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效率低的日子怎么辦?
效率低的日子怎么辦?
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翻譯:JianShu 英文:asianefficiency

  每個人都會有效率低的時候,即使是 Efficient Asian™ 也不能保證他們的時間可以 100% 的利用。

  有些時候我們會感覺日子過得不對,例如:你的網絡癱瘓了,于是就沒有了工作的動力,或者是你發現自己每天都在各種事情上面忙碌,但回顧自己的任務列表的時候卻發現任務并沒有完成。有時候你會發現自己在同一件事情上花了很多的時間,但它就是完成不了。

  事出必有因,下面我們就來分析一些它們,同時找出克服它們的辦法。

  簡單總結、圖表

  • 出現效率低的日子總是有一大堆的原因
  • 如果這些日子沒有掌控好的話,它們有可能會變成一段更長的時間
  • 短期內克服效率低的日子需要一些小技巧
  • 長期來看,造成效率低的原因必須找到根源才能最終解決問題

  這里有個圖(暫未翻譯)

效率低的日子怎么辦?

  為什么會出現低效的時候?

  在健身領域內有一個很流行的說法就是:在你所做的運動中有 20% 是無用的。為什么?大部分的健身教練都會這么跟你說:如果你的飲食無節制,或者沒有充足的睡眠,或者是你的健身意愿下降了,你的訓練就不會達到應有的效果。

  換在工作和效率的領域,我們認為 20% 這個數值有點高(它意味著你將是每五個工作日將有一天是完全無效的)。我們稍微把這個數字降低到 3-5%,大概就是在一個月里面會出現 1-2 天是沒有效率的,剩余的時間都是高效的或者是達到平均水平的。

  下面解釋一下幾個概念:

  • 高效的:所有的事情都完成了。你設置了一系列高價值的任務,并且一個接一個地落實并完成了。然后你再接再厲。
  • 平均水平:大概就是你早上的時候定了 6 個任務,一天下來完成了三四個。
  • 低效的:早上的時候定了任務列表并開始執行,但是你中途分心了,或者是有人打擾了你。在你發現之前,你已經忙了一整天并且快要下班了,但你的任務列表一點都沒有變。

  在這里,有一個重要的概念就是:如果你的一天開始得很糟糕,你可以通過下面將會談及的技巧和策略去修正它。這些技巧可能會幫助你把低效的一天轉變成平常的、甚至高效的一天。

  低效的九個原因

  造成低效的原因有很多,下面列舉其中重要的幾個:

  1. 糟糕的能量管理。如果你不能很好地管理自己的生理、心理健康,那你肯定不能有一個很好的效率。糟糕的能量管理只會讓你整天處于半睡半醒的狀態,而這種狀態通常都是低效的。
  2. 負荷過重。大多數人都會由于過多的任務或者太多電子郵件(或者兩者兼有)而造成負荷過重。如果你發現你被過多的事情弄得沒有時間的話,那你就要注意:你正向著一個低效區域前進,除非你做出一些改善的措施。
  3. 健康問題。這個問題一般都會的伴隨著糟糕的能量管理。如果你沒有合理用餐、保持運動和正常作息,你就很難達到一個高效的狀態。如果你認為自己可以忽略健康問題同時持續工作,那你就會讓你的健康程度不斷下降。有的人會由于過多的工作而虛脫、病倒(特別是現在這種流感季節)。
  4. 經常無法發揮自身優勢。有的人不知道自身的優勢在哪里或者他們所做的工作并不能發揮自己的長處,于是他們的經常都會處于低效狀態。即使他們完成工作了,也會耗費他們很多精力。一個明顯的例子就是:創新性的人才經常會發現自己被行政工作困擾一整天。
  5. 持續地被打斷。如果你處于一個持續被電話、郵件、同事及信息打擾的工作環境中,你將無法達到高效狀態。
  6. 一心多用。這一點不用說明了吧?
  7. 找不到工作流。有的人不明白如何利用工作流以發揮他們的優勢,我們在「英雄模式」這個文章里面有探討過。
  8. 意志,自我約束和毅力被耗盡。所有的這些都需要你通過休息來重裝上陣。休假 是幫助我們恢復效率的最好手段。
  9. 缺乏控制。有時候,事情總會在我們的控制之外發生:天氣變化、網絡中斷、家庭緊急狀況。盡管我們可以嘗試去阻止這些事情發生,但有時候天意難料。

  通過以上的分析我們可以看到各種低效發生的原因。不過辦法總比問題多,我們可以通過長期手段和短期手段來解決這些問題。下面我們簡單來看一下。

  低效的時間段

  我們在上面的內容里面已經探討過低效的一天,但不幸的是這些時間常常會演變成更長的時間段:一周、一個月、甚至幾個月。下面我們來分析一下不同的時間段以及為什么它們會延長:

  • 天。正如上文所說,每個月總有那么幾天是低效的,這是很正常的。但一周里面可以有 3-4 天是高效的,然后有 1-2 天是處于平均水平的。
  • 周。低效的一周通常都是這樣發生的:1. 生病了(或者是因為糟糕的能量管理);2. 你被一個長期項目過分消耗,導致長期低效。
  • 月。這種情況非常糟糕,但是確實會發生,這通常都是因為遇到十分難纏的項目或工作,或者是個人生活中的一些耗費大量時間的雜事(即時你不是在關注那件事件,你的注意力也會被分散)。
  • 年。這種情況我只在一些長期病人或者是一些用繩命在玩網游(魔獸世界)的學生上見過。還有一種情況就是,當一個人遇到職業生涯的瓶頸時,由于他們陷得太深而導致無法了解現狀、無法看到出路,這種情況就會造成長期低效。

  如何去克服低效的日子

  下面我們一起來探討,如何去打敗低效魔鬼。

  短期的小技巧

  這里有一些短期的小技巧可以幫助大家改善低效開始的一天(或是幫助度過糟糕的一天)。

  1. 明天會更好

    很明顯,有些事情確實晚點做或者明天再做會更好。同時,睡眠可以很好地幫助清空我們在在大腦中的各種想法、情緒以及其他心理影響。為了更好地完成任務,我們可在今天設置一下明天的輸出,盡量在第二天早上之前清空我們的大腦中的事情。

  2. 克服延遲

    克服延遲這種辦法可在短期內有效地幫助我們提高效率。我們推薦現在最流行的兩種方法分別是番茄工作法Solar Flaring。另外,還有一個方法對一部分人很有作用:利用人的欠款心理。你需要把一大筆錢($500 或$1000)交給你一個十分信任的朋友,而這錢只能在你真正完成任務的時候才能取回來。

  3. 利用一些事物標記自己的高效狀態

    大部分人都會有一些特別的東西可以盡快進入高效狀態。我們發現,這些通常是像咖啡、綠茶一類的東西。當我真正投入到一項任務的時候,我只會喝英式早餐茶,所以這東西可以當作是我進入高效工作流時的一個特別的點。

    另外,音樂也可以成為類似的東西。更多的請閱讀這篇文章

  4. 益智藥物

    聲明:我們并不是專業的藥師,我們建議您在服用任何藥物前請咨詢你的醫生。

    我們知道有不少的人會把一些藥物當作益智藥來服用,以圖幫助他們完成各種艱苦的工作,而這些藥物對他們真的有效。當然,在服用任何藥物前,我們強烈建議您先好好咨詢醫生,以免影響您的身體健康。

    在 Asian Efficiency 里,我們曾經用一些人體必需的元素進行過小測試,例如維生素B(對我十分有用)以及各種人參制品(對 Thanh 十分有用)。再次地,我們建議您在服用任何藥物前請咨詢你的醫生。

  5. 換種任務

    如果你發現自己在同一類任務中工作、掙扎了很久,請嘗試換另外一種工作。例如,如果你在做一種創造性的工作,但無法去產出新的詞或者圖像,請嘗試去做一些簡單的行政工作如回復電話、檢查電子郵件或者做一下跑腿,這樣都會對你有幫助。

  6. 休息片刻

    我們在很多地方都談過這個方法,但我們必須再次強調:休息一小段時間是最好的保持集中力的其中一個方法。即使只是走到室外、呼吸一下新鮮空氣或來回走動十來分鐘,這些都會讓你的集中力得到重新恢復。

  7. 小憩片刻

    這個跟上面所說的休息片刻差不多,但是影響會稍微大一點。你需要保持睡眠時間比較短(20-45 分鐘),確保不要進入深度睡眠。

  8. 換個環境

    拿起你的筆記本電腦,走到公園、咖啡廳、另個一個房間或者大樓內的其它地方去工作吧,這樣也是一種不錯的方法讓你的集中力重新集中。有時候只是稍微換個位置就可以讓你的大腦重新恢復到高效的狀態中了。

  長期的、系統的解決方案

  現在,你已經了解了很多快速的方法讓你擺脫低效狀態、重新集中精神了,下面我們一起來看看一些長期的讓你的生活真正擺脫低效的解決方案吧。

  1. 能量管理

    身體才是革命的本錢,健康永遠是放在第一位的。健康的身體是高效的源泉。如果你忽略了自己的身體健康和家族幸好,你遲早會為此付出代價的。

    保持一個良好的身體狀況,需要良好的睡眠(我們有一款叫「Better Sleep」的產品可以幫助您)、適當的運動以及了解一些營養學上的知識用以選擇更好更適合自己的食物。

  2. 郵件管理

    在今天的工作環境中,最不幸的一部分是被大量的郵件造成我們工作壓力太大。我們的這篇文章簡單系統地說明了這個問題,下面列舉一些簡單的規則:

* 請不要把檢查電子郵箱作為早上的第一項任務 * 關閉你的電子郵件提醒 * 檢查郵件的次數越少越好

  1. 任務管理

    大量的電子郵件,必然就會伴隨著大量的任務。

    最簡單的就是嘗試使用一些更好的方法論去做任務管理(這里有一篇文章有簡單介紹),或者是使用一些更好的「工業級」的軟件去輔助自己(例如OmniFocus)。

    如果你發現應用了一些任務管理方法之后工作壓力還是十分大,這可能是一個跡象:你過多地嘗試去掌握你的生活中的各個不同的領域,你需要重新考慮對你來說什么事情更重要。

  2. 控制被打斷的次數

    如果你正在一個私人辦公室里面工作,你可以訂下一些關于你什么時候可以被打擾、什么時候不能被打擾的規則。戴上你的耳機吧,你會神奇地發現人們會讓你獨處。在你工作的時候,把你的電話放一邊去(或者至少是保持靜音狀態并且遠離視線范圍)。同時,把電子郵件的提醒給關掉。

    利用一些程序(像 Self Control)去阻止你在工作時訪問你不應該訪問的網站吧。

  3. 找到你的工作流

    學習如何達到自己的工作流(你的最高效狀態)吧。這是一種在適當的時間里面做適當的事情的方法(請閱讀「英雄模式」)。同時,這也是一種關于建立可以讓你保持高效的、有行動力的「高效工作環境」的方法。

  4. 長假放松

    請確保你有足夠的私人時間,你除了工作之外,還需要每天休息。每周的話,至少要有一天休息時間。同時,在那天里面你必須確保精力集中在除工作以外的活動上(即使你只是打算檢查一下郵件或者加班一兩個小時)。

  5. 發揮自身所長

    基于你自身的長處,找一份可實現你的最高價值的工作吧。閱讀一下這篇文章吧。

  下一步該怎么做

  1. 找出自己低效的原因:缺乏能量、缺乏注意力、任務過多……
  2. 深層次地找出自己效率的根本原因。
  3. 開始利用短期的解決辦法幫助自己改善低效的一天。
  4. 實施長期的解決方案,同時關注自己達到平均水平和高效水平的時間是否在增長。
2013-04-26 08:34

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