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怎樣進行個人知識管理
怎樣進行個人知識管理
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怎樣進行個人知識管理

  個人知識管理(PKM)有各種版本的定義,但其實質卻在于幫助個人提升工作效率,整合自己的信息資源,提高個人的競爭力。通過個人知識管理,讓個人擁有的各種資料、隨手可得的信息變成更多價值的知識,從而最終利于自己的工作、生活。其實,在每個人的工作、學習生活中都已經有了知識管理的影子,但這時候的個人知識管理(PKM)還處于蒙昧狀態,我們如果能在日常的工作中更加有意識的對個人知識進行管理,那么PKM是一件很簡單的事情。本文個人知識管理(PKM)實施基于以下兩個原則:

  原則一、簡單而有效。期望個人能夠根據我們描述的個人知識管理實施方法可以獨自實施對自己的知識進行管理,這種管理的效果讓自己可以感覺到。

  原則二、經濟原則。個人知識管理的實施不需要你額外去投資什么(不需要你去花很多money),以利用每個普通人能得到的工具為主。

  個人知識管理也遵循知識管理的中的普遍規律,但它又有自己的特點:例如個人知識管理(PKM)中不涉及組織知識管理(OKM)的重要一環——“組織知識的共享”,因為知識的獲取、存儲、利用都是個人。個人知識管理(PKM)由于沒有組織的約束可能實施中更容易半途而廢,不能有效進行,且個人知識管理的效果較難以測量。以下本文就個人知識管理(PKM)的獲取(學習)、知識存貯管理、知識利用進行論述。

  建造自己的學習網——PKM的知識學習

  只有擁有很多知識的情況下,個人的知識管理才有意義,因此知識管理的第一步是知識的學習(也叫知識的獲取)。其實在日常生活工作中大家都有自己的知識學習方法和系統:例如每個人都有一個人際圈子,通過這個圈子個人可以獲得在書本上和其他渠道獲得不到的知識。我們認為個人知識學習可以粗略的分為以下幾個途徑:

  學習與培訓:沒有參加工作的學生學習是其主要任務,公司組織的企業內部培訓也是一種學習,這種學習的效果對一個人的發展與未來很有價值,因此大家應該珍惜這種機會。除了這種正規的學習機會外,在這個知識經濟時代,每個人都應該不斷的學習來充實和提高自己,從而增強自己的競爭力。在這種學習中,個人主要學到的是各種顯性的知識(理論),至于學習方法,很容易找到眾多的論述,在此不再贅言!

  人際網絡:每個人的人際網絡都是個人學習知識的一個重要途徑。不論現在的媒體如何發達,也不管“知識管理”的專家如何言必稱eLearning,這一切都無法替代你在人際交往中的學習,而且人際交往中可以學到很多書本上、學習軟件中學不到的知識--隱性知識,如果你的人際圈子越廣,交往的人員的素質越好,可能你學到的知識越多,人際網絡的獲得和維持都不容易,但建立后,往往是你可以獲得最直接最深入知識的重要來源。因此我們的建議是:擴大你的交往圈子,與“柏拉圖”為友,多于朋友交往,多溝通、討論,提高自己。

  你人際交往的圈子越來越大,對這些人的聯系方式的管理也就成為一件很重要的事情。其實我們好多人想聯系某個人時卻找不到聯系方式的原因也很簡單,因為我們沒有把這些東西當成一件事情認真的處理,其實只要你下一點工夫,這些聯系方式的管理不是很難的事情。充分利用你手頭的工具,Outlook就是一個很有用的工具,其功能很強大而我們日常工作中對其功能卻用得很少,好好學習一下Outlook的應用對你的工作和生活一定會有幫助。還要充分利用你的手機、PDA等工具。還有一個重要的方法是充分利用公司已有的信息系統,例如OA、CRM等。記住這些資料要請更新和備份!

  我的媒體:無論你做那一行,都會有相關的媒體,你應該注重在這些媒體中學習。例如你做銷售,那么你應該關注銷售方面的媒體,而你做的是快速消費品的銷售,你同時就應該關注快速消費品領域和銷售方面的媒體有什么新的動向、新的方法,并通過媒體學習這些東西。你應該結合自己的工作建立自己的“我的媒體”,長期關注,從而可以用從媒體的來的信息分析你的工作,必將對自己的知識結構和進步有作用。當然目前的媒體良莠不齊,你必須擁有自己的判斷力去鑒別,本網站將在以后根據不同行業的媒體進行推薦。

  互聯網:互聯網是人類最偉大的發明之一,同時也是人們進行學習的一件重要工具,能充分利用互聯網的強大功能進行學習是現代人的一個重要標志。互聯網上的知識多如牛毛,如果想利用互聯網進行學習,你必須善用搜索引擎工具。你大概會說搜索引擎我還不會用嗎,我每天都用Google!但我還是勸你拿出點時間來好好學習搜索引擎的功能,因為Google 的使用也有很多技巧,為什么你想搜索的內容與你實際搜索的內容有那么多差距,為什么有的人可以搜到的信息你卻找不到,為什么找同樣的東西你比別人用的時間要長?充分利用你IE的收藏夾,做好分類(這很重要,分類的具體操作以后的文章會專門論述),并定期備份你的收藏夾。“什么?不知道怎么備份IE收藏夾”,那不好意思,去微軟的網站上看看吧!

  建立自己的知識系統架構

  資料你搜集了很多,知識也學習了很多,但這些資料和知識怎么進行有效的管理呢?搜集資料只是知識管理的第一步,而怎樣對這些資料和知識進行管理才是最重要的,沒有對知識和資料的有效管理,就不可能有個人工作效率的提高。因此個人知識管理的第二步就是建立自己的知識系統架構,什么是知識系統架構,簡單說就是你儲藏知識的架構,有系統的知識架構,將有助于你將收集到的資料有系統的儲存與未來快速的擷取,缺乏系統化的分類架構,將造成日后擷取與整合資料與創造知識的大量時間浪費,達不到通過知識管理提高個人工作效率的目的。

  要建立的自己的知識系統架構,你首先要明白你有哪些資料和知識需要管理。從個人的角度講,需要管理的知識資源無外乎以下的內容:

●人際交往資源(如聯系人的通訊錄、每個人的特點與特長等)

●通訊管理(書信、電子信件、傳真等)

●個人時間管理工具(事務提醒、待辦事宜、個人備忘錄)

●網絡資源管理(網站管理與連接)

●文件檔案管理

要管理以上的知識資源,在個人也不可能去花很多錢投資在這上面的約束下,有什么好的辦法呢?我們的建議仍然是善用個人手上已有的資源。在這里給你推薦兩個工具,第一個就是微軟赫赫有名的MS Outlook 2002(并非Outlook Express),通過MS Outlook 2002,可以實現個人的人際交往資源管理、個人通訊管理、個人的時間管理等功能。根據20/80原則,我們大部分人都沒有利用到MS Outlook 2002的強大功能,花點時間去學習一下MS Outlook 的應用,你會發現其實你們單位各種亂七八糟的信息系統中的好多功能MS Outlook 2002種都已經有了而且比你們的系統要好用。對中小企業而言,MS Outlook 甚至可以作為替代OA、CRM等軟件的一個折衷辦法。

  剩下的最重要的問題就是個人文件檔案的管理,不論你是從事業務工作還是管理工作,每個人的工作中都會有許多的文件需要管理,這種文件包括各種形式:文本、視頻、音頻、程序等,對這些東西該如何管理呢?計算機的利用當然對這些文件的管理有重要的作用,但即便我們的東西都存在了硬盤里面,還是有許多不方便。例如我想找我以前起草過的一個方案,因為我想要做一個同樣的方案需要參考以前的,假如以前的方案是一年前起草的,你還能很快的找到嗎?這種有明確需求的東西可能還好辦,而我們大部分時候是我們只記得以前見過這么一個資料,該去哪里找?企業的信息系統不是為個人設計的,雖然能在工作中給你一定的幫助,但當涉及到你個性化的需求時大部分時候這些系統就顯得無能為力了。借鑒組織知識管理的理論和方法,個人可以建立自己的知識庫。但個人的知識庫不可能象企業的知識庫那么復雜,只需要適合自己的個人需求就行。既然要建立自己的知識庫,那么首先要考慮的就是你個人知識的分類。分類學是一門學問,當然不需要每個個人都去研究分類學的知識,但你應該靜下心來好好檢查一下自己到底需要哪些知識。例如小劉是一名剛剛畢業不久參加工作的大學生,職務是程序員,那么它關注的東西是什么呢?首先它要關注于他的編程技術的提高(編程技術里面又要分好多類,包括語言、軟件工程、文檔寫作等),其次它要加強對自己企業所處的行業的了解,小王將來希望能成為一名優秀的項目經理,因此他需要對項目管理的知識進行管理。小王一直在自學德語,因此需要將德語知識學習的內容進行管理。根據小王的特點,可以將其知識管理的首層目錄分為:技術、行業、項目管理、德語。然后每個下面又可以再分。例子中知識庫只是一個大致的分類,每個人的情況各不相同,因此你的個人知識庫的分類也會各不相同。每個人的知識庫分類都不可能一步到位,在實踐中才可能摸索出自己知識庫的最佳分類方法,因此第一步就是:Just Do It!

  個人知識庫聽起來不錯,但該如何建立呢?你總不能讓我用一個大本子去記我得知識吧!這個時候信息技術(IT)的作用就凸現出來了,用IT技術可以幫助個人的知識管理,也可以幫助個人建立自己的知識庫。但個人不可能去找人給你做一個個人知識庫的平臺,這樣即不經濟又不大可能。幸好我們可以有免費的方案,互聯網上許多可以下載的內容管理系統可以完成大部分個人知識庫的功能。橡樹實驗室(www.oaklab.org)知識管理中心(KMCenter)也有免費的軟件可以用。

  MS Outlook+免費的個人知識庫軟件可以搭起你的知識系統架構,但只有舞臺沒人表演還是不行,因此你必須樹立個人知識管理的概念,重視知識管理的工作(這是因為知識管理開始的時候會有許多瑣碎的工作要做,如果沒有講個人知識管理進行到底的決心,個人的知識管理就很容易半途而廢!),才能保證知識管理對個人的工作和生活產生效力。

  知識的利用

  “百無一用是書生”,在古代,書生應該屬于社會中的知識分子,但為什么這些古代的“知識分子”卻是百無一用呢?除了歷史的原因,古代的知識分子學習的知識很少能在生產或生活中應用外,最重要的原因是這些人為知識而知識,對學習知識的目的沒有正確的認識。作為一名現代人,我們必須明確,我們所有的知識只有一個唯一的目的:使用它,利用知識創造效益,利用知識幫助我們的生活更美好。

  對知識的掌握可以分為三個階段:

  第一階段:我知道,就是我了解這個知識的內容。一個機械專業的本科大學生可以說他對機械設計和制造的知識有所了解,因為教科書上和實習讓他對機械設計和制造有了掌握。這個階段一般掌握的都是理論知識(顯性知識)。

  第二階段:我會用,能將者中知識運用于生產中。從第一個層次到第二個層次是一個飛躍。一個機械專業的大學生經過在車間實習一段時間,就可以按照書上教的方法做些簡單的設計工作。在這個階段會積累一些經驗和教訓(隱性知識)。

  第三階段:對知識我不僅會用,而且可以根據不同的情況靈活運用,將知識的運用做到游刃有余。在這個階段知識已經成為個人的一部分,個人關于某個專題的隱性知識甚至比顯性知識還要多,只有到了這個階段才能說對知識徹底掌握了。

  學習到理論知識后,下面的最重要的工作就是知識的利用和在知識的利用中創造新的知識,這種能力才是企業和個人的核心競爭力之所在,而這也正是知識管理中最困難的部分。在知識的利用上,一些傳統的方法可能對個人知識管理有所幫助,譬如歸納和演繹。想要利用已有的知識,既可以在個人占有的大量知識基礎上進行歸納,找出事物間的規律,然后應用于實踐從而對這種歸納結果進行檢驗,然后再從實踐中修正歸納出的知識;也可以對原有知識進行演繹,幫助新的實踐。

  知識管理中知識的利用方法現在還處于探索階段,因為它涉及不同個體的知識背景、生活環境、價值觀等因素比較復雜。但在實踐中不同個人可以總結自己有效的方法,并多于交流,促進自己擁有知識的充分利用,只有這樣才能真正提高自己。

2012-07-30 22:13

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