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寫英文Email 要特別留心這些點,一些原則私信也適用
寫英文Email 要特別留心這些點,一些原則私信也適用
互聯網er的早讀課     阅读简体中文版


今天的主要是日常的 Email 寫作,同樣,依然只適用于理工科范圍內,對于商業、法律、藝術等等領域可能均不適用。


1.Email 要以收信人為主題



寫 Email 的一個原則,應該是以收信人為主題。信件的內容,應該是跟收信人相關的,或者至少,不能讓收信人覺得這是一封群發郵件。


我在知乎收到過很多私信,絕大多數我都不想回,也沒法回,知道為什么嗎?這些私信篇幅都很長,有的長達好幾百字,內容全部是關于寫信人自己,幾乎從來沒有出現過收信人的信息。“我是什么什么學校的學生……我要轉專業……”、“我是什么什么情況……我該考研還是工作……”、“我在哪里哪里工作了幾年,我要不要轉行……”


事實上,這些信換一個收信人的名字就可以原封不動的再發給別人,就像春節的時候大家討厭的那些群發短信一樣。而且很多時候,他們問的很多問題我都有過類似的回答,哪怕他們花三分鐘的時間點開我的主頁,就能找到相關的信息。


你說我該怎么回復呢?請問他們寫的這些信跟我有關系嗎?請問我說過我可以提供免費的教育就業咨詢嗎?當然,我很樂意幫助別人,但是前提是,你得讓我知道我能怎么幫。


比如說,你是一位教授,收到一位學生的套磁郵件,打開一看,滿篇都是“我特別特別優秀,我 985 大學專業第一……”、“我 GRE 多少多少分”、“我怎么怎么牛逼……”。看到這樣的信,你會怎么想?可能絕大多數情況,你會覺得,跟我有什么關系呢,這信換個收信人的名字一樣能用。


反過來,如果信件里提到的都是你的研究內容、寫信人對你的研究內容的看法、寫信人自己的經歷跟你的這些研究的相關程度,至少,如果我是這個收信的教授,我不會把這封信拖進垃圾箱。


同樣的道理,你看一下好的廣告,側重點并不是“我的手機跑分超級高”、“我的車跑的特別快”……而是“你用我的手機可以享受便捷生活”、“你開我的車可以享受駕乘體驗”…… 同樣,必須是 YOU-oriented,而不是通篇的“我怎么怎么樣”。


最最簡單的判斷方法,數一數你的 Email 里面,是 you/your 出現的次數多,還是 I/my 出現的次數多。如果通篇都是 ”I……“、”My……“,那么問一下自己,我寫的這些東西跟收信人有關嗎?收信人會對我的這些信息感興趣嗎?


2.Email 要簡潔明了



既然是以收信人為主題,那就不要說那么多廢話。對收信人最大的尊重,不是說“感謝你抽時間看我的信”,而是信寫得簡潔明了,一點不浪費收信人的時間。


除了極其正式的信件,一般來說,第一句話就應該直入主題。這封信是問問題、交作業、約時間、反映情況、提建議、提交簡歷,收信人讀到第一句話就應該知道。


即使是比較正式的信件,比如求職信、套磁信,第一句話也應該說明主題,比如 “I’m very interested in the XX position currently open in your company.” 或者 “I have a very strong interest in the XX position that you have advertised on your website.” 不要以 “My name is ……” 或者 “I am s student of ……” 開頭,一定要讓收信人最快時間知道你想干嘛。


一般來說,沒有必要在正文里介紹你的名字、地址、聯系方式之類的,這些東西應該在信件的專門位置,如果收信人感興趣,想要回信或者以其它方式聯系你,自然會去找。如果是求職信或者套磁信,可以在第一句說明目的之后,緊接著突出重點的介紹自己,比如 “I am currently a PhD/master’s student in XX at XX University with a focus on XXXX. I expect to graduate in XX/XXXX.”


3.Email 要避免套話空話



既然要簡潔明了,一個有效的辦法就是避免套話空話。什么叫套話空話呢?就是沒有任何意義的話。如果刪去這些句子或者這些表達,一點都不影響信件的意思,那這樣的句子就是套話空話,寫這樣的句子就是浪費收信人的時間。


應該盡量避免什么樣的套話空話呢?


1. 過于客氣的表達。

Please do not hesitate to contact me at your earliest convenience 或者 Very truly yours 。假想一下收信人就坐在你的面前,你直接跟收信人面對面談話,你還會用這些表達嗎?你不覺得別扭嗎?信件無非就是用書面的形式傳遞這些談話,怎么說,就怎么寫。過多的使用這些 cliche 或者 canned speech 會讓你的信顯得不真誠,給人一種油嘴滑舌的感覺。


最最常見的幾個過分客氣的表達包括:

  • at your earliest convenience (直接說 when you can 或者 soon)

  • please find enclosed 或者 I have forwarded (直接說 I have sent you)

  • please do not hesitate (不需要說,直接刪掉)


2. 過于書面的表達。

比如 herewith、aforementioned、hereby、herein 這樣的詞語,或者非常老派的表達方式,讓人感覺你是從一本出版于 60 年代的語法書上抄來的。


3. 過于口語化的表達。

這個對于非英語母語的人來說,寫出過于口語化的英語來其實是不太可能的。比如說,用 Let's touch bases next week 代替 Let‘s talk next week,用 bottom line、team player、square one 等等類似的口語化詞匯, 這些都屬于所謂的 slang 或者 buzzword。這樣的表達會讓人覺得你不太職業,給人不信任的感覺。其實,現在的中文里有大量這樣的例子,“碉堡”“么么嗒”“蠻拼的”之類的最好不要用在除了非常私人的信件以外的任何 Email 里。


4.Email 要注意性別指代



在英文語境里,這其實是非常重要的。在寫 Email 之前,你應該盡量弄清楚收信人的性別,然后用正確的前綴。現在有 Google、LinkedIn、Facebook 等等,很容易就能確定收信人的性別。


在信件的內容里,也要注意避免性別指代的用法。其實不只是信件,這也適用于絕大多數英語寫作。


  • 不要說 Each employee must show his identification,請用 Employees must show their identification.


  • 不要說 By the age of three, a child should be able to feed and dresshimself,請用 By the age of three, a child should be able to eat and get dressed without help.

  • 不要說 Although a nurse often comes to the job without computer experience, she can easily be trained to use the hospital software,請用 Although a nurse often comes to the job without computer experience,this person can easily be trained to use the hospital software.

  • 不要說 actress,請用 actor。(可以注意好萊塢的采訪或者發言,大多數女演員會說 as an actor… 醫生都是 doctor,沒有 doctress,所以演員都是 actor,越來越少的人用 actress 這個詞)

  • 不要說 businessman,請用 businessperson。

  • 不要說 fireman,請用 firefighter。

  • 不要說 maid,請用 housekeeper。

  • 不要說 policeman,請用 police officer。

  • 不要說 mailman,請用 mail carrier。

  • 不要說 salesman,請用 sales representative 或者 sales agent。

  • 不要說 waiter 或者 waitress,請用 server。

  • 不要說 mankind,請用 humankind。


5.Email 的格式和字體



Email 的段落應該盡量短小,盡量避免一整段的長篇大論,尤其是第一段更應該緊抓重點。段落首行不需要縮進,單倍行距,段落之間空一行。

注意選用合適的字號和字體。字號不要過大或者過小,字體不要用太花哨的藝術字體,不要用花花綠綠的顏色,盡量避免太多的粗體和斜體。

以上是關于 Email 寫作的筆記,希望對您有所幫助。


文章來源:知乎日報    作者:豬小寶

2015-08-23 08:43

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