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為什么他們每天能有48小時?!
為什么他們每天能有48小時?!
進步主義     阅读简体中文版

在談到工作效率時,我們都面臨同樣的挑戰——每天只有24個小時。然而有些人似乎擁有兩倍的時間;為了完成任務,他們表現出了不可思議的能力。即便同時要處理多個項目,他們也能順利完成目標。


時間是人類真正唯一的資本,也是唯一輸不起的東西。——托馬斯·愛迪生


在超高效率地工作了一天并離開辦公室之后,你感覺不可思議。只要方法正確,你天天如此。你不必要加班加點,只需更加巧妙地工作。不妨嘗試以下超高效人士所依賴的11種工作方法:


1.做事情一氣呵成

高效人士絕不會將任何工作暫且擱置起來,因為分兩次完成任務會浪費大量時間。不要將郵件或者電話擱在一旁,待稍后處理。一旦有些工作引起你的注意,你應該采取行動,委派別人去完成或者將其刪除。


2.離開辦公室之前,為明天的工作做好準備

高效人士在結束每一天之前,要為第二天的工作做好準備。這種做法可以達到兩個目的:有助于你鞏固今天完成的工作,另外確保你在明天同樣富有成效。這是結束每天工作的最有效方式,而且只需花上幾分鐘。

我們每花一分鐘去做安排,就相當于多賺一個小時。——本杰明·富蘭克林


3.他們吃青蛙

“吃青蛙”是治療拖延癥的最佳良藥,而超高效人士的每一天都從這道菜開始。換言之,他們先完成了任務清單上最倒胃口、最令人懼怕的事情,才去做別的事情。之后,他們騰出時間和精力去做可以激發他們興趣的事。


4.他們反抗“緊急事項優先”

“緊急事項優先”指的是傾向于做需立即完成無關緊要的小事,而耽誤了真正的大事。正是因為緊急行動往往不會產生什么影響,所以這會引發一個大問題。如果屈服于緊急事項優先,你會發現自己數日甚或數周根本沒有碰那些重要任務。高效人士善于識別,所以當緊急滅火妨礙到他們的表現時,他們情愿忽略不利于自己真正向前邁進的事務,或者委派于他人完成。


時間是我們最需要的,但偏偏有許多人最不善于利用時間。——威廉·佩恩


5.開會嚴格遵守時間表

最浪費時間的事情就是開會。超高效人士深知,如果放任自流,會議就將永遠不會結束,因此他們在一開始就通知所有人,他們將嚴格按照時間表進行。設置時限有助于所有人變得更集中和高效。


6.說“不”

“不”是超高效人士不懼使用的一個有力詞語。在該說“不”的時候,他們避免使用“我認為我不能或者我不確定”等話語。對新的承諾說“不”不僅是對你已有承諾的尊重,也讓你有機會去成功實現。加州大學舊金山分校的研究顯示,“不”越難說出口,你感到壓力、倦怠和甚至抑郁的可能性就越大。學會用“不”來拒絕,將有助于提升你的情緒,并提高工作效率。


7.只在指定時間查收郵件

超高效認識不許自己一直被郵件干擾。除了定時查看郵件外,他們還會利用各種收件箱功能根據發送者對郵件進行優先排序。他們會對其最重要的供應商和顧客的來信設置提醒,其他郵件則留待方便時再去處理。有些人甚至設置了自動回復,以便讓發件人了解他們的郵件會在什么時間被查看。


8.絕不多任務同時進行

超高效人士深知,同時處理多任務是效率的真正殺手。斯坦福大學所做的研究證實,相較于一次完成一項任務,同時處理多任務的效率更低。這些研究員發現,經常被多條電子信息轟炸的人不能像一次性處理一項任務的人一樣,很好地集中精力,從大腦中調取信息或者從一項工作轉換到另一項工作。但如果有些人擁有多任務處理的天賦呢?斯坦福大學的研究員根據進行多任務處理的傾向和這將有助于其表現的信念將受試者分成兩組并對他們進行了比較。他們發現,事實上,喜歡一心多用的人——同時處理很多任務并認為這樣可以提高其表現——要比喜歡一次只完成一項任務的人表現得更糟。經常同時處理多任務的人表現得更糟,這是因為他們更不善于組織想法,過濾無關的信息,而且他們從一項任務轉移到另一項任務的速度也要慢得多。


由于大腦一次只能關注一項任務,所以處理多任務會降低你的效率和表現。當你嘗試一次去完成兩項任務的時候,大腦缺乏成功同時執行兩項任務的能力。


9.玩失蹤

如果有必要的話,不要害怕玩失蹤。給一個信得過的人留下一個手機號以防萬一,并讓這個人成為你的過濾器。任何事情都要先經過他,而且他所不清楚的任何事情都要擱置一旁。這種戰略是完成高優先級項目的萬無一失的方法。


有些人花一年的時間才獲得一周的價值,而有些人花一周的時間就獲得了一年的價值。——查爾斯·理查德


10.將任務委派給他人

超高效人士接受自己并非組織內唯一聰明和有才華的人這一事實。他們相信別人也可以完成其工作,這樣一來就能把精力放在自己的工作上。


11.在工作中運用技術

技術因為分散人們注意力而飽受詬病,但它也可以幫助你集中精力。超高效人士會在工作中讓技術為其所用。除了在郵箱賬戶中進行過濾設置,以便讓信息分類和進行優先級排序,他們還使用像IFTTT等應用程序,在你的智能手機中建立緊急事件,并在重要事情發生的時候進行提醒。當你持有的股票觸及某個價位,或者你收到最重要客戶的郵件時,它會通知你。所以沒必要時時查看你的手機。


譯 劉少宇 校 徐笑音

本文來自:福布斯中文網

原文地址:http://www.forbeschina.com/review/201505/0042769.shtml

2015-08-23 08:51

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