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論圖書館功能開發和資源整合的管理科學基礎
論圖書館功能開發和資源整合的管理科學基礎
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    圖書館管理的實質是運用現代化的管理思想、組織和結構、方式、方法、制度規范實現對圖書館資源的合理配置,以實現用戶服務和功能開發和資源整合的目的,實現與社會經濟文化有序協調發展的目標。
      1 改革創新的現代管理理論
    從圖書館的歷史和現實及未來演變趨勢角度考慮,非營利組織經濟學、產業發展的社會化和組織定位理論將有助于圖書館的改革創新。
    1.1 非營利組織經濟學
    這是美國公共政策學者、非營利組織研究專家賽拉蒙提出的理論(Salamon,1981)。賽拉蒙認為,政府主要是作為資金和指導提供者的角色出現的。在提供具體的社會服務的時候,政府更多依靠大量的第三方機構——大學、醫院、行業協會、圖書館、博物館、社區服務自愿者機構等非營利組織——不以盈利為目的。政府通過這些第三方機構來實施政府的部分功能,于是出現了精巧的“非營利組織管理”。在這種治理體系中,政府與第三方分享在公共基金支出和公共權威運用上的處理權(discretion)。聯邦政府在福利項目提供中更多的是充任管理的功能,而把相當程度的處理權留給了非政府部門。非營利組織管理模式的出現實際上是對公共服務的社會需求與對政府機構的敵意之間的矛盾的調和:一方面,政府在公共福利提供中的作用得到了增強,這主要表現在為公共福利服務提供更多的資金;另一方面,又避免了一個不符合治理理論的、龐大的政府官僚機構的出現,還可提高效率,實現公共產品和服務的提供上的公平。
    經濟學中的“交易成本”(transaction cost)概念是制度選擇的基石,即比較分別由政府和非營利組織來提供公共物品的成本。多數經濟學家認為,政府提供公共服務的交易成本會比利用非營利組織高的多,因其效率低,易引發尋租行為。因此,在市場失靈的時候,非營利部門應該作為提供公共服務的主要力量,只有在非營利部門提供的服務不足或難以有效的情況下(如非典),政府才能進一步發揮作用。為此,非營利部門也必須以效率和績效為先、兼顧公平。為了效率,又必須引入和沿用第二方盈利性組織——企業的經營管理理念和方式。
    1.2 整合理論:融會、集聚和要素配置
    經濟學研究盈利性組織和非營利組織的結構、規模、集聚、輻射與績效及要素配置之間的關系和規律。結構與規模相關,不同的規模需要相應的結構,不同的結構所產生的集聚力、輻射力與績效是不同的,合理的要素配置可優化、完善、提升結構,獲得更佳的產業或行業績效,構建全新的產業或行業結構模式,拉動產業或行業結構的改革與發展,加速市場化、信息化和國際化進程。
    產業或行業融會——指不同產業或行業或同一產業或行業內不同行業相互作用,相互滲透,相互交叉、最終融為一體,并賦予原有產業或行業新的附加功能,形成融合性的產業或行業新體系。
    產業或行業集聚和輻射——產業或行業集聚指在某一特定產業或行業中相互關聯,在地理位置上相對集中的若干企業和機構的集合。產業或行業集聚可以使關聯企業能共享專業人才、市場、技術和信息等經濟資源,使經濟要素和資源得到有效配置和利用,降低成本,得到產業或行業效益的極大化;產業或行業集聚也可以使企業既有競爭又有合作,激發企業技術創新和產品創新的動力,促進產業或行業升級換代;產業或行業集聚更可以使關聯產業或行業互為補充,交替發展,產生共生效應,使產業或行業內部經濟和外部經濟雙重獲益。
    要素配置——運用市場、行政和政策手段,投入必要的資金、土地、技術和人力,輔之以相應的政策、制度和經營管理模式,就能以區域中心館為載體推動區域圖書館業的升級。其中,資金、土地、政策是關鍵。
    1.3 理論基石——“定位”與“跨位”
    美國著名的營銷大師A.里斯、J.特勞特和艾爾。強森創立了著名的“定位”和“跨位”理論,這兩種理論引起了當代商業營銷觀念革命性的轉變,這兩個理論同樣也是“服務類組織經營運行”理念的理論基石。
    “定位”理論核心是要求對企業的經營、產品營銷要進行全程運作環節的定位,確保組織經營有正確方向,產品營銷有市場。而“跨位”理論則強調組織要明確商品與商品消費者之間的消費差異心理,根據差異導向,找到產品消費區間和競爭區間,創造自己的競爭優勢。
    這一理論引申到服務類組織經營運行,同樣具有重要的現實意義。一個服務組織及其負責人,對于未來的發展方向、目標,一定要科學定位,至于定位之后如何提升區域品位,同樣應該運用跨位理論指導,使服務組織的載體的比較優勢得以最大的發揮。
    根據這一理論,作者又提出了服務類組織經營運行的三條原則即:一是可識別原則,二是可選擇原則,三是可供給原則。只有具備競爭可選擇性的服務組織的載體,服務組織才能有可供給性即對外競爭輸出性。其表現形態就是把服務組織的載體建成外部資金流、物資流、人才流、信息流的匯集地。通過資金、物資、人才、信息的匯流,物化為本地的巨大財富。
      2 圖書館管理的5大特征
    改革開放22年以來,在黨和政府的關心扶植下,圖書館館舍和設施設備條件有了極大的改觀,人員結構、文化結構、學科知識結構更趨于合理、科學,為社科功能開發和資源整合、數字圖書館、信息數據庫建設奠定了必要的條件,完善的設施、高素質的人才客觀上也不斷要求圖書館借鑒非營利組織經濟學的理論、事業機構企業化管理的方法、投入一產出綜合指標體系和社會功能定位原則,在繼續提供標準化、規范化的傳統服務(搜集—加工—借閱—整序)的同時,不斷放大圖書館生存發展空間,拓寬服務領域,延伸服務產品(項目)線,強化包含社科功能在內的知識、智力、信息生產、開發、提供功能,滿足區域發展、大都市建設和讀者用戶的多層次、多方位需求。
    在外部需求和內部推動的作用下,以社科功能開發和資源整合為主要目標的新世紀圖書館管理呈現以下5大特征。
    2.1 從“物流—人流”管理到“物流—人流—信息流”管理
    2.1.1. “物流—人流”管理分析
    單純的“物流—人流”管理具有體內循環、限定職責崗位、被動服務、小而全和相對封閉等特征,缺乏必要的需求引導、形象營造、信息源展示和有效的供求溝通。因而,將信息作為生產要素,將信息作為社會資源,引入圖書館管理系統之中,將激活傳統的“物流—人流—信息流”管理體系。
    2.1.2 “物流—人流—信息流”的管理要點
    (1)原則:以信息、信息流為社科功能開發和資源整合的管理要素,整合現有的存量資源(圖書館人、財、物和公共關系),形成跨館、跨部門、跨區域的功能開發和資源整合合力,提高資源利用水平、服務提供能力和管理水準。
    (2)構筑圖書館的信息網絡系統該系統應具備內部管理、客戶服務和遠程交流三大功能。
    內部管理的重點是信息供應鏈的形成和外包、接管業務的發展。從物流、人流角度看,圖書館有很多供應商、中介商,同時,圖書館的信息搜集、加工、服務提供過程中,也能成為供應商、中介商。這就是開放經濟環境中以網絡系統為核心的社會化程度。網絡的發達程度與信息積累入網數量、服務項目、客戶收益等相關。
    在我國,館際合作已有40余年歷史,在叢書合作編目、合作采購、合作培訓、我們合作攻關等方面取得了一定的成果,并已開始了區域互聯網方面的合作。但社會化、深度業務合作、信息產品合作開放方面,因網絡部門歸屬、信息通道和啟動資金等問題,一直無實際進展。為此,我們建議:
    ●由宣傳部、文化局出面,組建區域圖書情報信息網絡協調委員會。
    ●以區域中心圖書館為基地,設立信息網絡中心。
    ●與中外圖書館網站相鏈接,實現館藏和物質資源的虛擬化、共享化。
    2.2 以“信息流”整合“物流、人流”
    2.2.1. 采編信息的網絡化
    在我國,從鄉鎮街道圖書館、專業圖書館到國家圖書館,均設立采編人員和采購部、編目部,實際上是一大浪費。由于分類、編目的標準已與國際接軌,相當成熟規范,具備采購信息集中處理、一館或數館分類編目區域共享的條件,但缺乏館際聯網和強有力的行政措施。對此,有關主管部門應擬定規劃,在2015年已基本實現包括網上采編、網上咨詢、網際互借、全文傳播的信息共享目標,方能具備對各館建筑、設備、人員和館藏的調整。
    2.2.2 社科功能開發和資源整合中的合理定位
    圖書館大而全、小而全造成的資源的浪費還體現在功能雷同、特色缺乏。幾乎所有的圖書館都聲明自己承担文化、教育、信息服務、參考咨詢和社科功能開發和資源整合的職能,而不考慮建筑、設備、人力、經費和服務對象上的差異,造成部門設置、文獻采購、藏書結構上的求同、求全。對此,我們建議:
    通過圖書館評估、行業達標考核、圖書館定級等手段,有意識引導中小型圖書館的服務對象定位和專業、高校館的特色定位,確立各自的核心讀者(客戶)群體,合理調整物流、人流。
    在館際網絡、社會信息網絡十分發達的美國,大館、中心館的功能齊全,作用巨大,而縣館、社區館、少兒館不但沒有消亡,而且還有所發展。其原因是,它們以閱讀型消遣、休閑、交流為主要功能,定位于為社區退休、閑賦、中小學生服務求知型和休閑型學習場所。由于經費主要來自地方納稅人,故用工少,社會化程度高,采購、分類、編目、安全、環境衛生、設備修理、活動策劃等均有大館、中心館、專業服務公司或義工承担。而藏書居全球第五位的紐約公共圖書館,除總館系綜合型外,多達80個的分館,均以主題、專業為特點。由此,提出以下的功能定位。
    地區綜合性中心館:酌情進一步發展特色、專題圖書館,并在改革之中增強外向輻射和業務擴散能力,向本市其他館提供文獻信息、業務輔導、專業診治、人才培養等服務,有吸納中小型館為分館的潛力(包括資產劃撥、委托管理、品牌掛靠等)。
    主題趨向的專業、高校圖書館:以突出科研范圍、教學領域為特點,向大而特、小而特發展,以特色館藏、專業信息開發參與全市社科信息系統建設。
    向文化教育基地演變的區縣圖書館:以滿足區域內大眾化閱讀和地方文獻收藏為工作重點,與其他文化教育單位合作,開展閱讀輔導、知識性補習、課余讀書、讀者俱樂部(聯誼會)活動。區縣館的參考咨詢也應以文化教育和地方文獻為主,不宜任意擴大服務范圍。青浦區圖書館的經驗證明,合理定位,明確目標讀者群,有利于提高服務質量。
    2.2.3 積極利用信息資源,開發社科信息產品
    大中型圖書館的社科信息服務歷史悠久,產品日趨豐富,部分圖書館分別承担了國家和市級社會科學研究。因此在繼承收集、加工社科信息資料的同時,已具備了深層次開發、生產社科信息產品的能力。
    (1)昔日編輯的《聯合目錄》(中外文報刊、工具書、古籍等)和各館卡片式目錄、書本式目錄,應盡量出版網絡版或光盤,借助地方網和互聯網向外傳播。
    (2)定期編輯信息型快報、快訊、專題資料匯編、領導參考閱覽資料等。這方面,上海圖書館“替您讀報”業務頗具特色,但局限于二次文獻的復印、復制型匯編。雖然目前政務型、商業型信息產品眾多,但在市場供給上還有短缺或空白。加工制作上述信息產品并不難,難的是產品的形態和傳播。形態上以多媒體、網絡版為佳,傳播上應借助圖書館網站和社科網站為宜。
    2.3 從“書本位”管理到“人本位”管理
    “書本位”典型表現是封閉、封鎖、重視典藏、重視數量,開放、開發度極差。以書為本,還是以人為本,體現了兩種不同的管理哲學和管理方式,也反映了對文獻、信息開發的兩種不同的認識。
    2.3.1 “人本位”的管理理論前提
    ●前提之一:以讀者、用戶為本,圖書館應全力滿足其需求,通過不間斷的業務、程序調整、改良和創新,使其高度滿意,并從讀者、用戶情感評價和信息增值中獲得圖書館理應得到的回報和收益。
    ●前提之二:以館員為本,以館員工作、學習中的合理需求為出發點,從制度、分配、環境上為館員的成長、成才和創新創造條件。
    ●前提之三:圖書館與讀者(用戶)的友好界面。兩者是相互依存、共同發展的雙贏關系。友好界面取決于館員和讀者(用戶)整體素質提高之中的圖書館服務質量效率、價值的提高。
    ●前提之四:以人為本的管理在資源配置上要突出廣義成本控制和內審,即使有限的資金、崗位、職務向讀者(用戶)需求、館員職業發展和提高效率效益上傾斜。
    2.3.2 注重讀者、用戶需求研究
    我們啟筆之前,即對360余名社科讀者進行了抽樣調查。其中,面向122位高級職稱研究人員的調查問卷的歸納顯示,他們利用圖書館館藏文獻的方式是:在館閱讀(61%)、外借(53%)、復印(39%)、新書刊展示(23%);他們的要求是:方便借閱(43%)、閱讀輔導(37%)、機讀目錄和網上查閱(30%)。此外,29%的人指出,圖書館未能滿足他們的需求。顯然,這不滿意的比例太高,說明專業館、高校館的社科文獻信息服務尚不到位,功能開發和資源整合大有潛力。
    館員應不斷向他們提供本市或國內兄弟館購入、典藏的最新文獻信息,并保持不間斷的需求一查詢一信息提供關系。更重要的是,圖書館應不間斷地分析研究群體讀者、用戶的信息需求,把握文獻信息供求規律,為信息的有序采集、加工、傳播奠定基礎。
    2.3.3 民主管理與職業培訓
    民主管理指館內普通職業參與決策、發展的過程。公共圖書館及一些高校館近年陸續成立了文獻信息資源建設委員會、讀者工作委員會、學術委員會和自動化、網絡化建設委員會等業務專家咨詢組織,就圖書館各個方面的工作進行調研、探討,對館長決策起到了重要支持作用。
    職業培訓的重點是心態培訓、技巧培訓和管理培訓。管理培訓的重點是解決如何在圖書館內部形成團隊合作精神,產生倍增效益,同時使個人的目標、任務、使命與圖書館目標相一致,則是管理培訓需要解決的問題。
    2.4 努力建立供需友好界面
    界面一詞源于計算機網絡,在此處引用為一種和諧易于理解、溝通和認同的關系。現代圖書館十分強調形象、促銷、市場開拓和公共關系。可以說,與讀者用戶(也可以理解為客戶)的關系是生存、發展之本。其要點是“服務取勝”和客戶培訓。
    2.5 必須逐步延伸成本控制與內審
    成本控制與內審是企業集約化經營的重要內容,并正向政府采購、非營利延伸。由于圖書館經費的財政撥款、價值測算的間接性(圖書館服務價值往往由讀者使用后的增加值來體現)和服務的公共產品屬性,全盤引入不太可能,但在館際合作、社會化、人力資源成本和館藏文獻利用率等方面還有引進、推廣的必要。
    (1)編目成本控制。據美國《圖書館季刊》的統計,1977年,研究圖書館購入的每種圖書的分類編目費用為33美元,1986年下降到17.17美元,90年代中期進一步下降到2美元。我國缺乏相應的統計,但按每位編目員每一個工作日勞動力成本為160元(100元工資,60元為附加費、福利費,未計能源、管理和建筑物折舊),每天分編10種20冊,那么每種每冊成本為16元、8元。如果使用在版編目、集中編目、聯機編目、網絡編目成果,成本可下降70%-80%。
    (2)部門制和社會化下的文獻使用成本。以上海社會科學院單獨計算讀者的老館為例,1998年,其耗資36萬元采購外文報刊,當年的讀者3000人次,每人次的文獻使用成本達120元(未計工作人員、場地、管理費用)。在社會化條件下,將借助合作關系網絡和虛擬館藏,調用他人收藏品為本館讀者服務。從網上下載文獻信息相當便宜,每篇論文不超過3元,但許多論文、圖書并未上網,無法全文檢索或下載。而通過國內人工館際互借,如一次借5本,每本郵寄費約4-6元(協議式館際互借不收費)。
    隨著電子圖書、網上互借、傳輸或光盤書刊的發展,印刷本圖書的采購量將下降。因此,市區財政應從財政撥付時鼓勵圖書館向電子書刊、光盤書刊采購和網上借閱、書刊資源共享發展。
    (3)館藏文獻的利用效率。在全國性文獻普查時,不少圖書館員發現,有一批圖書和報刊合訂本入藏已數10載,至今無人借閱或只借過一次。相比之下,市場化、商業性運作的數據庫、電子讀物因使用率高而效益較佳。《華爾街日報》與《紐約時報》分別已建立30年的回溯數據庫和光盤,年營業收入均超過1億美元。1996年,Dialog數據庫的年營業收入達3億元,美國能源數據庫的投資匯報率達1:2.2。因而,財政應資助的網站、數據庫的啟動,而后運轉則按市場原則自負盈虧、自主發展。
    因此,新世紀圖書館、情報學研究的一項重要內容是,結合中國國情和全球發展趨勢,探索建立一套符合圖書館業務開拓和社科功能開發和資源整合方向的成本控制和內部審核體系,為財政撥款、采購資金使用、比較成本核算和年終審核提供必要的依據。
    收稿日期:200經濟研究京68~77L1情報資料工作莊建明/殷皓潔/畢呂20042004文章以管理科學最新成果為基礎,專門論述新世紀圖書館的發展方向和管理、組織、結構、資源配置。資源整合/管理科學/圖書館管理本文為“九五”上海市重點課題《圖書館社科功能開發研究》的成果之一。羅峰
    羅峰 男(1972-)上海行政學院行政學教研部講師。  Zeng Deming,Zhang Lifei,Zhang Yunsheng
  (School of Business Administration,Hunan University,Changsha 410082)On the basis of human capital theory,this paper tries to analyze the nature of the property and institution of human capital,the effects of the working mechanism between knowledge management and the investment of human capital on performance of high-tech enterprises.On the basis of institutional theory,this paper tries to analyze the institutional process of the effective allcoation of human capital.On the basis of game theory,the choices of actions are explained in intellectual cooperation and knowledge sharing.On the basis of agent theory and stakeholder theory,this paper tries to analyze the agent cost between firms and high-tech workers,and the usefulness of"bilateral mechanism",Finally,This paper refers to some questions of improving performance of high-tech enterprises to be researched further.莊建明,男,1953年生,上海社會科學院圖書館副館長,副研究員。上海社會科學院圖書館 上海 200020
    殷皓潔,女,1968年生,上海社會科學院圖書館館員。上海社會科學院圖書館 上海 200020
    畢呂貴,男,1952年生,上海社會科學院圖書館副研究館員。上海社會科學院圖書館 上海 20002 作者:經濟研究京68~77L1情報資料工作莊建明/殷皓潔/畢呂20042004文章以管理科學最新成果為基礎,專門論述新世紀圖書館的發展方向和管理、組織、結構、資源配置。資源整合/管理科學/圖書館管理本文為“九五”上海市重點課題《圖書館社科功能開發研究》的成果之一。羅峰
    羅峰 男(1972-)上海行政學院行政學教研部講師。
2013-09-10 21:38

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