容上納入信息系統、信息咨詢、信息經濟、信息產業等90年代熱門話題。
  擴展了的“信息管理”試圖把圖書情報理論進行有機整合,圖書館的活動成為信息管理的早期體現,情報學則是信息管理的重要組成部分,從而把圖書情報檔案等“文獻信息的管理”、企業信息系統管理(IT管理)通稱為“信息管理”,但這種泛化的做法屏蔽了人們對“信息管理”具體目的和不同價值的差異性認識。
  目前情報學處于這樣一種情況:一方面由于擴大研究對象和研究領域,模糊了自身的學科定位和方向;另一方面,由于新領域的問題無法單純地借助情報學知識和方法就能解決,而具有替代作用的新學科發展迅猛,使得情報學的地位逐漸淡出學科之林。
      3 “情報學特色”和“管理學視野”的差異比較
  管理就其本質而言,是通過各種職能的履行,開發和協調各類資源,使之最大限度地得到利用,以達到特定的組織目標的過程。相對于情報學傳統下單純范疇研究的“信息資源管理”,從管理學角度來審視“信息管理”,其基本立足點就存在明顯的差異(見表1)。
  表1 “情報學特色”和“管理學視野”的根本差異
  附圖G9N502.JPG
  續表
  附圖G9N503.JPG
  下面,我們就“管理學視野”中信息管理的立足點問題作些展開。
    3.1 信息管理承担基礎的管理職能,完成組織的商業戰略
  在組織的基礎管理中,信息管理的職能就是管理信息,提高組織信息能力。事實上信息已經成為繼資本、人力、物質后的第4種資源,一個組織有效獲取、處理和利用信息的能力將決定它在市場上的競爭能力。
  信息管理承担的基礎職能體現在兩方面:一是對分散在組織各部門的信息資源進行集成管理。這里不僅包括情報學重視的對信息資源的收集、組織、分析、傳遞和利用的“信息過程”,更多的是對信息資源的規劃、預算、組織、控制的“管理過程”。二是信息技術的利用從部門向整個組織擴散,從技術層面向組織、流程、文化等各方面的轉化,以提高組織的管理績效和核心能力。前者由分散轉向集中,后者由部門擴散至整個組織,兩個過程的構成恰好說明了信息管理在企業組織中承担的職能角色。前者反映的是企業要推進信息資源的增值開發和共享。后者反映的是企業的信息化進程,利用信息技術來改造自己的組織結構和業務流程,建筑核心競爭力。
    3.2 信息管理立足于組織實體,注重信息系統與組織變革的同一
  信息技術的力量推動了企業的組織變革,信息管理則參與了對原有組織結構進行再造的任務。目前企業的主流組織形式仍是以亞當·斯密的“勞動分工論”、泰羅的“科學管理理論”和亨利·法約爾的“一般管理理論”基礎之上科層體制。部門過細的專業分工和順序工作導致部門過分地關注自我利益而忽視整個組織使命,弱化了企業組織的靈敏性。因此,德魯克指出:“未來的組織是一種以信息為軸,以信息為棟梁的結構。”整個企業的結構要以企業的信息流為中心,圍繞著企業信息流的建設,對企業整體信息環境進行改造,這是企業牽一發而動全身的變革,是一種全方位的管理。如果對企業的信息化改造是建立在原先的等級制度上,充其量只能是等級制度的計算機化。
    3.3 信息技術貫穿于企業的價值鏈,強調技術和管理的融合
  戰略大師邁克爾,波特提出的價值鏈為企業解剖競爭優勢提供了一個清晰的結構,企業組織正是由一些主要活動和輔助活動等一系列環節構成的整體來完成商業職能。技術則包含于每一個價值環節,成為能夠改變競爭規則的眾多因素中最活躍的成分。信息技術某種程度上是技術的“技術”,對每一個價值活動環節產生影響,不管是主要活動還是輔助活動(見表2)。
  表2 信息技術對企業價值鏈的滲透
  附圖G9N504.JPG
  續表
  附圖G9N505.JPG
      4 管理學視野中的“信息管理”框架
  從企業經營和組織管理的角度來看信息管理,有著完全不一樣的內涵和思想,住處管理也許不應該是情報學的自然延續和升級換代,它本質上是現代信息技術環境下,對信息資源、信息技術和信息系統實施計劃、預算、組織、指揮、控制和協調多項職能的一種管理活動。
  我們認為,管理學視野中的信息管理框架不再是信息收集、組織、檢索、分析和利用等五環節,而是由信息戰略、信息流程、信息結構、信息技術與信息文化等組成。它們來自信息技術與企業管理理論中的企業戰略、業務流程再造、組織變革、信息系統管理以及企業文化等5個方面的有機融合。這是信息資源迎合企業管理學理論的整合和充實,確立了信息管理的新價值。
    4.1 信息戰略與企業戰略
  Lynda M.Applegate在《公司信息系統管理》中提到,信息技術不僅已經滲透到企業價值創造的每一個環節,而且可以左右和影響行業競爭的5種基本力量,企業可以用IT來建立企業獨特競爭優勢,提高行業壁壘;可以徹底改變產品和服務供給方式,改變競爭基礎;可以依賴IT,提高顧客選擇的轉換成本,增強客戶忠誠度;還可以利用新出現的IT技術和系統完全改變企業之間的競爭基礎和地位。所有的這些需要有企業信息戰略的明確目標和遠景規劃[12]。
    4.2 信息流程與業務流程再造
  德魯克認為企業的重組工作基本上意味著把組織工作從事務流程改變為信息流程,對“原來一項產品和服務的提供流程被不合理地在企業內部各部門間分割與支解”的現象進行重新梳理和整合,以信息流帶動業務流,使所有的部門組織如市場、設計、生產、銷售、財務、人事等都統一到為顧客服務導向中來。企業的信息流成為企業的數字神經,指揮著企業所有的戰略管理和業務運作,承担著“精簡業務流程,提高質量和改進企業商務運作”的重任。
    4.3 信息結構與組織變革
  一個網絡化信息基礎設施的有效配置,意味著管理者必須有一個更為靈活的具有適配性的組織設計。信息管理和組織設計是互動和相互促進的。企業實施管理活動的基礎是其組織結構。為保證企業信息流的暢通,要求企業具有相應的信息機制或結構,必須對企業的組織進行以信息流為中心的改革和重新設計,創建“一種扁平的,以信息為基礎的,被信息技術所激活的,為贏得速度和消除不必要的工作所驅動的組織”。以摩托羅拉、通用電器為代表的歐美企業正在具體的企業經營實踐中嘗試著組織變革。
    4.4 信息技術管理與企業信息系統
  信息管理的直接表現是各種信息技術如網絡、信息系統、計算機技術、數據庫等在企業管理中的應用,它們直接推動了管理效率的改善,因此,對于信息技術和系統本身的管理是信息管理的基礎。信息管理人員要對各種信息技術的變化特別是企業技術平臺的更新可能對管理變革產生的影響擁有敏銳的判斷力,然后準確地對IT項目的實施進行規劃、預算、執行和維護。
    4.5 信息文化和企業文化
  企業的信息戰略、組織變革、信息技術管理以及流程再造等都需要企業全體人員的共同參與和堅決執行才會產生效益。這就必然牽涉到對企業在長期經營中沉淀下來的體現企業經營理念、管理制度、員工行為規范的最為深沉的企業文化進行改造和重建。企業家們開始建設一種面向未來的信息文化,創造一種信息環境來發揮人的作用。它主要包括兩個層面:一是制度性信息文化的改造:二是對人員信息技能和信息行為的培養,這是企業信息化改造的關鍵。
      5 結束語
  對于信息管理的研究,由于學科背景和應用領域的不同,對其內涵組成的理解自然也有差異,這是學術研究與爭鳴的普遍現象,不足為怪。但我們上述作出的比較結果,至少有兩個推論值得注意:
  (1)情報學傳統下的信息管理與管理學視野中的信息管理具有明顯區別。重視這種區別比淡化這種區別更重要。因為只有重視區別,才有助于強化各自的定位,對信息管理作出各自獨特的貢獻。
  (2)淡化兩者的區別可能會出現問題。例如,很多以信息管理過程和領域等范躊式編寫的信息管理概論性教科書都存在著內容泛化的問題。嚴重的結果是導致學科迷失方向。
中國圖書館學報京15~18,30G9圖書館學、信息科學、資料工作何佳訊/樓天陽20032003傳統情報學的信息管理和管理學視野中的信息管理具有明顯區別。管理學視野中的信息管理框架來自信息技術與企業管理理論中的企業戰略、業務流程再造、組織變革、信息系統管理以及企業文化等5個方面的有機融合。表2。參考文獻12。管理學/情報學/信息管理/信息系統  Management science/Information science/Information management/Information system.本文系華東師范大學教改基金資助項目(編號52290956)的研究成果之一In this paper, the authors think that information management in traditional information science is different from information management in the field of management science, and information management framework in the field of management science comes from an organic integration of information technology with corporate strategy, process reengineering, organization transformation, information system management and corporate culture. 2 tabs. 12 reds.何佳訊,華東師范大學商學院副教授,中山大學企業管理專業在職博士。通訊地址:上海市。郵編200062。  樓天陽,華東師范大學情報學專業碩士研究生。通訊地址同上。 作者:中國圖書館學報京15~18,30G9圖書館學、信息科學、資料工作何佳訊/樓天陽20032003傳統情報學的信息管理和管理學視野中的信息管理具有明顯區別。管理學視野中的信息管理框架來自信息技術與企業管理理論中的企業戰略、業務流程再造、組織變革、信息系統管理以及企業文化等5個方面的有機融合。表2。參考文獻12。管理學/情報學/信息管理/信息系統  Management science/Information science/Information management/Information system.本文系華東師范大學教改基金資助項目(編號52290956)的研究成果之一
2013-09-10 21:38

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