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短時高能量、沖刺性地專注工作,享受驚人的流暢創作狀態,取得偉大成果。
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一個典型的美國辦公室工作者,每個工作日只能完成90分鐘真正有意義的工作。


當天剩余的大部分時間,都被浪費在各種分心事務上,比如閱讀新聞、網上沖浪、同事社交、吃零食、喝咖啡、翻看報紙、處理無關郵件、不必要的拖延行為、玩游戲、做白日夢等。

多說一句,美國辦公室工作者在世界范圍內還算最高效的人群。在其他很多國家,人們每天完成的實質工作甚至更少。

盡管許多公司在時間管理和效率培訓上付出了巨大投入,這一統計數字幾十年來卻沒什么改變。我們現在有了更多科技手段協助個人變得高效,但同時也有了更多事物讓自己煩擾分心。

普遍問題是,我們至今對知識型工作者的做事效率,仍采用工業時代的評價模式。若工作者每小時的效率產出基本一致,那關注他們的工作時長便行之有理。對于重復性勞動,這種評價模式可能確實管用,但對知識型工作者就不太適用。

對知識型工作者而言,一小時高效工作和一小時低效工作間,最終的結果差異有多大?考慮工作完成量和產出成果,其一小時高效工作能很容易達到低效工作的10多倍。

若你在辦公室花了更長時間,但工作效率經常只有個人實際能力的20%,這樣做有何意義?干嘛不直接做完90分鐘實質工作,然后就結束當天工作安心回家?

若你只用90分鐘就能完成全天工作,將會怎樣?那段90分鐘的高效時間會是什么樣子?


專注時間塊


這里有一些建議,能用于獲得非常高效的90分鐘(我們可稱其為一個專注時間塊):

1、挑選一個專注主題 —— 與做一大堆隨機選擇的行動相反,為此時間塊挑出一個清晰主題。這能使你的大腦沉浸于單個專注環境并堅守其中,從而讓你變得更有效率。工作主題可以是你正在著手的項目,集中回復郵件等單一類型事務,或任何能讓大腦全力集中的某件事情。


2、定好終點線 —— 把專注時間塊,看作向著終點線的一段快速沖刺。但終點線在哪里?它該是什么樣子?有個90分鐘后便可實現的清晰目標,能幫你更好地專注。若你無法每次都按時越過終點線,也不必担心;它的存在目的就是幫你更為專注,所以瞄準它前進就好,我們可以接受有時無法實現的情形。舉例說明:寫出并發布一篇博客。處理郵箱中的所有郵件,直到清空完畢。對下周所有專注時間塊進行計劃和安排。

3、列出行動步驟 —— 列出你在相應時間塊內要實施的具體行動。對某些時間塊而言,這種做法極有幫助。如果做事步驟已然明了,這種方式可能就毫無必要。我無需為寫篇新文章列出行動步驟,因為自己早已對此過程極其熟悉。但我會為不熟悉的新項目列出頭腦風暴和行動步驟,以便更容易地開始工作。舉例說明:先刪除收件箱中所有顯而易見的垃圾郵件。再快速處理所有能在兩分鐘內回復完畢的信件。接著對需要回復的更長信件分類整理,并安排好回復優先順序。然后回復較長信件中對自己最重要的那些,直至抵達90分鐘的時間點。對于剩下的郵件,承認回復它們并非利用個人時間的好地方,直接將其存檔并清空收件箱。

4、確保毫無干擾 —— 用一切方法確保在專注時間塊中,任何情況下自己都不會受到干擾。如果需要,提前告訴人們你在隨后90分鐘里不想被打擾;讓他們知道可在這段時間后找你。要是可以,就鎖上房間的門。若你無法保證在現有工作環境中不會被打擾,就到其他地方完成專注時間塊。如果能確保自己不受干擾,你就會更有效率并擁有更深專注度。

5、快速工作 —— 快速思考、行動、工作。若你發現自己動作緩慢,就盡快提速!請想象自己處于競賽之中,不得不在整個90分鐘里保持強勁步伐。競賽過后你就能好好休息。經過訓練,這種工作狀態可以更易實現。

6、不許自己分心 —— 在專注時間塊內,你必須做自己預先定義好的工作,再無其他事項。關閉你的手機。停用任何可能干擾自己的通知功能。假如在此期間不需要,就斷開網絡連接。不在這段時間內查看郵件。不喝咖啡或吃零食。只在必須時才上洗手間。

我想你已明白這些做法的用意了。


避免模糊地帶,享受真正休息


許多人會在專注力模糊地帶的馬拉松里度過一個個工作日。這就是他們為何要花7-8個小時才能完成90分鐘的實質工作。他們的工作緩慢而低效。工作時間里也充滿各種分心事務和干擾因素。他們很晚開始工作,又經常早早結束。大部分時間里,他們都處于半工作狀態。

與其每天在模糊地帶跑著馬拉松,何不在真正的工作與休息狀態間清醒轉換。即使你只工作一半甚至更少時間,這種做法也更有效率。

你不必從一個專注時間塊立即進入下一個。完成一個專注時間塊后,請好好慶祝你的成就。再評估一下當前工作進度。融入那時的能量狀態并看看自己感受如何。

如果你仍感到警醒且充滿能量,可能就只需要一小段休息。花上5-10分鐘放松一下,去趟洗手間,吃些新鮮水果。之后再自由投入下一個專注時間塊。

若你感到疲勞,吃點東西和/或小睡一下就是不錯選擇。

若你想要些身體上的運動,就出去散步或做些鍛煉。

若你想獲得情緒上的恢復,可以冥想一會兒,參與社交,或讀些激勵人心的文字。

你該休息多長時間?讓它長到直至你準備好完成另一輪的專注工作。有時你可能只需幾分鐘。另一些時候休息兩三個小時也許更明智,尤其是在前一個專注時間塊特別耗神的情況下。在兩個時間塊之間,請尋找會讓個人能量得到更新和恢復的方法,直至你準備好處理下一個專注時間塊。

請盡力別在休息期間處理模糊地帶的任務,比如處理郵件,因為這更有可能使你感到筋疲力盡。我推薦把各種小任務打包放進其專屬的專注時間塊內(包括處理郵件這種事務)。但如果只是偶爾快速查看一兩分鐘郵件,也許影響就不大。但永遠別在專注時間塊內長時間查看郵件,除非它對完成這塊時間內的工作至關重要。

請意識到即使你全天只完成一個專注時間塊,你已完成的工作,仍然和一個典型美國辦公室工作者在8小時全天工作日中,完成的實質工作一樣。若你只完成了兩個時間塊,也兩倍于大多數人的工作效率。在極其高效的日子里,你有可能完成5或6個時間塊,這已經如同在一天內完成了常人一周的工作量。



一天內完成一周工作


我人生中最高效的時期之一,是干著游戲編程合同工作的時候。在那期間,我常會從早上9點一直工作到中午,休息一小時吃午餐,再從下午1點一直工作到5點或6點。但我喜歡把工作細分成更短的專注時間塊,以求注意力上更深度的集中。

每天開始時,我會定義好接下來想抵達的工作里程碑,比如一小列想添加的游戲新功能。然后在工作日記(就是日用筆記本)上制定一系列行動步驟。有時若行動步驟顯而易見,就不必麻煩自己寫下來。之后我會按照列表來編程對應條目。最后再編譯軟件,測試程序,修補漏洞,調試安裝流程,直到自己滿意。完成一個典型的工作里程碑會用去我大概45-90分鐘。

由于是編寫游戲,測試程序的過程就意味著我得玩玩游戲,以檢驗新添功能,還有游戲的整體流暢性。測試階段其實為我的大腦在設計算法和編寫代碼之外,提供了很好的休息方式。

當我完成這樣一輪工作后,便有一種略感美好的成就感。我可能短暫休息一下。然后制定一份新列表,再重復此步驟。


只是一個早上,我就能完成幾輪這樣的工作,或許會有三輪。下午我會再做幾輪。我的游戲項目在此期間進展十分迅速。每天我都會添加眾多新功能。通過這種工作方式,我只用幾天就能創作一個新游戲的完整原型。使用今天更加便利的開發工具,這種工作甚至能進展得更快。

每天午餐期間,我會徹底休息以恢復個人的思維精力。我很少跟同事一起吃午餐。通常我都是自己帶飯,但會離開辦公室用餐。我喜歡開車到附近的一個公園,靠著樹坐在草地上,獨自一人靜靜吃飯。我會忘掉工作,只是盡情放松。吃完飯后,我便躺在草地上小睡20分鐘,或是兩眼盯著天空,全然出神發呆。我還很享受吹過的微風和周圍的鳥鳴。我會給用在編程工作上的大腦回路一段非常放松的休息。之后我再回到車上,返回公司,在下班前再來幾輪專注工作。


測試,訓練,和試驗


假如對于中間有休息時段,并交替進行的專注時間塊,你不太習慣這種工作節奏,可能就需要練習這種方法一段時間后才能習慣。一旦嘗試過這種酣暢工作的狀態,我期待你也將真正喜歡上它。在大約90分鐘內完成全天工作,不僅高效,也使人感到充滿動力和能量。

一旦你跟上了工作速度,以90分鐘為一輪的工作時長通常都很適用。不過你也許發現像45或60分鐘為一輪的較短時長更適合自己。你也可能發現面對不同類型的工作,適宜選擇不同時長為一輪。有時只要感覺良好,我會一連工作2.5小時(或更長時間),尤其在寫作新文章時。

有些人喜歡有著固定休息時長的固定專注時間塊,這樣一切事情都有設定好的時長。他們會堅持在設定好的時間點,開始和停止工作。有證據表明,若你的專注時間塊每天都一樣,能夠幫助大腦優化其表現水平。

例如,你可以在早上5:30-7:00, 8:00-9:30, 10:30-12:00, 下午1:00-2:30, 3:30-5:00分別設定好專注時間塊,這能提供五個90分鐘為一輪的專注時間塊,每兩塊中間還有長為一小時的休息時段。這將是極其高效的一天,看得出你一天就能完成一個典型美國辦公室工作者一周的實際工作量,但你總計只工作了7.5小時。

另一些人則傾向于更有組織的工作方式,根據個人能量水平,來決定每個專注時間塊和休息時段的長度。這就是我大部分時間采用的工作方式。

一種適度但依然高產的工作安排,可能是每天完成三個專注時間塊。用這種方式,你可以很容易完成大量工作。許多頂尖創意工作者每天只工作3-5個小時,但在那期間,其工作狀態會深度專注并毫無干擾。

你不必屈服于傳統文化的偏見,認為每天工作8個多小時就能讓自己變得更多產。對體力勞動和一些重復性任務而言,這也許是事實。但它不適用于知識型工作者和創造性工作。很多人都可通過短時間內高能量,沖刺性地專注工作,享受到驚人的流暢創作狀態,并取得偉大成果。請讓自己也試試這種做法,之后你可能永遠都不想再回到,那類漫長又毫無效率工作日的模糊地帶。


本文來源:http://select.yeeyan.org/view/357091/447941

作者:Steve Pavlina

譯者:SPC

2015-05-16 15:38

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