論信息資源配置的理想狀態及其控制

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    [分類號]G350
    究竟怎樣的信息資源配置才是合理和科學的配置(注:本文所指信息資源均為廣義的信息資源,它包括核心信息資源與支持性信息資源兩個方面。核心信息資源是指有序組織的信息集合;支持信息資源是指信息在交流、處理和傳輸過程中不可缺少的相關要素,如信息工具、信息設備、信息網絡等。)?對此學術界認識不一。其中有一種較具代表性的觀點認為,應設立各種具體指標評價信息資源布局結構的合理性(包括地區間可協作性、點網間的可協作性、收藏體系的層次性等具體技術指標)、信息資源的相對完備性(包括保障率與完備率、利用率、響應率、重復率、空白點、學科優勢、繼承性與系統性等具體技術指標)和信息資源的傳遞性(包括可獲得性、迅速程度、響應時間和經濟程度等具體技術指標)。
    筆者認為,在評價信息資源配置狀態是否合理時,上述具體指標雖有一定的操作意義,但運用它們實際評價信息資源配置的動態過程卻有很大困難,并且上述各個單項指標及相關指標組合究竟達到何種水平時才是科學合理的,這本身就是一個爭議性較大的問題。因此,本文試從理論抽象層面上對信息資源配置的理想狀態進行概括,并探討對信息資源配置進行有效控制的一般原則和規律。
        1 信息資源配置的理想狀態
    筆者認為,理想狀態的信息資源配置是指在配置過程中要實現政治上的公平性和經濟上的合理性。政治上的公平性是指信息資源配置必須保證社會各階層平等利用信息資源的機會與權利。經濟上的合理性是指要用一定的配置成本取得最大的配置效益,或用最小的配置成本取得一定的配置效益,它們實質上都是要用盡可能小的配置成本取得盡可能大的配置效益。作為信息資源配置的理想狀態,政治上的公平性和經濟上的合理性又可以具體化為用戶滿意性信息需求的有效實現和追求信息資源配置效益最大化兩個方面。
      1.1 用戶滿意性信息需求的實現
    筆者認為,信息資源配置在政治上的公平性,其核心是要保證社會各階層的所有公民都有平等獲取信息和利用信息的權利與機會,它必須以用戶滿意性信息需求的實現作為基本出發點。
    信息用戶可以是個人、群體,也可以是一個單位。用戶滿意已經成為我們開展信息資源配置管理工作的基本指導思想。為此,有必要首先對用戶的信息需求結構進行分析。
    在學術界,對用戶需求結構的研究,習慣于將用戶需求劃分為明需求與潛需求;當前需求與長遠需求等。這種劃分雖有意義,但它卻無法對用戶某一種具體信息消費需求的滿意水平進行衡量。
    相對于用戶的某一具體信息消費需求而言,在這一需求中可能包含著多個需求結構。用戶的信息消費需求結構,不僅顯示了用戶信息消費需求的序位,而且也顯示出用戶信息消費需求的具體內容。在有關文獻中[1],筆者曾提出,用戶的信息消費需求主要是由功能需求、形式需求、外延需求和價格需求4個方面構成的。如果在信息消費中用戶的上述需求結構都得到了滿足,則用戶對信息服務的滿意度就是最高的。而事實上這一目標的實現比較困難。認清用戶信息消費需求的結構,對滿足其主要的需求內容,提高信息服務的用戶滿意度,特別是對形成信息資源合理配置策略有著十分重要的意義。
    功能需求是指用戶在消費信息產品時最基本的需求。功能需求決定著信息產品的不同,而信息產品功能性需求的不同主要是取決于信息資源在性能、內容上的差異。在信息資源配置中,根據用戶的需求特點與變化規律,創造合理的信息資源條件,發揮信息資源與信息產品的有效功能,以滿足用戶的功能性需求是首要任務。
    形式需求是指用戶對信息產品的物質載體、表現形式等的需求。用戶在信息消費中可能會因信息返腦靨濉⒈硐中問講煌魷中畔⒃湊習⒓際跎璞剛習⒛諶菔侗鷲習萚2],從而使用戶的需求滿意度受到影響。從這一意義上看,用戶對信息產品的形式需求實際上是功能性需求的延伸。
    外延需求是指在滿足用戶的消費信息產品功能需求和形式需求時,用戶所要求的附加利益或服務。外延需求是用戶的正當需求,因為這種需求經常是功能需求和形式需求滿足的條件,也是這兩類需求得到滿足的基本保證。此外,價格需求也是用戶滿意性需求的重要內容。用戶的價格需求主要表現在價位需求和價格彈性需求兩個方面[3]。在上述用戶的信息需求結構中,信息資源配置首先面對的任務是要滿足用戶的功能需求。沒有功能需求的滿足,形式需求、外延需求和價格需求也沒有太大意義。在信息資源配置管理中,采取以功能需求為中心,兼顧形式、外延和價格需求的配置管理策略無疑十分必要。
    從現階段我國信息資源配置的基本狀況來看,用戶的功能性信息需求及其他相關需求的滿意性程度都不如人意。在此,筆者主要以用戶對互聯網信息服務的滿意度評價調查結果來說明問題(見表1和表2)。
    表1 用戶查詢網絡信息的類型
    附圖G9O134.JPG
    表2 用戶對互聯網絡若干項目的滿意度測評表
    附圖G9O135.JPG
    資料來源:2002年中國互聯網絡調查報告
    根據表1和表2的有關數據,可以認為,用戶對不同內容的信息需求滿意度存在一定差別。相比較而言,在中文信息的豐富性這一功能性需求指標上,用戶滿意度相對較高,而在信息內容真實性這一功能性需求指標上,用戶滿意度一般;在用戶滿意度的所有測評指標中,用戶對互聯網使用的方便性這一形式需求指標的滿意度最高;用戶對ISP的服務質量、速度、費用等外延需求指標及價格需求指標的滿意度較為一般。由于用戶滿意水平是評價信息資源配置在政治上是否公平的主要依據,因此,客觀分析現階段我國信息用戶的基本狀況及其滿意水平,就成為找出當前配置狀況與理想配置目標之間差距的主要任務之一。
      1.2 信息資源配置效益的優化
    效益優化是信息資源配置所追求的理想目標之一。信息資源配置的效益既有經濟效益,也有社會效益。信息資源配置的經濟效益一般可以分為微觀經濟效益與宏觀經濟效益兩個方面。
    微觀經濟效益是從信息機構個體來看其信息資源配置效益。信息機構個體提高其信息資源配置效益的方法有兩個:一是通過加強內部管理,增加同量管理投入與耗費(包括勞動耗費、物質耗費等)的總產出;二是要加強對用戶需求的研究,根據用戶信息需要的變化,制定合理的信息資源管理策略,調整與完善其信息資源結構和質量,不斷開發信息服務的新類型、新領域,提高其產出符合社會需要的程度。
    宏觀經濟效益是從國家信息系統的整體來看信息資源配置效益。宏觀經濟效益也表現為兩個方面:一是提高整個社會信息資源配置的投入產出率,即以社會總消耗量的降低去取得社會信息資源數量總產出量的增加;二是提高國家信息系統信息資源體系符合社會需要的程度,即降低國家信息系統中信息資源的短缺與滯存,減少信息資源的閑置與浪費。上述兩個方面的實現都取決于信息資源結構在國家信息系統內的協調和信息資源配置質量的提高。
    信息資源配置不僅要實現最大的經濟效益,而且也要實現最大的社會效益。由于歷史的和現實的原因,我國信息資源分布存在比較嚴重的非均衡性,信息資源富集與貧乏的現象同時并存,而且,這種信息資源的非均衡性分布和落差態勢還有進一步擴大的可能,這對保護用戶信息資源利用的公平權利和從信息資源中平等獲利構成了嚴重挑戰。而且,不同地區與部門在信息資源占有與利用水平和獲利程度上的差異,又將進一步關系到它們的信息資源積累水平和參與市場信息資源流動的能力,并對其未來經濟發展產生更深遠的影響。從整體上看,信息資源配置的社會效益主要表現在:創造各類社會活動主體公平利用信息資源的機會和平等發展的機會;提高我國的信息資源保障率,形成、擴大并保持我國的國際競爭優勢。
        2 信息資源合理化配置過程的控制
    信息資源合理化配置過程的控制是指根據環境因素的變化對信息資源配置的過程進行動態調整,這不僅能夠增加信息資源要素管理的有序性和連續性,而且可以保證配置過程始終向理想化配置目標邁進。
      2.1 對信息資源合理化配置過程的動態分析
    2.1.1 信息資源合理化配置過程的相對性及其結構解析 前文曾設定了信息資源配置的兩種理想狀態,即用戶滿意性信息需求的有效實現和信息資源配置效益的優化,信息資源配置過程不斷向這兩個理想狀態的邁進就是合理化配置。
    “合理化”強調信息資源配置過程是一個動態的、連續的、相對的過程。所謂合理化,也只是相對于非合理化而言的,任何合理化配置都不可能是絕對的,它只能是逐步逼進理想狀態的極限,卻永遠達不到這個極限。即使信息資源合理化配置開始階段所遇到的合理化配置具體目標實現了,也會因用戶信息需求、信息資源條件狀況和信息資源配置效益構成等因素的變化,而產生新的需要進一步解決的合理化配置問題;開始設定的信息資源合理化配置具體目標達到了,為了解決新的信息資源非合理化配置問題,又需要制定新的合理化具體目標和方案。因此,信息資源合理化配置是一個連續的過程。對這一動態連續過程的有效控制,可以加快每一輪合理化配置具體目標實現的步伐,從而使配置過程不斷向理想狀態靠近。
    信息資源合理化配置是在一定時期內的合理化。為了實現某一時期內用戶信息需求和信息資源配置的效益目標,解決這一時期內信息資源配置中出現的一些非合理化配置問題,通常必須經過合理化配置目標的設想與方案形成和合理化配置方案實施兩個具體過程。構成上述兩個具體過程的內部環節是:
    ·合理化配置目標的設想與方案形成:首先,提出問題、說明問題。這一步是要求對信息資源分布與配置現狀和用戶信息需求進行比較全面的調查了解,詳細描述信息資源分布與配置和用戶信息需求的特點、起因等。在此基礎上,從各種具體的非合理化配置現象中抽取影響較大、具有典型性的非合理化配置現象作為當前階段合理化配置的具體目標方向;其次是尋找并優選信息資源合理化配置的具體途徑。在保證用戶滿意與信息資源配置效益總體目標實現的前提下,從政策與法規調控、利益與市場調節和網絡技術保障3個方向上尋找并優選實現信息資源合理化配置的具體方法;最后制定信息資源合理化配置的實施方案。這一步要規定合理化配置的具體目標、采用的措施和方法、實施的程序和時間等。
    ·合理化配置方案實施:在這一過程中,主要是要公布和宣傳信息資源合理化配置的意義、目的、步驟、措施等,把措施變成行動并評價配置行動的實際效果。
    2.1.2 對信息資源合理化配置過程一般規律的描述 筆者認為,信息資源合理化配置過程具有如下一般性規律:
    ·信息資源配置機制選擇的省力規律。在人的信息行為中,總有一種以最小努力去獲取最大效益的心理傾向,據此情報學家R·H·Orr提出過人類信息行為的“成本——效益”模式,在情報界也有專家將其稱為穆爾斯定律的運用。從一般意義上看,省力與最小阻力的心理傾向促使人們在實施某種信息行為之前總要權衡耗費與效益之比,權衡這種信息行為實現的難易程度。信息資源配置行為也是一種信息行為,而且這種信息行為是由信息資源生產者、信息資源中間服務者和信息用戶以及有關信息資源宏觀調控管理部門共同參與的。在實施某一具體的配置行為時,上述各類主體往往都存在以最小努力獲取最大效益的“省力”心理取向,這就決定了上述各類主體在面對各類配置實現機制的作用時,一般會選擇操作容易、效益明顯、成本較小的實現機制組合。
    ·信息資源配置以極點為中心的信息積聚與擴散規律。兼顧效益與公平的原則是指導信息資源均衡合理配置的重要依據。但是,信息資源的均衡配置并不是信息資源在空間分布上的均衡,而是處在一個不斷極化的過程之中,并不斷形成一些具有離心力和向心力的配置極點。信息資源配置中的極點積聚與擴散規律就是指信息資源在配置中會以一些地區或部門為中心形成極點,這些極點一方面會產生信息資源集中的極化效應,另一方面也會以極點為中心向周邊地區或部門形成信息交流的擴散效應。從一定意義上看,這些配置極點所形成的積聚與擴散效應與信息資源配置中如何解決效益與公平這對矛盾的目標指向是一致的。當然,我們應該看到,以極點為中心的信息積聚與擴散也會產生因極化效應對周邊地區信息資源的吸引而存在加大信息資源貧富差距的局限,在信息擴散中也會隨著擴散半徑的增大而出現信息擴散效應減弱的現象。但只要對信息資源配置中的極點進行科學選擇,對信息積聚與擴散過程進行適當調控,那么,信息積聚與擴散規律的積極作用就會被有效放大。
    ·支持性與核心性信息資源同步配置規律。信息資源配置是多類型信息資源要素的同步匹配配置。無論是在何種信息環境下,支持性信息資源與核心性信息資源的配置顯得同樣重要。在網絡環境下,支持性信息資源要素的配置狀況對核心信息資源配置具有更大的制約作用。在信息資源配置過程中,不論是重軟輕“硬”還是重“硬”輕軟,都會增加信息資源系統的各種元素性內耗,都將以犧牲用戶信息需求和信息資源配置效益作為代價,都不可能是合理化的配置。因此,在運用各種機制組織和控制信息資源配置的具體過程時,一定要在支持性與核心性信息資源之間形成一個有序的信息資源要素匹配結構。
    ·實態配置與虛擬配置并舉的規律。在核心信息資源配置上,過去和現在,絕大多數組織和部門比較重視“擁有”型的信息資源館藏建設。隨著信息環境的變化,虛擬配置已經逐步發展成為一種既經濟合理,又方便可行的信息資源配置方式。針對不同內容特點的信息資源,可以將實態配置與虛擬配置兩種方式結合起來加以運用。
    ·信息資源數量配置與質量配置相互促進的規律。信息資源合理化配置過程是一個信息資源在數量上增長和質量上提高的同步變化過程。沒有數量上的增長,就不可能有質量上的提高。在信息資源合理化配置的調控中,應以“信息資源管理是一種基于信息生命周期的管理活動”的思想作為指導(霍頓語),根據用戶信息需要的變化和信息資源增長更新的規律性,重視信息資源的更新,并完善信息資源的基本結構。為此,在信息資源的配置調控中,就有必要經常性地開展信息資源調查,掌握信息資源的基本形態(主題結構、載體、語種、時間、等級結構等)、數量構成、獲得途徑、經濟成本、更新方式等。從這一意義上看,信息資源更新與結構完善,實質上就是在信息資源配置管理中從數量與質量上對信息資源系統的維護。
      2.2 信息資源合理化配置的一般原則
    信息資源合理化配置的實現是一個極為復雜的過程,而且它牽涉到眾多的相關因素,可以說,它是信息資源管理中的一項龐大系統工程。它既要保證用戶滿意性信息需求的實現,又要追求配置效益最大化的目標,為此就必須在配置策略制定、實現機制選擇和配置過程具體組織中遵循一系列基本原則。
    2.2.1 需求導向原則 需求導向原則是指根據各種個體、團體和國家整體的信息需求規律,調整我國信息資源配置狀態。
    考察個體信息需求的一般規律,可從我國人口分布及其構成入手[4]。例如,目前我國人均公共圖書館藏書最少的省份是黃河流域和長江流域的河南、安徽、河北、貴州、山東、四川等人口大省,信息資源配置應有意識地向這些地區進行傾斜,以確保每一個公民都有自由方便地獲取信息資源的權利;對3大產業就業人口構成比例不同的地區來說,也應考慮采用不同的配置重點與配置策略。如對第二產業人口或第三產業人口占絕對優勢的地區(上海、北京等)來說,其信息資源配置的重點可考慮向高新技術產業、尖端前沿學科、國家戰略決策等方面傾斜。
    考察團體用戶信息需求的一般規律,可從企業、高等學校和科研院所這些重點團體用戶出發。例如,我國小企業數占我國企業總數的99%以上,因此,應把為小企業提供政策、市場、新產品與新材料等方面的信息服務作為信息資源配置的一個重點;大中型企業一般都有自己的信息資源支持與保障體系,在信息資源配置中無論是公益性還是商業性的信息資源配置機構都應采取錯位配置的策略,并推動企業內部信息資源支持體系向社會的有限開放,從而提高信息資源配置的效益。
    從國家整體考察信息需求的一般規律,主要應將重點放在國家發展戰略和經濟重心的變化上。例如,目前我國正在加大力度推進西部開發,西部正逐步表現出越來越強、越來越多樣化的信息需求,而西部恰恰又是我國信息資源分布相對比較貧乏的地區。因此,在信息資源配置上應適當向西部地區傾斜;由于我國的經濟在不同時期有不同的重心。并已形成發達的多極(或稱經濟波峰),因此,有專家提出應根據經濟重心和經濟波峰的變化來進行信息資源的配置,使信息資源的供給適應信息需求的規律。上述3個層次的用戶信息需求規律研究,目前主要是原則性的,對它們的研究還可以進一步深入與細化,它們應成為信息資源配置的基本導向。
    2.2.2 社會經濟福利最大化原則 信息資源合理化配置強調的是社會經濟福利最大化[5]。社會經濟福利最大化原則具體體現在3個方面:一是從福利經濟學觀點出發,信息作為人類創造的財富,應當不受任何限制地流通,從而最大地實現其價值和效益。因此,在信息資源配置中應當運用多種機制并創造各種條件推動信息的快速有效流動。也正是基于這一點,聯合國教科文組織專門建立了世界科技信息系統來協調全世界的信息資源互惠與共享。
    二是從信息產權角度出發,信息的無限制流動又可能損害某些信息生產者或信息所有者的利益,從而影響到信息生產者和所有者的“福利”,部分信息生產者和所有者可能出于保護自己信息產權的需要而人為地限制信息的流動,這又可能會影響到信息“福利”在用戶中的分配[6]。因此,通過制定信息產權保護等法律手段,制定有關信息共享協議等,調整信息資源配置中涉及到的各種主體之間的利益分配關系,就成為促進信息資源開發利用和信息資源配置經濟福利最大化的必要條件。只有通過多種機制的共同運用,才能將信息資源的生產、傳輸、消費等過程有效地結合起來,從而實現信息資源的“最優生產與最優消費”。
    三是從用戶信息消費權的取得與保護出發,用戶信息消費權的取得是實現信息資源配置社會經濟福利最大化目標的必要前提。用戶的信息消費過程就是直接產生信息資源配置效益的過程,用戶的效益在信息資源配置效益構成中是最為基礎的部分。在信息資源配置中,必須根據用戶的需求,公平地對待不同地區、不同組織、不同行業、不同用戶的人群,合理化分配(不是平均分配)信息資源,真正滿足每一位用戶的信息需要。
    2.2.3 系統完備原則 宏觀層次的信息資源配置管理是在全國范圍內開展的一項活動,它是一個多維的、多因素的動態復雜系統。系統完備性原則的運用對保證這一動態復雜系統的功能優化有著十分重要的意義。系統完備性原則主要表現在:一是信息資源配置要有全局觀與整體觀。全局觀與整體觀就是在提高國家信息資源保障與利用能力和形成信息優勢的統一要求下,通過信息資源配置過程,逐步形成一個互通有無、互相補充,方便用戶利用的國家信息資源結構體系,充分利用整體優勢,使各類信息資源要素的配置處于匹配狀態,以盡可能小的投入發揮盡可能大的信息資源配置效益。
    二是信息資源配置要有層次觀與結構觀。層次觀與結構觀是指在信息資源配置中應根據不同地區、行業和部門的用戶信息需求廣度與深度等方面的差異,發揮各地區、各系統現有信息資源的優勢,科學設計信息資源的學科結構、信息資源載體類型結構(如數字化信息資源與傳統文獻資料的結構)、信息產品層級結構(如一次信息產品、二次信息產品等)等。如美國康奈爾大學Albert Mann圖書館就根據用戶需求的預期水平、資源使用方式、合同協議的限制、本館的通信網絡條件和費用等因素,將電子信息資源分為5個層次進行配置。這一做法雖然是針對微觀層次信息資源配置進行的,但它對指導我國宏觀層次信息資源配置管理也具有重要意義[7]。
    三是信息資源配置要有完備觀與安全觀。完備觀是指在信息資源配置中要根據我國科學研究與經濟發展的需要,使各學科門類、各種內容的信息資源在我國都有較系統的收藏,達到較高的完備性。在運用完備觀指導信息資源配置工作時,不能簡單地將其理解為在數量上與規模上追求核心信息資源的收藏完整,而更應突出在信息資源選擇上重點收藏信息量較大和情報含量較高的信息資源,正如前蘇聯情報學家捷寥申指出的那樣:含有新情報的文獻約占現有文獻的25%,只有認真選擇這25%的優秀文獻就能保證近乎百分之百的情報完整性[8]。這一論述對我們理解信息資源配置的完備觀具有一定指導意義。安全觀是指在信息資源配置中,特別是在網絡信息資源的配置管理中,應考慮國家安全需要,充分估計并預防在信息資源配置中可能存在的諸如侵襲、破壞等不安全因素,在信息資源地域分布、特色信息資源開發、技術保障、政策與法規控制等方面要有相應的配置方案。
    2.2.4 動態更新原則 信息資源管理是基于信息生命周期的一種人類管理活動。同樣,信息資源宏觀配置管理也應適應信息生命周期的變化,不斷進行信息資源的動態更新。信息資源的動態更新主要是由于科學技術發展導致信息資源的逐漸老化與過時,其代表性形式之一就是科學文獻資源的老化。為了衡量已經發表的科學文獻的老化速度,學術界通常是用“半衰期”和普賴斯指數來進行描述。根據已有研究成果,學術界一般認為[9],科學文獻可以分為兩類:一類是“檔案性文獻”,其半衰期大于5年,如地質學、動植物分類學等;另一類是“有現時作用的文獻”,其半衰期小于5年,如生物醫學、電子學、化工學等。針對科學文獻的上述半衰期規律,在信息資源的動態更新配置中,就應適時地采取有效的信息資源更新方法。此外,針對網絡信息資源更新周期不一的特點,在配置管理中就應利用一定的專門技術及時準確地跟蹤網頁和標引網頁。只有這樣,才能使信息資源系統得到及時維護,保證信息用戶利圖書情報工作京36~41G9圖書館學、信息科學、資料工作周20042004論述信息資源配置的理想狀態,探討信息資源合理配置的過程、一般原則等。信息資源/配置/控制
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網載 2013-09-10 21:38:19

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