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　　社會主義市場經濟體制對于公務文書的影響，是由大量的行政“紅頭文件”向著眾多工商務文件的過渡；辦公自動化使紙質文件向著多種載體的文件過渡。由此而引發的對文件不同載體或稿本的認識，便是這個過渡時期產生的不同觀念。如有人提出文件定稿不歸檔或基本不歸檔的種種必要性；有人甚至根據“無紙辦公室”的推斷，對紙質文件和實體檔案的存在提出質疑。正在變革著的社會使人們的不少傳統觀念受到沖擊，它不可能不對文件和檔案管理產生種種影響。我們當然應該以改革的勇氣沖破傳統觀念的束縛，對從文件到檔案的管理方式進行一番變革。但是，我們同時還需要以科學的態度和周密的思考，使改革方案更加完善，使改革預后效果更加理想。本文即從簽發對于文件法律效力的重要性進一步談談文件定稿是否需要歸檔的問題。
　　　　　　一、文件法定標志正在發生變化
　　公務文書的法定標志，一方面是指文件制發單位的法人代表或其他黨政領導對文件“準予發出”簽寫的書面意見以及自己的簽名；另一方面，則是依據領導簽發的定稿打印成的正式文本，亦稱正本，在文件末尾署明日期處加蓋本單位公章后，完成了公文的又一法定標志。這樣才可作為正式公文發出，以行使公務文書的法定權力。
　　文件的受理或經辦單位，往往以文件制發單位的公章來認可文件的法定標志，而上級單位也正是依憑著那個鮮紅醒目的公章依法行使行政權力。這種認可與被認可的約定俗成在中國持續了很長的時間，而且還在沿襲著。然而，隨著市場經濟體制的確立和辦公自動化的來臨，人們的這種傳統觀念正在悄悄地發生著變化。在勞務合同、承包協議上，往往一邊是大紅印章，另一邊是本人簽字。即使在公司與企業間的合同、契約與協定中，也是在大紅印章的下面明明白白地留著“法人簽字”一欄，供企業或公司法人簽署自己的姓名。傳真電報、文件復印件把公章變成了與文字一樣的顏色，照樣被人們認可。與此同時，社會上私刻公章、私用公章的違法案件屢屢發生；加蓋各種公司印章的單方合同、協議滿天飛；連民工模樣的人也拿著蓋有某某公安局、某某部隊公章的業務廣告、招工協議在胡同與居民樓中招搖撞騙，使老嫗白翁為之愕然。這世道簡直是無法無天啦！
　　傳統的文件法律效力認可模式在社會中悄悄地發生著裂變，人們在認可與不認可之間徘徊著、議論著，也有人默許著。那么，關于文件與檔案的權威性與真實性是否也被打上了幾分折扣？是的，在假煙、假酒、假商標、假牌照、假公安、乃至假人民幣走進千家萬戶之后，難道假文件、假檔案就不會產生嗎？
　　這個問題也許是用不著我們作出太多解釋的。在合同糾紛、協議爭執、公私產權認定與受理等引起的法律裁定案件中，以偽造的公文、證件、檔案出證的已屢見不鮮。陷入沉思的企業家、社會公證部門、公檢法部門，乃至公司或企業的文書和檔案部門都在種種感嘆之余提出這樣的問題：文件或檔案最可靠的法定標志是什么？
　　　　　　二、新情況帶來的新問題
　　早在90年代初期，一場公務文書的定稿要不要歸檔的討論歷經了若干年之后，現在還在談論著。一些觀點認為：定稿與正本內容一致，用不著重復歸檔；定稿是印制文本的依據，不是一份公文的組成部分；公文在行使完法定效力歸檔后，文件與定稿是否符合沒有重要聯系；正本一旦完成，定稿就完成了它的使命（見《湖北檔案》1993年第4期， 天山等同志的文章《定稿可以不歸檔》）。還有人認為：“在一般情況下，定稿只能起到依據作用，其本身并不具備法定的效力。”（見《中國檔案》1997年第9期，劉瑛同志的文章《再談文件定稿的歸檔》）。 這些同志，或者割裂了文件定稿與正本之間自然的法定聯系，或者否定了文件定稿的法定效力。由此而來的認識是：既然文件定稿的歸檔作用甚微，不少單位的檔案庫房又已經爆滿，于是乎“定稿可以不歸檔”的觀點便得到了一些人的贊許；而那些堅持定稿與正本一同歸檔的看法，卻被貶為保守迂腐。
　　一些國人自豪地說：在信息網絡化方面，我們與世界上最先進的國家相比差距很小，或處于基本同步發展狀態。這句話是激動人心的。然而，在文書與檔案工作者面前，難道不應當清醒地估量一下，新技術迅速地普遍應用于文件與檔案管理，對于信息網絡中文件與檔案信息的法制管理，對于文件與檔案的保密，對于文件與檔案法律效力的認可標準等等，我們準備得如何呢？
　　對于上面講到的那些變化，諸如文件被仿制，合同協議或經營秘密被篡改、被剽竊，憑證和一些法律依據被偽造，從而引發了專利或權益糾紛，在對簿公堂時如果沒有文件的定稿作唯一的法律依據，我們還能依靠哪些最有說服力的原始憑據，去維護自身的合法權益呢？
　　當你在公務文書上莊嚴地加蓋鮮紅的印章時，你有沒有想到，在仿制技術如此發達的今天，會有多少人輕而易舉地進行仿冒之后，將其變成自己的成果；又有誰不會對文件進行有利于自己的修改后加蓋仿制得一模一樣的公章與你一同在法庭上出證對質呢？
　　文件的通用文稿（本）既容易輸入計算機，又容易在計算機中調出、復制、刪除、修改，甚至被編輯成其他文件或文獻中去。由于文件復制技術日臻完善，只要人們需要，誰都可以在互聯網中任何一個終端機復制出網絡中存在的任何一份文件。所以，這種普通文稿（本）的歸檔價值就變得不那么顯著了。那么，這就提出一個問題：在文件復制技術如此完善的現代社會，企業或公司如何防止由于文件的被仿制而使自己的合法權益受到侵害呢？或者是，一旦這種失泄密事件發生，文件、憑證被仿冒偽造，在訴諸法律時如何以最有力的證明去揭穿這些仿冒偽造呢？
　　　　　　三、我們應當采取什么對策
　　在市場競爭日益激化的社會中，我們不難發現，不管國企或外企的經理，一支簽字筆總是隨身攜帶。有了這支筆，他就可以在隨時需要就地簽發的合同、協議中簽署自己的姓名，從容不迫地行使法人權力。這樣，既可以把握住稍縱即逝的商業良機，使合同、協議即時生效；又使得任何人難以仿冒偽造，維護住公司的合法權益。
　　一般的信函可以通過電傳、傳真或計算機網絡傳送，甚至通過電話、明碼電報代理，但重大的履約性文本必須有足夠的資信證明和完備的法律手續才能生效，而絕不能依據簡單的口頭允諾，也不能依賴沒有任何資信憑據的空頭條款。所以，即使在雙方加蓋公章后，還必須由公司法人或法人代表（持有公司法人的書面受理函）在履約文件上簽字，有些還要經過公證部門認可方能具有法律效力。不管是在市場經濟活動中的工商務往來文件，還是一般意義上的部分公務文書，文件定稿（或正式文本）因為涉及到雙方或多方權益，就對有關各方具有了一定的約束性和某種利益的關聯性。毫不夸張地講，某一份已經生效的合同、協議原始文本，可以維系著某一家公司的存亡。
　　由于文件定稿上面留有法人或其他負責人簽署的意見和簽發“手跡”，以最可靠的法定標志表明了文件，制發的權威性、原始性。稍有一點法律常識的人都知道，只要你不能把簽發人的筆跡模仿得絕對一致（這在實際上是不可能的），只要你不曉得該簽發人在文件原稿上提出哪些具體的批注意見，那么，你就不可能擁有這份原始稿本（定稿），更不可能擁有包括定稿在內的這份文件轉化成的檔案。所以，只有企業法人或其他權威人士簽署的原始文稿（即定稿），才是真正意義上的“檔案材料”，具備法律依據；而輸入計算機網絡中的通用文稿（本），只能稱得上“檔案信息”或信息，供一般工作查考使用。
　　魔高一尺，道高一丈。那些偽冒仿制文件，在富有經驗并依靠先進的鑒別手段和偵破技術的鑒定專家面前，在從檔案室取出的原始稿本面前，必然原形畢露。為此，筆者建議：每一個文件制發單位，只可將正本、副本（合同、協議除外）輸入計算機，沒必要將定稿或文件的原始稿本輸入計算機，更不能讓其進入計算機網絡之中。
　　在受到商品利益驅動和因為不法行為而引發的種種偽造仿冒事件面前，我們必須認真地維護文件歷史真跡，維護歷史真實面貌，為后人留下真實的歷史。這既是當代人維護自身合法權益的需要，也是對后人負有歷史責任的具體表現。這是我們最神圣的歷史使命。
　　把那些企業或公司法人簽發的原始稿本留存下來吧，只有它們才是歷史原貌的代表者！
檔案學通訊0京47～48G7檔案學李兆明19981998李兆明，中國鐵路物資總公司　北京，郵編：100844 作者：檔案學通訊0京47～48G7檔案學李兆明19981998

網載 2013-09-10 21:32:53

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